基本概念所谓建设工程监理文件档案资料的管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作传递流程在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传递到信息管理部门，进行集中加工、收发和管理，信息管理部门是监理文件和档案资料传递渠道的中枢建设工程监理文件档案资料管理监理文件和档案收文与登记所有收文时应在收文登记表上进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并不得以盖章和打印代替手写签认有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录监理文件档案资料传阅与登记由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。
监理文件档案资料分类存放监理文件档案资料归档监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则监理文件有10大类27个建设单位监理单位送城建档案管理部门(1)监理规划监理规划长期短期保存监理实施细则长期短期保存监理部总控制计划等长期短期/(2)监理月报中的有关质量问题长期长期保存(3)监理会议纪要中的有关质量问题长期长期保存(4)进度控制工程开工/复工审批表长期长期保存工程开工/复工暂停令长期长期保存(5)质量控制不合格项目通知长期长期保存质量事故报告及处理意见长期长期保存(6)造价控制预付款报审与支付短期//月付款报审与支付短期//设计变更、洽商费用报审与签认长期//工程竣工决算审核意见书长期/保存(7)分包资质分包单位资质材料长期//供货单位资质材料长期//试验等单位资质材料长期//(8)监理通知有关进度控制的监理通知长期长期/有关质量控制的监理通知长期长期/有关造价控制的监理通知长期长期/(9)合同与其他事项管理工程延期报告及审批 永久长期保存费用索赔报告及审批长期长期/合同争议、违约报告及处理意见永久长期保存合同变更材料长期长期保存(10)监理工作总结专题总结长期短期/月报总结长期短期/工程竣工总结长期长期保存质量评估报告长期长期保存监理文件档案资料借阅、更改与作废项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。
监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归还时间信息管理人员办理有关借阅手续时，应在文件夹的内附目录上作特殊标记，避免其他监理人员查阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料监理文件档案更改后，由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废考虑到日后有可能出现追溯需求，信息管理部门可以保存作废文件的样本以备查阅。