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1、展会操作标准流程为了更好的举办我们的每一次展会，2011上海R+T各负责人针对预算、交通食宿、物流、物资、动态展示，销售及人员分布、展台设计搭建7个方面做出各部分突发状况的原因分析及解决方法，希望可为下一次的展会规避不必要的状况，更加完美的做好下一次展会。一 预算项目解决办法1.预算1.申请预算要有余地；2.将应急费用纳入预算；3.没有纳入预算的费用可以先由个人先行垫付。2.二级负责人1.总费用负责人安排二级负责人，如食宿负责人、交通负责人等，由个人临时支付的费用向二级负责人清算。只有二级负责人可以向总负责人领用预算；2.二级领导人可以保管一部分费用，做好使用明细，整理所有票据一次性向总负责人
2、清算。3. 二级负责人每天精确计算用餐人数及住宿人数，合理规划食宿费用，杜绝浪费。4. 人员较多时可以分组安排，由组长领取适当费用统一行动，统一支出，节约成本。二 人员安排1.开展前1.部门协调：与相关部门确认好展会要参加的人员（销售部，技术部）。2.人员统计：驻展人员（展会至始至终都在展位）和流动人员（随机参加），安排好交通及酒店，哪些人乘什么交通工具去，酒店每个房间住那些人提前安排好（驻展人员的房间固定住）2.展会中1.早晨会：统计好驻展人员+流动人员的数量以便为午餐的份数提供参考数据，2晚总结：统计好驻展人员+流动人员住宿的人数，安排好交通（乘坐出租车或者公司的车辆）及食宿3.展会结束撤
3、展当天上午统计回撤人员总数，有多少人统一回撤，多少人自己安排回程；离杭州空间距离远的城市，则要在展会开始前统计统一回撤人员人数，提前订好火车票（机票）三 交通及食宿1.交通1.以小组为单位，任命组长，并由组长安排好交通；2.出行前组长提前了解并安排行程；3.最好找到固定的车负责小组人员的出行；2.午餐1.各个交通组长确定各组人员，在统一呈报给负责人；2.临时增加的人员与总负责人报道，午餐负责人再跟总负责人沟通；3.住宿1.房间数量 固定房间的数量容易确定下来，流动的部分就要有所预留，以免发生人多房间不够的情况；同时可以提前查好附近的稍微便宜的酒店，避免临时订不到房间的情况；2.房间房卡分配 固
4、定房间的房卡应由固定房间中的一人进行保管，直到展会结束由负责人将房卡收回办理退房；流动房间房卡应由总负责人保管，根据当天需要增加或减少的房间数量分发房卡，在每天部分房间退房之前收回放开办理退房手续；当天展会结束后的总结会议上，总负责人安排并通知人员的房间安排；3.房间人员分配 固定人员固定房间，流动人员房间根据流动人数具体而定，避免因房间临时调整给同事造成的换房间搬行李，换房卡等一系列问题；流动人员房间也应有层次的进行分配，及时跟进管理，确定人数；4.负责住宿的人员与人员管理负责人积极沟通及配合，跟进确定人数；四 物流1.物资存放，发运1.物资提前入库，由仓库划好专门的展会物资存放区域；2.各
5、部分负责人与总物资负责人沟通，整理物资清单，清单上标明箱号，及每箱中物资的种类和数量。3.物资发运人为相关业务员。4.定做两个小型的木箱以存放阳蓬，卷帘等动态演示产品，以防发运途中及回运途中损害。5.发运物资时，备放一定数量的纸箱和泡沫纸以包装回运物品。2.物资运回1.物资打包后，尽量准备物资清单；标明箱数和种类数量。2.物资总负责人需要与仓库人员及时沟通；3.回运收货人为仓库，物资到达仓库后，相关人员凭领料单领取所需物品，仓库做好登记。五 静态展品及其他1.静态展品准备1展示样品最好有多余，避免遗失；2静态展示区的样品不要动，准备一份备用的样品，为顾客展示，可以在洽谈桌上放上我们的发射器或其
