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1、 办公自动化-详解 (重定向自Office Automation)办公自动化(Office Automation，简称OA)目录 1 什么是办公自动化 2 办公自动化系统的层次 3 办公系统的基本功能 4 办公自动化系统的发展现状 5 办公自动化系统的组成 6 办公自动化技术准备o 6.1 文字处理技术o 6.2 数据处理技术o 6.3 多媒体实用技术 7 办公自动化的发展措施1 8 办公系统的安全问题2 9 办公系统的安全防范对策2 10 办公自动化在教学管理中的运用3o 10.1 办公自动化在教学管理应用的紧迫性o 10.2 办公自动化在教学管理的对策分析 11 参考文献什么是办公自动化办
2、公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。办公自动化系统的层次一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。大致有如下3类办公系统：事务型办公系统事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点，包括文字处理、个人日程管理
3、、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等。管理层办公自动化(M1S：ManagementlnformationSystem)。管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，可达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。管理型办公系统管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统决策型办公系
4、统决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。决策支持层的办公自动化，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所以，DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成：语言子系统，在用户和DSS之间的通讯机构和交互界面；知识子系统，由数据和过程组成的领域知识；问题处理子系统，连接上述两个部分的控
5、制和推理机制。网络计算模式的群体办公系统将成为主流模式。办公自动化是从WWW上获取各类信息，如文本、语言、图形图像、影视、电子表格等，在Internet上进行多层次的工作，包括基础层：对数据信息的浏览、查询、检索；管理层：对系统的集成、综合、归纳、组织、模拟等；高层决策：对业务目标和组织活动的创意、创作、构思、设计与决策。办公系统的基本功能文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务办公自动化系统的发展现状20世纪80年代初
6、，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。(1)国外办公自动化系统的发展20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段；单机设备阶段(1975年前)局域网阶段(19751982年)体化阶段(19831990年)多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了
7、各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。(2)我国办公自动化系统的发展我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段：启蒙与准备阶段(19811985年)初见成效阶段(19861990年)稳步发展阶段(1992年以后)(3)办公自动化及系统的发展趋势在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：小型化网络化集成化智能化。多媒体化办公自动化系统的组成(一)办公自动化系统的硬件(1)信息输人设备(2)信息处理设备(3)信息存储设备(4)输出设备(5)复制设备(6)信息通信设备
8、(7)其他设备(二)办公自动化系统的软件(1)系统软件层(2)支撑软件层(3)应用软件层办公自动化技术准备文字处理技术1、汉字信息处理技术。在中文平台的支持下，计算机系统才能够处理汉字信息。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字处理的。汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础，它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等，对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。2、汉字输入技术。汉字输入技术类型包括键盘输入技术、自动输入技术两大
9、类。键盘输入技术指以键盘为工具，使用各种编码方法输入汉字的技术。自动输入技术包括以汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。3、处理软件。文字处理软件包括的主要功能至少有：基本编辑功能。完成大部分文字编辑工作。验证工具。通过提供基本字典和用户字典、词库等工具，实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。函件合并。对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。版面编排。包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板五样式的预览、缩放剪辑等功能。样式设计。自动样式和用户自己编辑样式的功能。4、校对软件。校对软件的作用是自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修
10、改意见。校对软件应具备纠错功能，即对以下错误进行揭示或纠错意见：形似错字、词；义似错字；同义错词；别字；叠字；词组丢字；词组搭配不当；重句重段；重要领导姓名、称谓错误等。5、排版印刷系统。办公自动化系统中实用的排版印刷系统包括：桌面型印刷系统。也称之为轻印刷系统，是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有与图形、图像的输入、编辑处理和制版与印刷输出三个部分组成。精密型激光照排系统。精密型激光照排系统指计算机与激光照相设备连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。数据处理技术1、数据库管理系统软件。数据，指编码后的信息。广义而言，对所有数字化了的信息，例
11、如数值、文字、图形、图像、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。2、全文检索系统软件。信息检索可分为两大类：一类是受控词汇的检索，即数据库的检索，这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作，所需人力和时间的投入极高；另一类就是全文检索，这是一种非受控词汇的检索，其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。3、数据库管理系统开发工具软件。由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有人性，这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。即由人机交互的、由人给出设计要求和具体参数，由生成工具软件完成编程的工作方式取代
12、了传统手工为主的编程劳动。其优势是提高了工作效率，缩短了开发周期，免除了程序的反复高度调试过程，简化了系统的维护。4、电子报表软件。电子报表是由工作簿、工作表和单元格构成的数据动态管理软件系统。多媒体实用技术信息的表现形式多种多样，如文字、图形、声音、动画、活动影像等。不同的信息表现形式称为不同的信息媒体。多媒体计算机技术是指计算机交互式综合处理各种媒体信息，并将各种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互处理能力，能同时捕捉、处理、存储和展示多个不同类型信息。办公自动化的发展措施11转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论
13、在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。有些人认为新生事物不容易掌握，存在畏惧心理，有些人认为长时间以来手工操作已经形成定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。对于这些具有不同想法的同志应多作思想工作提高认识，培养主动性和创造性的工作作风，从思想上改变陈旧的工作方式和管理形式，提高认识，重点是提高各级行政领导者的认识，通过普级计算机及现代化设备知识。使他们确立办公自动化在生产经营活动中的地位和作用，以更大的热情支持办公自动化的建设。2管理人员素质的培养。办公人员是实现办公自动货摊最基本的构成元素，办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定因素。在物业管理
14、人员对计算机知识的了解和操作并不是人人精通，对管理人员进行微机系统知识的培训已势在必行。企业要有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际工作中，提高工作效率。3对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生，使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障，正确判断，及
15、时修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。4制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过渡，逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管理，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理，要做好在这方面资金上和技术上投人的准备。办公系统的安全问题2(一)网络威胁增多，安全域划分难度较大办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络，以TCPIP作为主要的网络通信协议。TCPIP协议是一种开放协议，侧重于不同类型的物理网络互联，但在安全设计上存在缺陷。随着来自互联网威胁的日益增多，攻击者可能利用已知的安全
