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1、Scheer自庞咨询WWW.ZCHEER.COMIT部门成本管理研究自从1981年沈阳第一机床厂从德国工程师协会引入MRPII软件以來，随着信息技术的发展 和管理理念的进步，各种各样的企业信息化项目接蹄而来，企业资源计划（ERP）、客户关 系管理（CRM）、供应链管理（SCM）及企业流程再造（BPR）等等，国内各种企业争相花 巨资对金业进行信息化改造，成立专门的IT部门，设立CIO,仿佛搭上信息化快车，企业 便可以高枕无忧地进入新经济时代了。然而有专家调杳发现，从1981年沈阳第一机床厂从 德国工程师协会引入MRPII软件到2002年的20多年时间里，企业ERP应川情况不容乐观, 按期按预算成
2、功实就实现系统集成的企业占1（）%2（）%,没有实现系统集成的或实现部分集 成的企业占30%-40%,而失败的却占50%,在实施成功的企业中大多是外资企业。国外的 调查也存在类似情况，英国Kalido于2001年12 M 12日公布了有关企业信息管理的调查结 果。调查显示，96%的企业对于木公司的信息管理系统感到不满。引人深思的是该调查是由 美国Harte-Hanks以全球500强企业以及财富1000企业中的171家公司为对彖通过问卷方 式实施的。调查对彖中，40%以上的企业年交易额超过20亿美元。回答冃前的信息系统不 能灵活因应变化的金业约占60%；对于资料的精度表示担心的企业约占60%；
3、60%以上的 金业正在策划有关数据及信息的整合计划。国内外数字表明企业信息化投资成功率很低。一 方面是巨额的不惜代价的投入，一方面是不能令人满意的产出效果，这让企业的CIO们感 到极大的压力。造成这种困境的一个重要原因是企业缺乏对IT部门的成本管理。在互联网泡沫时期，企业对IT部门的成本支出几乎处于失控状态，大把“烧钱”是这一时 期的生动写照。但严酷的市场竟争现实讣企业不得不考虑IT部门对企业价值增加的贡献， 考虑IT部门的成本快速增长的合理性。虽然越來越多的人丄认为到IT部门的服务是一个企 业或一项业务不可缺少的支持，但IT成本的快速增加彩响了企业对IT部门的进一步投入， 甚而影响新的1T服
4、务项目的开发。为了衡量1T部门工作绩效，同时1T部门也想证明自身 所做的努力，无论是IT服务的接受者还是IT部门本身都需耍清楚提供一项IT服务的真实 成木是多少，IT部门是如何管理控制这些成木的。IT部门的成本管理与控制被捉到议事日 程。一、企业IT部门成木构成分析正确理解成木的分类及其性质，是冇效控制成本的前提。IT部门发生的成木主要包括：唤件 成本；软件成本；人力资源成本；场所成本，包括计算机房、办公室及其他设备用房如测试 宗、培训室、空调等；外包服务成本，即从外部组织购买服务的成木，它可以是购买应用系 统开发服务也可以是数据中心的建设，因此成本中包括硕件软件等不同成本类型，但由于服 务提
5、供方不愿提供详细的成木数据等原I大1，很难将外包服务成木分解为最基木的成本类型, 因此将它单独列出作为一类；转移成木，对于跨国公司或较大的企业，通常都冇较为复杂的 内部会计核算体系，在组织內部不同的部门Z间相互提供产品或服务时，要制定一个转移价 格，转移价格对于提供产站或服务的部门来说表示收入，对于使用这些产胡或服务的购买部 门來说则表示成本，即转移成本。通常包括：侦件、软件（公司财务部门为IT部门成本管 理制定的控制机制）、人力资源成本（公司人力资源部门收収的人力资源费用）、场所成本（主 要由公司设丿施管理部门收取的费用）。我们可以根据成木管理的不同需要，按不同的标准将 这些成本分成不同种类
