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1、 物资采购工作协同调度体系建设深化应用研究 许德健+陆野摘要：经过多年的积累，物资采购管理已经形成了较为成熟、规范的工作流程以及一套标准化程度相对较高的过程文件，存在较好的物资基础，但这些流程、文件和岗位、人员等尚不能有效地结合起来。本文在物资采购工作调研分析的基础上，以流程为主线、效率为导向、制度为保障、信息为支撑，通过开发协同调度管理系统，实现项目任务之间、岗位人员之间的有效协同，进而提高物资采购部门内的协同工作水平，为保证采购管理工作信息安全、支撑公司和电网健康发展夯实基础。关键词：电力 物资采购 协同 办公系统随着集中招标采购向纵深发展，物资采购工作出现了工作量大、项目管理复杂、招标人
2、员专业要求高、人员培养难度大周期长等一系列问题，客观上增加了物资采购工作的难度和风险，部门内对建立工作协同机制的需求极为强烈。而另一方面，经过多年的管理提升建设，物资采购工作标准化程度相对较高，工作流程较为成熟且规范性强，具备一定的建立协同工作机制的基础。总部在“十三五”物资管理规划中，多次提及“协同”二字，提出“以供应链整体协同为主线建立新型物力集约化业务体系”进行业务架构顶层设计、“建立与相关专业管理交圈地带的常态化沟通协同机制”等建设目标。为有效提升采购管理水平，公司亟需探索物资采购工作协同调度体系建设的思路与方案，研究开发物资采购工作协同调度管理系统，促进物资采购工作协同机制良性形成。
3、一、国内外协同办公理论研究现状（一）国外现状研究办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，随着电脑出现和办公事务的增加，为了提高文档和数据处理能力，最初只是具有电子数据处理的簿记功能，60年代被管理信息系统取代，直到70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科办公自动化。总体来说，这个阶段的系统处理能力较弱，处理文档能力一般，应用范围较狭窄。80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多国际性知名的计算机软硬件公司都投身于这一巨大的市场。如IBM等巨头公司推动了办公管理方式的变革，办公自动化产业规模也随之扩大，也促进了计算机及信息产业的快速发展。此阶段优点是计算机性能大大改善，能够存储处理更为复
4、杂的非结构化数据和工作流，形成以网络为中心，群体能在一定程度上协同办公。然而，系统的开发设计、运行维护投入成本较高，自动化办公系统普及率较低。进入90年代以来，办公自动化得到蓬勃发展。国外巨头公司看到广阔市场前景投入了大量资金、人力，深入细致的研究数字、语音、网络技术，同时引进人机工程，并推出了图像处理仪器、文字处理器等先进办公设备，极大推动了办公自动化发展。在此阶段，各公司进行技术创新，先进办公设备层出不穷，提高了人们办公效率，OA系统得到大量应用和发展。（二）国内现状研究虽然国内办公自动化系统建设相较发达国家起步较晚，但随着技术的不断成熟，理念不断的更新，OA系统设计建设的水平也正在不断向
5、欧美等国家接近。目前国内的OA系统已经应用于各行各业。在最近几年不断摸索中，也逐渐形成了适合中国国情的系统建设和管理方式。我国OA发展，经历了如下三个阶段：第一代OA系统，从1985年到1993年，此阶段主要解决了汉字处理问题，实现了数据和文档的电子化。采用单机设备，在微机设备中开发dBase、FoxBase系统完成了数据处理工作。第二代OA系统，从1993年到2002年，电视电话会议系统，远程语音系统，语音邮件系统得到应用。电子邮件、语音处理等关键部门的部分业务迅速发展，实现部分业务流程自动化。第三代OA系统，从2002年至今，在计算机网络技术、多媒体技术、即时通讯技术、图像处理技术的飞速发
