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1、学院会计电算化管理办法第一章总则第一条为了加强会计电算化工作的管理，规范会计基础工作，保 证会计事业健康稳步发展，根据会计电算化管理办法会计电算 化工作规范及有关规章制度，结合学校具体情况，制定本办法。第二条财务处管理学校的会计电算化工作。第三条 会计电算化管理工作的主要内容。（一）组织本单位会计电算化日常工作，保证电算化系统正常运 行。（二）研究制定会计电算化发展规划，并组织实施。（三）建立健全会计电算化管理制度。（四）组织会计人员参加会计电算化知识培训。（五）总结、交流、推广会计电算化经验，指导附属单位开展会计 电算化工作。第二章会计电算化岗位设置及职责第四条 为了保证会计数据的安全及符合
2、内部制约制度的要求，根 据会计电算化工作流程特点及财会部门的人员情况，设置电算化会计 主管、复核记帐、填制会计凭证、出纳、电算维护、电算化会计档案 五个岗位。第五条电算化会计主管岗位职责。（一）负责合理设置各岗位人员的工作权限。（二）建立会计核算帐务体系、设定预算项目管理、指标管理。（三）定期检查财务管理软件系统的运行日志，督促软件操作及审 核人员定期更换操作密码，确保会计电算化系统内会计数据的安全、 准确。（四）对打印输出的会计凭证、会计帐簿和报表等进行审核、签 章。对记帐凭证（包括原始凭证）进行审核，并在会计软件中执行审 核签字操作。电算化会计主管如授权电算化会计执行审核签字操作， 必须在
3、打印的记帐凭证上审核、签章。第六条电算化会计复核记账岗位职责。（一）复核记账凭证，负责对录入计算机的记帐凭证进行复核，发 现的录入会计数据错误应及时修改。（二）每日操作完毕应及时进行日记账，每月终了进行月末结帐。 打印输出会计帐簿和会计报表。（三）对经审核无误的记帐凭证进行记帐、结帐，输出会计帐簿及 报表。（四）月末与出纳核对现金、银行帐户余额。（五）当会计电算化系统的软、硬件发生故障时，应及时反映给维 护人员排除故障。（六）按照规定收集、保管、移交电算化会计档案。第七条 会计电算化填制会计凭证岗位职责。（一）按照会计基础工作规范的要求审核原始凭证，对不真 实、不合法的原始凭证不予办理；对手续
4、不健全、记载不准确、不完 整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。（二）熟悉各部门的预算项目、经费指标，不得超预算开支，不得 串项开支。（三）正确区分支出类别，合理使用会计科目。（四）填制计算机内会计凭证，根据审核无误的原始凭证，填制计 算机内记帐凭证，打印输出记帐凭证。将打印输出的记账凭证及附件 传递给出纳员。（五）对会计电算化软、硬件出现的问题及时提供维护人员，确保 电算化系统的工作质量。第八条电算化出纳岗位职责。（一）每天打印现金、银行存款日记帐，当日结清现金帐。（二）及时进行银行存款对账，编制银行存款余额调整表。（三）及时整理打印输出的会计凭证、现金银行存款日记帐，做好 收集归档工作。
5、第九条电算化系统维护岗位。（一）负责保证电算化系统软、硬件的正常运行。保证电算化系统的工作质量。做到打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表清晰。每天对计算机及网络进行检查保养，对硬件问题在当天解决；对系统 软件出现的问题，自行能够解决的2天内解决，解决不掉的问题向软 件开发企业寻求解决办法，天内3-5天内解决。（二）在电算主管的领导下，进行计算机软件的升级、修改工作。 与电算主管一同掌握服务器登录密码。第十条电算化会计档案岗位按照会计电算化档案管理制度要求，管理计算机内会计数据， 定期进行备份，保证电算化会计档案的安全和合理利用。第三章会计电算化操作的管理第十一条会计电算化操作管理是对会计人员
6、操作计算机进行会计 核算工作的管理。包括计算机硬件设备日常使用管理、上机操作电算 化会计软件和电算化会计业务处理程序管理三方面。第十二条计算机硬件设备日常使用管理。（一）保护计算机设备，禁止非指定人员操作计算机，会计电算化 专机专用，电算化系统局域网内的计算机内不得安装与财务管理无关 的软件。（二）使用不间断电源，当不间断电源发出停电报警时，应立即把 当前操作的文件存盘，再关闭计算机和不间断电源，以避免因电源中 断而破坏会计数据。（三）定期保养计算机硬件设备，保证硬件系统正常运行。（四）保持计算机硬件、不间断电源等设备及周围环境整洁，注意 通风、防火、防磁、防雷击、防鼠害、防静电。各电脑操作员
7、每周对 使用的计算机、打印机等设备进行一次清扫。（五）计算机在运行过程中出现硬件故障时，应做好登记并及时通知计算机维护人员处理。（六）健全计算机及其配套设备的管理制度，建立电脑设备清册,电脑维护员经常进行运行情况进行一次清查。（七）电脑操作员每天下班前要按正常关机程序关闭自己使用的电 脑及其配套设备。第十三条电算化会计软件上机操作管理。（一）明确规定上机操作人员对会计软件的操作权限，对操作密码 要严格管理。（二）操作人员离开计算机时，应按程序规定正常退出会计软件系 统，以防止未经授权人员操作会计软件和操作人员越权使用软件。（三）每日操作完毕及时进行数据软、硬盘更新备份，每月终了结 账后对数据文
