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1、物业公司程序文件质量记录控制程序 物业公司程序文件质量记录控制程序之相关制度和职责，物业公司程序文件:质量记录控制程序1.0目的使质量记录完整、准确、清楚,能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证实,为质量的继续改善提供依据。2.0范围适用于公司各类质. 物业公司程序文件:质量记录控制程序 1.0目的 使质量记录完整、准确、清楚,能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证实,为质量的继续改善提供依据。 2.0范围 适用于公司各类质量记录和表格的管理。 3.0职责 3.1质管部负责质量记录管理程序的执行。 3.2各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。 4.0程序 4.1 质量
2、记录包括能够直接或间接地证实质量体系要素运行的有效性,服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据,分类如下: 1)质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、改正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、改正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。 2)服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。 4.2 质量表格的分类编号 4.2.1 质量表格采纳以下形式分类编号: 1)程序文件质量记录表格编号: YGJYPM-QR - 表格序号,从01开始依次排列 要素编号 质量记录标志 公司名称 2
3、)各单位质量记录表格编号: QR - * 单位代码,一个或三个字符 表格序号,从001开始依次排列 4.2.2 单位代码与单位名称对应如下: 公司领导: 董事长-01 总经理-02管理者代表-03 副总经理-04 副总经理-05 总会计师-06助理总经理-07 部门代码: 质量管理部-M、工程管理部-G、清洁绿化部-Q、 教育培训部-E、 商务部-S、 企业发展策划部-F、 酒店商管部-J、人力资源部-R、社区文化部-Z、 安保部-B、 财务部-C 、 办公室-O、会计部-K 管理处代码: 海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-LYG、中银-ZYG、商城-SCG、 碧荔
4、-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-XCG、 景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-XHC、碧云天-BYT、东港-DGG 棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、 中城康桥-ZCK、观澜豪园-GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、 共和世家-GHS枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG 管理处各班组代码: 修理班-WXB、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、 道口岗
5、-DKB、巡逻岗-XLB、消防中心-XFB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。 4.3体系文件分发号的控制 4.3.1质量手册(QM)、程序文件(COP)由质管部发放。 发放号:QM-单位代码、COP-单位代码 如发放给海丽管理处的质量手册的发放号是:QM-HLG 4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。 发放号:作业指导书编号-单位代码 如安保部安全保卫管理手册(WI/B)给海丽的发放号是:WI/B-HLG 4.3.3某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。 发放号:WI/相关部门代码-相关文件简称-单位代码 如教育培训部2001年培训计划发放给海丽,则相应文件发放号为
6、:WI/E-PXJH-HLG。 4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。 发放号:该文件编号-班组代码/人员工作牌代码 如海丽将建筑装饰管理手册发放给修理班的发放号为:WI/G-WXB 4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期,文件发放的记录为: 发放号:单位代码-00X(X为自然数)- 四位年份 文件名称 如质管部2001年的第5号文件4月份月检状况通告发文记录为: M-005-20014月份月检状况通告 4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的资料,QR系列发放不需填写发放号,只需填写发放记录。 4.4 质量记录的填写 4.4.1 质量
7、记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整,不得有造假和乱涂乱改现象。 4.5 质量记录的收集保管 4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责,并在收文2日内填写记 录表格清单。要求记录清楚完整,不同意有破坏残缺,签字手续应齐全。不符合上述要求的记录,相关人员不予接收。在质量记录有效期内,文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。 4.6 质量记录的借阅 4.6.1依据工作需要,经单位主管批准,本公司人员可借阅存档的记录,应填写借阅记录。借阅期一般以三天为限,文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还,文件归还时,应保证完整无损。 4.7 记录表格清单的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。 4.8 失效质量记录的处理 4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格,由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。 5.0 相关文件与记录 QR-4.2.4-01 记录表格清单 QR-4.2.3-06 借阅记录/P
