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1、文件管理办法示范文本文件管理方法示范文本In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of EachLink To Achieve Risk Control And Planning某某管理中心XX年XX月文件管理方法示范文本用法指引：此管理制度资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺当推动，同时考
2、虑各个环节之间的关系，每个环节实现的详细要求而进展的风险掌握与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进展自定义修改，请依据实际需求进展调整与用法。第一章总那么第1条为使集团文件管理工作科学化、标准化，确保文件在用法过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本方法。第2条本方法适用于全集团范围内的文件管理工作。第3条本方法的主要关联制度有公文管理方法、档案管理方法、文件、法律法规要求掌握程序等。第4条主要职责。1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织施行，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关
3、文件资料等的组织拟定、保管发放、管理掌握；监视、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门担当的各项文件，并对文件的执行进展进展监视，搜集反应信息，不断完善文件管理。5.集团监视审计中心：负责策划文件管理的监视体系，并对文件的执行状况进展检查、提出改良看法。6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；搜集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并准时整理并反应给集团企业管理中心。其次章文件的类别第5条文件的分类方式许多，为便于管理，本方法将文件分为公文、档案、体
4、系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如全部重要文件最终都归并为档案。第6条公文。1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，根据严格的、法定的生效程序和标准的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2.分类：公文常见文种包括指示、打算、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见公文管理方法。第7条档案。1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。3.档
5、案管理：包括档案的搜集、整理、归档和保管等，详见档案管理方法。第8条体系文件。1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业安康平安等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，详细管理方法及文件内容，详见公司“三合一管理体系。第9条制度文件。1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺当执行和各项工作的正常开展，按照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。2.分类：本方法将制度文件分为
6、指令文件规划、策划等、管理文件综合型管理方法、流程文件各类流程及其标准、作业文件说明书、工作操作手册等和表图文件各类统计图表、分析图表。3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。第三章文件的管理第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和支配公司工作的文件。第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行
7、人负责。第13条文件的用法部门应编制识别文件更改和现行修订状态的掌握清单，以确保在用法场所能得到有效版本的适用文件。第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。第15条工程类文件由工程管理中心区域公司工程部掌握。第16条集团企业技术中心负责准时核查每半年一次法律法规、标准、标准、图集等外来文件是否为现行有效版本，并准时将变更状况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、标准、标准、图集等由区域公司技术部进展核查，并将变更状况通知集团及所属工程部。第17条企业管理中心负责准时评审每年不少于一次集团公司管理手册、程序文件、目的、指标
8、和公司下发文件的有效性，并将变更状况准时以书面形式通知相关部门。第18条体系文件在施行中发觉由于组织构造、产品、工作流程、法律法规等发生转变而改变时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进展评审，以确定是否需要更新，文件假设发生修改，那么须经再次批准。第四章文件的编制与审批第19条文件格式要求。1.文件要出名称、编号、版本、施行日期、编修/审核/批准人等。2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。3.文件应字迹清晰，标示明确。第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理
9、中心复核，行政副总批准。第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照施工组织设计、方案管理方法、施工组织设计编写与定期评审掌握程序和管理方案编制及定期评价掌握程序。第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。第25条文件的审批人应对文件的适合性和充分性进展审批。第五章文件的编号第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进展编号，编号包括文种类别、挨次号和年份等信息，详细编号规章参见公文管理方法和公司公文编号规章。第27条档案的编号。档案采纳多种方式进展编号，详细编
10、号规章参见档案管理方法。第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业安康平安管理体系文件、环境管理体系与职业安康平安管理体系整合的程序文件等，详细编号规章参见文件、法律法规要求掌握程序。第29条制度文件的编号。1.编号规章：WYJS-X-部门挨次号发布年号2.部门：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监视审计中心的的依次为“JYGL、“GCGL、“QYJS、“CWGL、“XZGL、“RLZY、“QYGL、“JDSJ。3.文种：X表示文种，其中A代表
11、“指令文件、B代表“管理文件、C代表“流程文件、D代表“作业文件、E代表“表图文件。4.挨次号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按规律挨次排布，也可按时间挨次排布。5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视状况可省略。第六章文件的发放与签收第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，依据文件性质由相应一级负责人批准前方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责掌握，集团领导批示后进展传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、书面或在OA办公正台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购置搜集。第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技