8、件进行硬盘和软盘更新双备份。（四）健全必要的防病毒措施。安装防病毒卡或使用防病毒软件， 并定期进行版本升级。使用所有外来软盘时，必须先对软盘进行病毒 检测，防止病毒感染。（五）发生数据丢失、混乱等情况，做好故障记录，及时通知计算 机维护人员解决。（六）未经许可不能擅自打开有关财务方面的数据库及修改计算机 上的任何程序或文件，如果需要修改，必须先通知电算主管，经同意 后方可实施，电脑维护员做好登记备案工作。第十四条 电算化会计业务处理程序管理。电算化会计业务处理应 符合会计基础工作规范的要求。会计电算化工作的一般流程是： 帐务系统初始化一一录入记帐凭证一一输出记帐凭证一一出纳收付款审核记帐凭证一
9、一记帐一一结帐一一输出会计帐簿和报表。帐务系统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需在会计主管授权下, 进行会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。记 帐凭证处理：在计算机替代手工记帐以后，直接在计算机上填制、录 入、打印输出记帐凭证，报帐人、出纳人员在打印输出的记帐凭证上 签章后进入审核程序。审核人员除在会计软件中执行审核签字操作 外，还应在已打印输出的记帐凭证上签章。第四章计算机硬件、软件和数据的维护及管理第十五条会计电算化系统的维护是指保证会计电算化系统正常运行 的各种工作。主要包括计算机硬件维护、软件维护和数据维护三方面 同时做好病毒的防范工作。此项工作在电算化主管的领导
10、下，由计算 机维护人员负责。第十六条计算机硬件设备的维护。计算机维护人员在接到会计人员故障通知后，应及时排除故障，并做好检查记录。必要时与硬件生产 或销售厂家联系。在计算机设备更新、扩充、修复后，计算机维护人 员负责硬件和软件的安装和调试。计算机维护人员应定期检查不间断 电源的工作情况，确保不间断电源的正常运行。第十七条 会计软件和系统软件的维护。会计软件维护。计算机维 护人员在接到会计人员使用软件中发现问题的通知后，应立即帮助解 决或通知会计软件公司维护人员到现场解决。系统软件维护。检查系 统文件的完整性，如系统文件被非正常删除或修改，应尽快恢复，以 保证系统软件的正常运行。第十八条会计数据
11、的安全维护。为防止计算机病毒对会计数据的破坏，计算机维护人员负责对会计电算化专机安装防病毒软件，并定期 检查防病毒软件运行情况和对防病毒软件进行版本升级。计算机维护人员在接到会计人员因操作不当、病毒破坏等原因引起数据丢失或混乱的通知后，应负责查明原因，排除故障，恢复数据。如计算机维护人员不能解决，则应向会计软件公司维护人员咨询或通 知其到现场解决。第十九条病毒防范与报告。每次启动计算机后都要确认病毒实施监 控程序与启动。不能随意将外来数据盘插入财务系统终端设备中。如 确需使用外来数据盘，在使用前必须对其进行杀毒处理。如发现病 毒，及时与电脑维护员联系。第五章电算化会计档案管理第二十条电算化会计
12、档案指会计年度内的全部会计数据、会计软 件的全套文档资料及会计软件程度。电算化会计档案应有两种形式， 存储在软盘或光盘中的会计数据和打印输出的书面会计数据。第二十一条 审核人员每日进行账户处理后，由管理员对该部分数 据进行备份，备份件由电算主管和管理员各保存一份。第二十二条打印输出的会计凭证、会计帐簿和会计报表，由单位 及有关人员签章、装订、造册后存档保管。为保证软盘备份数据的安 全，已备份软盘必须写保护、放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、 防潮、防磁的场所。不可对备份磁盘进行操作，以免造成数据缺损。第二十三条电算化会计档案的管理按XX学院电算化会计档案管 理制度规定的保管期限和管理办法执行。
13、第六章替代手工记帐的条件及审批第二十四条采用电子计算机替代手工记帐，是指应用会计软件输 入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计帐 簿和报表。第二十五条替代手工记帐应具备以下条件：（一）采用省教育厅许可的相关财务管理核算软件科发财务管理 软件。（二）具备与会计软件匹配的计算机、打印机、不间断电源及系统 运行环境，且做到专机使用。（三）人员配备合理，会计软件操作人员职责明确，经过会计电算 化培训，取得会计电算化知识培训合格证（初级）。（四）会计电算化管理制度健全。管理制度内容包括岗位设置及职 责、会计电算化操作、计算机硬件、软件、会计数据维护和会计档案 管理等方面。（五）使用电
14、子计算机进行会计核算与手工记帐并行3个月以上 （一般不超过6个月）或跨年度同时运行4个月以上，且计算机与手工数据结果一致，计算机打印输出的记帐凭证、会计帐簿和会计报表 符合高等学校会计制度的要求。第二十六条替代手工记帐的审批。审批权限。学校的计算机替代 手记记账审批，由学校报省财政厅或教育厅财务处取得许可。财务处负责对附属单位计算机替代手工记账需按规定办理报批手续，并报学 校财务处备案。第七章奖惩制度第二十七条对未按照操作制度规定使用计算机，造成计算机故障 的视情节给予批评教育；导致财务数据丢失的视情节轻重给予批评教 育相应处分；对篡改财务数据的行为按照国家有关会计法和计算安全 管理规定追究责任。第二十八条对能够安全高质量运行会计电算化系统的有关人员， 给予精神或物质奖励。第八章附则 第二十九条 学校使用科发财务软件一一帐务处理系统，科=1发财务软件一一学生收费管理系统。会计核算软件版本的修改、升 级由科发财务软件公司负责。第三十条电算化会计主管为主管会计。第三十一条二级核算单位财务参照本办法制定相关制度。第三十二条 本办法由财务处负责解释，自发布之日起执行。