6、他，方便展示。3展示的开合帘，同样需要轨道，下单时必定需要定轨道，长度及类型，同样需要安装配件；4要给RC101明盒下单，以便安装展示；2.物资发运及接收1.发货人与收货人一同查验发货，熟悉物资的安排；2.收货人准备好物资清单，在卸货时列好清单并安排物资位置，如画册，文具，样品分类分地方摆放；3.补充物资准备清单，交由总负责人一份以及相关二级负责人一份；3.物资看管与维护1.安排总的物资负责人看管所有的物资，周期性清点物资，尽量使物资在应该在的地方；2.划分区域，安排区域的专门看管人员看护物资，前台负责人，吧台负责人，样品负责人（电机与控制器分开），3.确定不用的物资及时清理或退回；4.在搭建
7、和撤展时，安排固定的人员负责把握全局的物资，不做其他的事情，只是负责看管与协调；同时确保物资不会被拿走；4.工具及文具1.用固定的箱子来装特定的工具或是文具（如：工具箱，文具箱等），并加以区别，可以从大小，颜色或标识等各方面加以区别，醒目并简单易懂；2.使用人员将用过的物资放在固定的箱子内，可以准备几个工具箱放在常用的地方，用完后将工具放在工具箱内，确保工具总是在其中一个工具箱内；5.水，食品1.水果，饮料等物资尽量在展会当地购买，提前做好物资清单，安排人员在展会地购买；2.内部人员喝水尽量用水杯，写上各自的名字，避免浪费；6玻璃制品及桌椅1.杯子，盘子等易碎物品包好，在箱子上注明易碎轻放；2
8、.贵重物品尽量不要托运，包装好后，自己运送；3.准备泡沫纸，用作桌椅，玻璃制品的的包装；6.扫帚，小吸尘器，接线板1.自己准备，建议现场地毯的清扫使用硬一点的扫帚；六 动态展示1.动态展示物资1.动态展示的物资准备，由技术部负责，现场的动态展示负责人员要熟悉各个动态展品的打包，可以在现场及时找出；2.动态展示的安装，由技术部负责，安装所需的螺丝钉等工具配件需要多备以免遗失；3.总物资负责人安排好特定区域放动态展示的物资；4.统筹人安排动态展示的负责人；2.动态展示发射器1.发射器背部注明这此发射器是用于哪个动态展示以及每个频道所控制的内容；2.演示人员动态演示的遥控器等物品用过之后要放回原处；
9、3.遥控器删除和设定限位点以及删码 1.演示人员将遥控器删码后要及时再学习上；2.演示区有固定的技术人员为客户讲解，销售人员抓紧时间与客户沟通；3.演示人员在删除限位后必须再次设定限位，以避免设备因失去限位点而损坏；4.所有的线路连接走明线1.要提前布局电路图，与搭建商沟通，线路要内置；5.其他建议 可定制一个轻便、能反复使用的箱子，用来装运动态演示等物资，箱子上可装有把手 ，方便工人搬运； 动态演示的物资最好购买质量较好的，可以反复利用；七 前台1.前台人员安排1.至少要有两名不动人员留守前台；2.有客户需要进入展位了解时，前台人员可以引介销售人员接待；保持前台在两个人以上；2.前台资料分发
10、1.了解客户的行业，发掘尽量多的信息，有针对性的分发资料;2.请留下客户的名片；3.如果没有名片，请客户手写留下自己的公司，联系人，e-mail等信息，并向客户确认信息的正确；3.前台礼仪标准1.服装整洁统一：男生带领带，女生将头发束起并着淡妆；2.展会期间需勿坐在椅子上，保持微笑接待客户；3.前台资料应及时补齐，保持台面和地面清洁卫生；4.主动和驻足观看的客户打招呼；上海R+T展会总结-八 后勤及吧台1.后勤物资准备1、大、小垃圾袋，垃圾桶，水桶，一次性手套，抹布。2、茶叶，纸杯、咖啡机、咖啡豆、奶精、白糖和黄糖、搅拌棒，烧开水用的壶，热水瓶，托盘，酒精棉。2.吧台人员安排1. 吧台人员至少
