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1、浅谈班组资料管理的“四要素”路灯管理局 程鹏生产班组是贯彻国家电网公司“一强三优”的发展目标，落实湖 北省电力公司“三型两化一强”战略措施和工作主线的前沿阵地。生 产班组的工作效率，体现了供电企业的管理水平和治企能力，而完整 的管理资料和齐全的设备台帐，则是班组顺利完成各项工作任务的重 要保证。因此，资料管理是班组建设的基础。班组工作效率的提高、 制度化建设的顺利进行都与之密不可分。笔者依据在路灯管理局基层班组资料管理中的体会，谈谈班组资 料管理的四要素：完整性、真实性、有效性和系统性。旨在班组建设 的资料管理中起抛砖引玉的作用。一、班组资料应具有完整性所谓完整性，是指资料的记录是否全面，资料
2、的收集是否齐全， 资料的管理是否有序。齐全的相关数据资料，是做好每一项工作的基 本条件之一。，因此我们在收集资料时，与工作相关的资料越详尽越 好，要“贪多务得、细大不捐”。只有具备了足够的资料储备，生产 班组才有可能高效地完成各项施工任务和突然发生的抢修事件。2005年我管理局出现了两次控制柜出线电缆故障。这两次故障 都需要更换电缆。一次发生在黄陂西路台区、另一次发生在城站路体 育台区。黄陂西路路灯工程竣工资料中关于横穿公路地埋电缆的资料 只有一张简单的示意图，没有任何数据，使得我们8名职工花了两天 时间才处理完该故障。即：16人/天完成该任务。而城站路路灯工程 竣工资料中，不仅有横穿公路地埋
3、电缆的图示，还详细说明了路下管 道距永久性建筑物的距离、电缆长度、电缆型号等资料。结果我们6 名职工只用半天时间就完成了同样的工作。即：3人/天。这一事例充 分说明详细的资料是提高工作效率的根本保证。二、班组资料应具有真实性所谓真实性，是指资料是否能准确地反映实际情况。真实的资料 是顺利完成各项任务的基础。真实、准确是班组资料管理的关键要素 之一。我们在收集资料时，不能在一开始就只想尽快的完成资料收集 工作，这项工作的关键在于求证被收集资料的真实性。为了避免在繁 忙的工作中将各种资料混乱、遗漏，资料员应该随时带个小本子仔细 观察记录。遇有象工艺流程等方面的重要信息，更应立即记录下来。 资料记录
4、应全面、真实，尽可能获得第一手资料。第一手资料包括方 案、数据、图表等。对于自己不能理解的工作流程要仔细询问，记录 中不应带有自己的主观判断。（个人的主观判断和结论可以纳入个人 工作小结，这也是提高个人工作能力的一个好方法。）每一项单个施工项目完工后，收集隐蔽工程的纪录资料十分重 要。隐蔽工程纪录资料是单项工程验收的条件和基础。因为对隐蔽工 程的检查验收只有通过隐蔽纪录资料才能可靠的分析和了解隐蔽工 程中有没有安全隐患、质量隐患。我们在航空南路路灯新建工程中，从道路施工单位得知有一条横 穿公路的路下管道。于是，我们在航空南路路灯新建工程中将这条管 道在施工图纸中作了计划安排。但是，直到敷设电缆
5、的那一刻我们才 发现这条管道是不通的。只因为这条没有被证实的信息，不仅让我们 更改了图纸，还让我们浪费了一天的时间、多挖了 150米电缆沟、多 敷设150米电缆。从上面的例子我们可以看出，资料收集后还必须对所收集的资料 在质量上提出要求。应该对所收集的材料是否具有可靠性、完整性、 有效性全面逐一鉴定。概括地说就是“去粗取精，去伪逑真，合并同 类项”。三、班组资料应具有有效性有效性有别于真实性。按照哲学的观点事物是变化的。客观事物 会随着客观条件的变化而发生变化。所谓有效性，就是指收集的资料 是否利用了相关测量方法来取得，以及对收集的资料是否及时进行了 分析整理和信息处理。资料的有效性要求我们将
6、收集的资料根据使用 的目的来进行分析整理，使收集的资料为我们的相关工作服务。北京路路灯工程竣工运行后，我们的检修人员对维修资料进行了 整理、分析，发现熊嘴台区的维修周期约为6个月/次，远远大于其 他台区。同一批灯具及电器，同一天投入运行，为什么会有这样的区 别？经过测试分析，其主要原因是该台区处于熊家嘴220KV变电站 的出口，夜间系统电压高达260Vo 260V的“过电压”形成了电能的 过剩供给，产生额外的热能消耗，直接缩短照明电器的寿命。而镇流 器在高电压下的消耗将成平方关系上升，成倍增加线路的损耗，造成 电能浪费。分析出原因后，检修人员及时对变压器进行调档，降低了 路灯专变的出线电压，并
