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1、浅析高校办公室工作面临的主要问题及对策【摘要】一流的大学需要一流的管理。高校办公室作为学校的综合 枢纽,是学校的综合协调部门,是学校领导的参谋和助手,在学校的改革 和发展过程中发挥着举足轻重的作用。文章通过对高校办公室工作面临的 主要问题的分析,从而找到解决相关问题的方法和途径。【关键词】高校;办公室;问题;对策高校办公室作为学校的综合枢纽,是学校的综合协调部门,是学校领 导的参谋和助手,在学校的改革和发展中发挥着举足轻重的作用,其办事 效率和服务质量直接体现着学校的管理能力和社会形彖。因此,做好办公 室工作,对促进学校各项事业发展具有重要意义。一、高校办公室工作面临的主要问题(一)思维模式固
2、定化,创新性思维不够。在高校办公室工作中,思 维模式固定化的问题比较突出。我们总是习惯运用过去的经验来解决各种 问题。诚然,过去的经验是智慧的结晶。但是,在现实工作中,各种新情 况、新问题层次不穷,如果仅仅凭借过去的经验、方法,不从新情况、新 问题自身的本质和发展规律出发,则难以很好地解决问题。为此,我们必 须防止思维模式固定化,运用创造性思维来解决问题。(二)服务观念淡薄。在高校办公室工作中,还不同程度地存在着“门 难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义现象。少数工作人员的责任意识、服务意识不强,对师生员工的合理诉求不理不睬,致使师生员工心 中有怨气、有骂声。在实际工作中,与广大师生员工有
3、了距离,没有和广 大师生员工打成一片。(三)业务水平有待提高。高校办公室工作纷繁复杂,工作压力较大, 工作人员每天都要花费大量的时间去处理各种事务性的工作,在一定程度 上忽视了自我能力的提升。在知识经济时代,面对各种新情况、新问题, 办公室工作人员需要不断提升自身业务水平。(四)职责分工不明确。在办公室工作中,一定程度上存在着“职责 分工不明确”的现象。有些工作抢着干,有些工作没人干,有好处的抢着 干,没好处的没人干。由丁办公室工作比较多、比较杂,很多工作都是临 时确定负责人,有时候会出现“部分工作人员越来越忙,部分工作人员越 来越闲”的情况。此外,工作业绩与绩效考核没有实现有效挂钩,出现“干
4、 多干少一个样”的情况。这些都在一定程度上影响了工作人员的积极性和 主动性的发挥。二、解决问题的对策(-)充分发挥创新性思维在解决新情况、新问题中的作用。创造性 思维,是开拓人类认识新领域、开创人类认识新成果的思维活动,是一种 具有开创意义的思维活动。我们在实际工作中,要善于发挥创造性思维, 打破各种条条框框的限制,站在全局性的角度來思考问题,这对于推动学 校行政工作的创新发展、提升学校行政工作的核心竞争力具有重要意义。 在社会发展H新月异的今天,培养和提高创新思维能力必将成为办公室人 员解决各类新情况、新问题的重要途径。(二)以师生满意为根本,不断提升服务理念。高校办公室工作要以 师生满意作
5、为自己的工作准则。在实际工作中,办公室工作人员要想师生 之所想、急师生之所急、帮师生之所需,切实把师生冷暖放在心上。采取 各种行之有效的措施,不断提升高校办公室工作人员的服务理念,不断提 高师生满意度:要积极利用互联网资源,面向师生广泛开展问卷调查,开 展满意度测评;要主动深入基层单位,了解广大师生员工的合理诉求,并 把相关诉求及时报送相关校领导和相关单位,从而积极推动涉及广大师生 员工切身利益事情的解决。(三)加强学习,不断提高业务水平。高校办公室工作人员要适应新 形势、新变化,不断加强学习,提高自身业务水平。充分运用党组织生活 会、培训交流会等形式,为自我学习、自我提高搭建平台。要认真学习
6、马 列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观, 用先进的政治理论来武装头脑,不断增强口身的政治素养和政治水平;要 认真学习管理知识,不断提高自身的行政管理能力;要认真学习文秘知识, 不断提高自身的文字表达能力;要认真学习心理学相关知识,不断增强自 身的沟通协调能力。(四)明确职责分工,提高工作人员的积极性和主动性。高校办公室 应进一步理清工作程序,明确职责分工。只有明确职责分工,才能避免管 理真空。明确责任分工,有利于办公室工作人员进一步明确自己的工作定 位,在工作岗位上充分发挥自己的聪明与才智,更好地完成自己的本职工 作。要明确职责分工,一是要做到“知人善任”。即办公
7、室的领导要了解 每一个工作人员的优点和长处,并把他们安排在适合自己的岗位上,避免“人才浪费”。二是要做到“任人唯贤”。办公室领导在遵循公开、公平、 公正的原则的基础上,做到工作之中不偏袒,平等地对待每一位工作人员, 努力营造团结向上、干事创业的和谐氛围。三是办公室工作人员要认真服 从领导和组织安排,尽职尽责、卓有成效地完成本职工作。四是建立用人 评议机制和责任追究制度,实现工作业绩与绩效考核的有效衔接,鼓励广 大员工做好本职工作。高校办公室作为学校的综合枢纽,起着承上启下、联系左右、沟通内 外的桥梁和纽带作用。因此,各高校一定要重视办公室工作中出现的各种 问题,并采取行之有效的措施來改进和提高
8、办公室的工作水平,从而更好 地推动整个学校工作的持续、快速和健康发展。参考文献1 秦华军试述高校办公室文秘人员索质与能力J华北工学院学 报(社科版),2000 (4).2 高伟娜提升和改进高校办公室工作研究与分析J长春理工大 学学报,2012 (10)3 林琦芳精细化管理在新建本科高校办公室工作中的运用J 宁 德师范学院学报(哲学社会科学版),2013 (4)4 杨飞高校办公室行政管理工作思考J办公室业务,2013(11)5 郭尚福,刘兰涛,王志刚新形势下做好高校办公室工作的有益 探索J价值工程,2013 (11)6 张珂,何望云,杜会平浅析高校办公室管理工作J新西部,2013 (33).7 房海鹏微时代下高校办公室工作的若干思考J.办公室业务, 2014 (2).作者简介:张建全(1984.10-),男,汉族,山东威海人,现为四川 大学校长办公室工作人员;张超哲(1984. 10-),汉族,河北邢台人,现 为四川大学党委办公室工作人员。