11、两人，兼顾一楼二楼的洽谈桌；2.人员对洽谈桌的整理必须很迅速；3.提供的客户的酒水种类由业务员告诉吧台负责人；3.吧台礼仪标准1、时刻保持吧台台面整洁、面带微笑。2、保持水果的新鲜，杯具干净并摆放整齐。3、给客户送食品或饮料时要双手送上，并说“您好！先生/女士，请慢用”。4、待客户走后，及时清理食品垃圾并把桌椅摆放整齐。5、若用客户直接去吧台要面带微笑的问：“您好！先生/女士，需要喝点什么？”九 销售及人员分布1.销售人员安排1.每一个入口及区域都有安排销售人员；2.如需要离开的，务必交代给其替代人员时间等信息；3.若同伴正在接待客户，其岗位无人接待时，自动上前；2. 客户会谈1. 提前了解来
12、访客户，准备会谈资料，针对涉及报价，提前做好价格预案。2. 现场新客户要有针对性的发放宣传资料。3. 发出一份资料一定要换回名片或者有价值的联系信息。3.现场人员的控制1.客户少的时候，尽量留住客户，邀请他们坐下详谈；客户多的时候，尽量快些结束，接待尽可能多的客户；4.销售常识1.对于中东客户，要了解其用于习惯，（如：electric就是指标准型，而非我们下意识认为的电子限位型）5.同行的了解1.参展手册中有个展馆的展商分布，提前了解信息；2.拜访同行时，留下他们的宣传册，技术、内外贸销售均需要，最好可以有两套。其他建议1. 展会现场要有专门人员看管名片，录入名片信息，先扫描，在装订2. 购买
13、名片录入机3. 所有名片最终归结到一个人手中保管。十 展台的搭建1.搭建商选择1.最好固定一个搭建商，不要轻易更改；2.初次合作的搭建商要多方考察（资信，实力，设计，工人，案例）2.设计及图纸1.搭建效果图纸详细，施工尺寸要求精确，任何尺寸改动，都需要三方确认（搭建方，设计师，样品制作）2.各方面图纸确认要及时，留出更改的时间，及充分的制作时间；3.设计图纸纸质材料在现场保证有一份，若设计人员离开，保证接替的人可以清晰明了展会的设计及写真的位置区域；4.如果图纸需要审核，把握好审核时间；如果逾期，提前跟主办方说明情况，避免多交审图费用；3.搭建材料跟进1.楼梯：安全及质量问题，不能出现塌陷的状
14、况；2.写真设计及材料：提前给到搭建商，很多喷绘需要先贴上去，然后再搭建；贴写真需要的时间大概为每一块40分钟左右，粗糙完工会加重起泡；3.防火板材料：颜色及材质与搭建商提前确认好，并封样寄来；4.灯光：明亮，提前标注灯具所在位置以及灯具类型，灯具电源线安装；由设计人员与搭建商提前确认好；5.沙发，桌椅，花草：提前确认，桌椅最好为木纹，花草至少1.5米，台花要提前确定不能太俗，颜色由设计人员选择搭配；6.租赁物品：问清尺寸，颜色，材料，牢固度，数量，如需多退少补，如有更改，最好在搭建开始前；7.特殊颜色部分需及早确认，确认后最好不要跟改；8.预搭建：在搭建前3天必须完成并有公司人员现场检查，有
15、不满意之处立即提出；4.合同注意事项1.合同语言的规范性及严谨性；2.权责划分明确；3.费用划分： 1）人工加班费及保险费，押金都是由对方出；场地管理费和审核费用一般由我方承担； 2）如果不符合合同要求，可以要求一定比例的减少尾款支付；4免费项目： 一般包括：沙发茶几，吧桌吧椅，洽谈桌椅，绿色植物，垃圾桶；建议饮水机，咖啡机，名片盒，扫帚，插线板由自己携带；5.搭建进度的跟进1. 搭建进度与展厅复杂程度有关，极其复杂的结构，建议提前进馆2. 与搭建负责人规划-主框架完成时间，动态展示框架完成时间，智能小屋布置时间，贴写真的时间，安装动态实样的时间，静态展品安装时间，及查缺补漏的时间； 如果搭建时间为两天，那么第一天我们动态展示的框架必须完成，各个展示区的布线完成，次日中午大体框架必须完成；第二天我方人员的动态展示区搭建，智能小屋的安装调试