6、。1. 根据成木的可追溯性划分为直接成木与间接成木。直接成本是指可以追溯到个别产甜、服务或部门的成本叫做百接成本。例如IT部门为其他 部门或企业外的客户提供某项IT服务而直接耗费的资源，这一资源的耗费只与该项服务有 关，则这些耗费就是肓接成木。间接成木是指由几项服务或部门共同引起的成木叫做间接成 本。例如IT部门的管理费用，它不是专为某项服务或部门而发生的，因此算作IT部门的间 接成本。2. 根据成本性态划分为固定成本与可变成本。成本性态是指成本总额对业务量的依存关系。业务量是指组织的牛产经营活动水平的标志 量。它可以是产出量也可以是投入最；可以使用实物量、时间度量，也可以使用货币度量。 当业
7、务量变化以后，各项成本冇不同的性态，大体可以分为：固定成本和变动成本。固定成本是指不受业务虽影响的成本。它包括硕件、软件及建筑物的投资，但这不是指硬件、 软件及建筑物的购置价格，而是其每刀或每年的折III。这些折II无论业务量增加还是降低, 一直保持稳定，这就是IT服务部门的固定成本。变动成木是指随着业务量增长而正比例增长的成本。例如，IT人员工资、打印机黑盒、纸 张、电力等的耗费都会随着IT服务提供量的增加而增加，这些就是IT部门的变动成木。3. 根据成本的性质划分为资本成本和营业成木。为购置长期使用的资产而发牛的成本叫做资本成本。这些成本一般以一定年限内的折旧体现 在会计科冃中。所以资本成
8、本一般指折旧而不是购置资产的价格。营业成本是指日常发生的 与形成有形资产无关的成木。例如硬件、软件的维护费用、保险费以及许可证费用等。此外根据管理人员对成本项目的可控性可划分为可控成木与不可控成本：如果管理人员可以 控制成本或对成本水平有重大影响，这种成本就叫做可控成本。管理人员不能对其发生重大 影响的成本叫做不可控成本。许多成本不能山人完全控制。在区分可控成本与不可控成本时, 要特别注意管理人员是否有能力影响成本。二、企业IT部门的成木管理目标由于金业是若干部门共同构成，每个部门都有H己的目标，所以对IT部门的成本管理的立 足点，就十分关键。对企业IT部门的成本管理应以企业为中心，站在企业的
9、角度进行分析。 企业对IT部门的成本管理，并不是单纯追求成木最低，利润授大化，而不考虑其他各部门的 利益。也不是以牺牲其他部门或企业的利益为代价而使IT部门获取超额利润。企业各成部 门之间是为了共同的目标增加提高企业价值而形成的一种利益关系，如果各部门之间没 冇利益关系，不进行内部核算的话，企业便会缺少对各部门行动的冇效控制，缺乏对各部门 工作绩效的有效评价和奖惩。这影响到企业各部门的工作积极性和效果，进而影响到企业的 生存与发展。所以，企业IT部门的成本管理的目标可以这样定义：是金业追求金业价值最大 为前提的IT服务的成本优势。貝体而言，成本管理中应能使IT部门管理者：基于成木效益原则对侮项
10、IT服务做出决策； 以可靠的数据信息为棊础制定预算计划；采取商业化形式实施IT服务及其相关投资；以商 业化模式审视IT服务，以成木补偿为基础制定投资计划等等。三、IT部门成本管理模式设计所谓成本管理是指以预算成本为限额，按限额开支成本和费用，以实际成本和预算成本比较, 衡蜃活动的成绩和效果，并以例外管理原则纠正不利差异，以提高工作效率，实现以至超过 预期目标。因此成木管理模式应包括：预算、IT会计记录、金业内部核算以及成本分析与 考核。1 预算预算是指组织按照一定的业务量水平及质量水平，佔计各项成本，计算预算成本，并以预算 成木为控制经济活动的依据，衡量其合理性。当实际状态和预算冇了较大差异时
11、，要查明原 因并采取措施加以控制。编制预算是以预算项目的成木预测及IT服务工作最的预测为基础 的。（1）预算项冃的成本预测预算项目一般按照成木项目划分，一旦确定一般要保持稳定，这样一是可以使企业了解其成 本变动趋势，进行纵向比较，也可以与其他企业Z间进行横向比较，二是为成本管理活动提 供了一个简单的处理基础，如折IH可以按照成本类型的不同分別进行处理。在预算编制时，各预算项目的成本一般都是未知的，如加班工资、外部网收费等，因此必 须对具进行预测。预测这些成本是以从前IT会计年度的成本数据为基础或以未来工作量的 预测为基础进行的。IT成木管理必须谨慎地估计不可控制的成木的变化。（2）IT服务工作