7、将信息反馈到生技科。2004年，经技术管 理部门向路灯管理局领导建议，我们在部分路灯台区安装了刚上市的 新产品一一路灯节能柜，结果不仅降低了维修成本，路灯电费同比也 大幅度下降。我们的这一降低路灯用电量、减少路灯运行费用的 实践课题，获得孝感供电公司QC成果发布二等奖。四、班组资料应具有系统性所谓系统性，是指班组资料的收集、整理、立卷、归档、反馈等 环节的规范化管理。例如单项工作完成后，应马上进行资料整理、立 卷，而没有完成的单项工作则不要盲目进行立卷。整体工作全部完成 后所有的资料应全部立卷归档，避免资料收集、管理过程的无序和混 乱。资料整理工作既要把握重点、分清主次，又要注意防止应该归档
8、的资料不能散失。在实际工作中，要注意区分内容、形式、作用等方 面都具有很多相似之处的资料。要把同类并具有内在联系的资料组织 在一个栏目内，保持同一个项目的完整性，以便能快捷了解同一类工 作的处理过程及来龙去脉。资料的收集管理还要注意减少资料中的重 复度和信息冗余度。在这项工作中，建议使用档案管理中常用的“以 我为主”原则进行。“以我为主”原则即归档资料要以本单位形成的 资料为主的原则，也就是说是为了方便本单位生产、工作的需要而设 立的资料管理原则。整理资料虽然要花费宝贵的时间和精力，但整理 好的资料，能在需要它的时候快速取出，并加以利用。资料不论多少, 只有经过认真地整理才能要使资料有条有理、
9、井然有序。资料整理完毕后要把相关的信息反馈给相关的部门。信息反馈可 分为上行信息反馈和下行信息反馈两个环节。班组资料信息的上行反 馈主要是上报给上级生产管理部门。首先是新（改）建工程的资料 呈交。这类资料主要是一整套的竣工报告，包括工程概况、隐蔽工 程记录、工程竣工图纸、路灯卡片、材料检验证书等。另外，移交的 资料还应包括工程设计方案、设计图纸、施工方案（包括安全措施、 组织措施、技术措施）、移交清单等相关资料。其次是缺陷处理工作 （包括路灯检修）的资料呈交。这类资料中应包含工作结果，处理 方法、更换材料的厂家型号以及使用数量等等。再者是巡视工作的 资料呈交。巡视班是所有生产班组的眼睛，所以巡
10、视资料必须详细， 除了常见的线路巡视之外，还应加大对设备巡视的力度，如：对变压 器、控制柜的巡视，对线路电压、电流的测量等等。最后是遗留问 题反馈。工作中经常会突发一些遗留问题，对于这类问题，在资料移 交的同时应将它们单独列出来进行说明，以便生技科统一安排、及时 处理。例如今年五月，长征路14#路灯被撞，班组当天对该故障进行 处理，更换了灯杆。但是，新立的灯杆没有杆号标识牌。工作完毕后, 这一遗留问题连同工作结果一起反馈到生技科，由生技科将这一问题 归入一般缺陷，并迅速作出了安排处理。下行信息反馈是指班组受理和消化上级生产管理部门反馈的意 见。班组将整理好的资料移交到生技科后，技术管理人员对资
11、料进行 汇总，仔细检验资料的准确性，将合格的资料收入原始档案，并根据 合格的资料变更路灯台帐、安排下一步工作计划。对于不合格的资料 班组应根据上级生产管理部门反馈的意见重新进行整理。这两个信息反馈环节有几个明显的好处：一是可以规范操作工 艺、工作流程，为规范化作业程序的编制铺垫基础。二是通过各方面 专业人员的检查验收，查找工作中的不足，这样既可以提高工作质量, 又可以不断地提高资料管理的能力。班组工作任务是十分繁忙的，而资料收集管理又是一件繁琐的事 情。日常工作中资料员一般没有专门的时间进行资料收集工作。工作 完毕后，仅凭着自己的印象，应付资料整理工作。这样做势必会降低 资料管理工作的质量。因此，班组负责人在工作中应将资料整理工作 做为生产任务的一个工作环节，每项工作完成后略为安排一定的时间 进行资料整理工作。完善的资料有利于制定工作计划、有利于顺利开展工作、有利于 数据分析。目前资料管理工作在路灯管理局得到了上下一致的高度重 视，十月份以来，路灯管理局生产任务略有减轻，分管局长就立刻带 领生技科及生产班组相关人员对路灯台帐进行了整理，并对老城区路 灯现状进行审核，将老城区的各类资料完善后进行立卷归档，这些工 作必将对路灯管理局明年的自我超越起到积极的作用。