6、展，发展成融合信息处理、业务流程处理和知识管理的应用系统。本文结合公司实际业务情况，打破目前市面上流行的OA系统最终成为企业内部如报销、请假、邮件、待办等职能管理工具的怪圈，以沟通支持为基础，涵盖公文流转、流程审批、日程管理、项目管理、任务管理、知识管理等功能，将物资采购工作协同调度管理系统打造成真正的业务管理平台。二、物资采购工作协同调度体系建设为落实国家电网公司十三五规划战略要求，公司开发物资采购工作协同调度管理系统，旨在将招标采购标准化流程结果及关键节点时间进度要求通过信息系统的形式实现线上集中管控，具备从工作任务创建到任务分配与推送，再到任务过程管控、结果管理等功能。形成任务协同、岗位
7、协同、部门协同的三级协同体系，实现物资业务管理的绩效最大化，有效降低采购过程中可能面临的风险，持续提升物资业务管理信息安全建设。（一）系统功能架构物资采购工作协同调度管理系统是集沟通平台、公文流转、流程审批、日程管理、项目管理、任务管理、动态知识管理以及员工考评于一体的综合管理系统。系统通过部署任务浏览、基础设置、任务创建、任务模板管理、任务审核、任务执行、需求计划管理、需求计划台账维护、招标文件自动生成九个模块，协助管理者实时掌握项目进展、流程审批进程、员工任务完成情况，实现项目任务之间、岗位人员之间的有效协同，具体的物资采购工作协同调度管理系统架构如图1所示。（二）系统功能模块1、任务浏览
8、模块主要实现在线预览采购工作所有状态的任务情况和执行人工作负荷量情况，便于上级合理分配采购任务。任务预览菜单中可显示任务主要信息，操作者可以根据任务名称关键字、人员名称关键字进行快速搜索，界面中用不同颜色标识任务的紧急情况和完成情况，便于操作者快速预览；人员工作量预览时操作者根据时间节点、人员姓名关键字等搜索条件查看人工作负荷量情况，界面可以通过柱状图的长度与宽度表示员工任务的时长与个数。2、基础设置模块主要包括权限设置和员工管理两个基础功能。系统管理员通过自定义角色，添加、修改、删除权限基本信息，分配角色对应的系统使用权限，且根据业务实际情况和人员流动情况，编辑人员信息、修改相关数据。其中，
9、员工管理模块中可以实现部门转移和数据导入功能，实现人员信息的批量处理，大大提高工作效率。 3、任务创建模块主要实现流程新建、流程修改、流程节点分配等功能。项目批次经理可以便捷地通过拖拉节点框及流程线配置新流程，在线编辑任务起止时间、执行人、节点模板、关联流程文档查询等信息完成任务创建。更为人性化地是，流程设置完成后可以保存为模板，便于以后在其他任务创建前直接套用。4、任务模板管理模块主要实现流程模板的调用和编辑。项目批次经理可以直接调用前期固化在系统中的流程模板或者根据业务的变化，编辑、新建模板进行模板管理，下一次配置任务时可以迅速快捷调用。5、任务审核模板主要用来实现流程创建完成后分管领导的
10、审批确认。分管领导可以直观地预览创建流程中每个任务各节点的详细情况，根据业务开展情况，在线完成任务的审核/驳回/任务下发、删除、暂停/重启、终止等操作。为了提高审批效率，系统提供了批量审核业务流程的功能。6、任务执行模块主要实现任务执行人任务处理的功能。任务执行人通过选择任务所在年份、月份、工作周等时间字段，查看任务列表情况，根据自身工作情况，选择接受或者拒绝任务。接受任务后，执行人可以在任务节点信息中查看其他节点中需要关联的文档信息，并在相关节点上传对应的资料文档。仅有当任务流程中所有节点状态均为“已完成”，任务流程为“执行完成”。三、结束语随着物力集约化管理工作的不断推进，物资管理的各个业
11、务环节的精益化、集约化程度不断提升，取得了显著的成绩，但也存在各个业务环节之间衔接、协同不顺畅的问题。物资采购工作协同调度管理系统的应用上线成功推动了电力企业的工作流优化再造和管理结构优化调整，它以流程为核心，利用日常办公业务线上办公手段实现各项业务全程在线管控，消除管理壁垒，贯通采购工作的信息链、数据链和业务链，构建高效的内部沟通机制，实现采购工作的标准化、自动化和信息化，从根本上实现电力企业内部协调、沟通、流程规范的信息化需求。参考文献：1孙艺新.型电力企业采购资源管理模式研究N.华北电力大学学报， 20142黄东如.基层政府采购业务电子化系统探索与实践J.中国政府采购，20103谷平.电力企业物资管理系统的构建J.电力信息化，2012 -全文完-