12、量预测IT工作量是成本变化的一个主要原因因此，在编制预算的时候，要预测未来IT工作 量。不仅成木管理活动需要估计工作量，在服务级别悸理和容量管理中也需要对工作量进行 预测。工作量预测是以工作量的历史数据为基础，考虑数据的更新与计划的修改，得出未來 IT工作量。2. 会计记录会计记录是跟踪监测IT部门或组织的费用是如何形成的书面记录。包括各种分类账，由会 计人员进行管理。会计记录非常重要，它是人们认识、识别与IT部门有关的成本，了解费 用的去向的工具，可以帮助企业计算向企业内部及外部客户提供每一项服务的成本，指出在 提供服务过程中资金的去向，提供IT成木效益分析或投资冋报分析数据，描述成木的变化
13、 趋势。IT会计的基本原则与其他业务活动的会计原则没什么两样。it会计最主要的工作是定义成本耍素，成本要素是成本项ri的进一步细分，例如，硬件可 以再分为办公室硬件、网络换件以及中心服务器硬件。这有利于识别的每一项成本都较容易 地填报在成本表中。成本耍素结构一般在一年当中是相对固定的。定义成本耍素结构一般可 以按部门、按客户或按产品划分。对IT部门而言，理想的方法应该是按照服务要素结构定 义成本要素结构，这样可以使硕件、软件、人力资源成本等直接成本项目的金额十分清晰, 同时有利于间接成本在不同服务Z间的分配。服务要素结构越细，对成本的认识越清晰。3. 内部核算内部核算是指向接受IT部门服务的客
14、户收取费川，进行成本效益核算的过程。内部核算包 括收费的对象确定和计算收费额的方法的选择。良好的内部核算体系是以存在有效的会计系 统，完善的会计记录为前提。如果接受IT服务的客户是组织外部的客户，则收取费用作为 提供服务的回报，如果接受IT服务的客户是企业内部其他部门，则用模拟方式进入适当的 会计科目，以反映IT部门的活动效果及其对应部门的活动耗费。进行内部核算的目的有两个：防止成本转移带來的部门间责任转嫁，使每个责任中心都能作 为单独的组织单位进行业绩评价；作为一种价格引导下级部门采取明智的决策，IT部门据 此确定提供产品或服务的数量，IT服务盂求部门据此确定所盂要的产品或服务的数屋。但 是
15、，这两个目的往往有矛厉。能够满足评价部门业绩的转移价格，可能引导部门经理采取并 非対企业最理想的决策;而能够正确引导部门经理的转移价格可能使某个部门获利水平很高 而另一个部门亏损。因此很难找到理想的转移价格，而只能根据企业的具体情况选择阜本满 意的解决办法。常见的定价方法有：成木法、成木加成定价法、现行价格法、市场价格法、 固定价格法等。4成本分析与考核IT会计人员将每刀、每年成木、收益、工作量、服务水平等的实际数据与相应的预算、计 划数据相比较，确定其差额，发现有无例外情况。对存在的例外情况，耍进行差界分析。 差异分析是指确定差异的数额，将英分解为不同的差异项H,并在此基础上调查发生差异的
16、具体原因并提出分析报告。通过旁异分析，找到造成旁异的原因，分清责任，采取纠正行动, 实现降低成本的目的。四、开展IT部门成本管理的难点与建议目前在国内外的企业在尝试实施IT的成木管理，但在实施过程中遇到了各种问题。第一，缺少既懂IT 乂熟悉会计知识的人员，致使IT部门成本管理模式有待完善。成本管理 活动对于IT人员和会计人员而言都是一个新事物,往往由于会计人员对IT业务不熟悉或IT 人员对成本模型、收费机制等缺乏充分认识，致使成本管理模式设计不完善，造成成本管理 系统无效。第二，高层管理人员对IT服务的成木管理缺乏认识，导致各部门之间不能有效的协调，致 使不能获得成木管理相关信息，成木管理过程不能严肃认真的执行。IT部门的成木监测、 计算、补偿等都需要企业其他部门的和关计划信息，没有企业高层的协调，这些计划的详细 信息通常不容易获得，成木管理也就流于形式。笫三，IT成本管理本身的成本效益问题。对I
