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1、物业公文、资料管理规程 1 目的 确保对文件和资料 (包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。 2 适用范围 适用 XX 大厦管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/ 用户资料、财务资料等。 3 职责 3.1 客服中心设专人负责公文、资料的管理。 3.2 客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。 3.3 客服中心负责质量体系文件的存档工作。 4 质量要求 1.1 文件资料管理全过程 1.1.1文件资料的归档范围 A. 行政文书：外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书 刊、合同 正本、备份软盘、相关报纸。 B. 人事劳资：员工档案、培训档案。 C.
2、 经营财务：经营合同、财务资料。 D. 业主/ 用户管理：业主/ 用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/ 业主/业主/用户 变更情况等。 E. 工程技术、设施设备管理：竣工验收资料（图纸、说明书、质量保证书、 公共设施设备验收资料） 、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公 用设施修缮养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记 录） 、接管验收资料、 功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理 及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。 F. 管理资料：为业主 / 用户提供服务所需的文件， 如政府部门或上级管理机构 发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外
3、来文件，以及业 主/ 业主/ 用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。 1.1.2文件资料的归档要求 A. 归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料 的完整性、系统性、准确性和真实性。 B. 归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印 件，但必须附上说明。 C. 归档文件必须进行科学分类、立卷( 格式见标识一 ) 和编号，档案目录应编 制案卷目录、卷内目录。 1.1.3文件资料的保管 A. 资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下 地排列，以便于管理和查找。 B. 资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。 C. 胶片
4、、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。 D. 每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损 或变质档案要及时进行修补和复制。 1.1.4 档案盒的运用 (格式见标识二 ) 1.1.5 档案资料的借阅 A. 文件调阅权限： a)财务资料除主任外， 非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及 主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。 b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。 c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/ 用户档案、非工作范围内的质量管 理文件须由管理处负责人批准。 B. 本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写借阅申
5、请单 ，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在借阅登记表 上作 好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20 日内归还，书籍 45 日内 归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。 C. 外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档 案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内 查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。 D. 借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅 者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报， 应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的责任。 1.2分项管理要求 1.2.1公文的管
6、理要求 A. 通知、工作联系函、会议纪要：通知、工作联系函、会议纪要等主要是管 理处、管理处、部门之间的文件联系。 B. 对外发文 ( 业主/ 用户) ：凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文 必须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。 C. 对外联系函：由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。 D. 外部来函：管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外 部来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好 签收记录；如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。 1.2.2业主/ 用户资料的管理要求 A. 为便于掌握各业主 /
7、 用户的基本情况， 应建立一户一档制， 并实行电脑化管 理。 B. 业主/ 用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/ 业主/ 用户姓名 ( 是单位 的还应有营业执照、 法人身份证复印件等 ) 、人员情况、 紧急联络电话及联 络人等。 C. 业主/ 用户档案建立后， 需将所有的情况输入电脑， 以便及时查找， 更新有 关内容。 D. 业主/ 用户资料要严格保密，严禁外借。 1.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求 A. 工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料 均需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储， 以方便调阅。 B. 工程资料原则上不得借出。如
8、确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处 主任签字，外借时间不得超过一周。 2记录、标识 2.1 标识一 : 立卷格式 2.2 标识二 : 档案盒卷脊格式 ( 侧面) 2.3 标识三 : 对外发文 ( 业主/ 用户) 格式 2.4标识四 : 对外联系函、传真格式 2.5 借阅申请单 2.6借阅登记表 标识一： 1.立卷封面 : 立卷卷面 档号： 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级 2. 首页目录 : 卷内文件目录 序 号 文件 编号 责任者文件资料题名 日 期 数量 备注 册份张 标识二 : 卷脊格式 : 档案盒 (侧面) 档号 案卷题名 标识三 : 对外发文 ( 业主/ 用户) 格式 通 告 编号： 敬启者： 正文 此致 中航物业长沙分公司 华菱嘉园管理处 年月日 关于的通知 编号： 正文 特此通知 中航物业长沙分公司 华菱嘉园管理处 年月日 标识四 : 1. 对外联系函格式： 2. 传真格式： To：公司From：公司 先生 /女士先生 /女士 Attn ：(转呈)Address(地址) Fax：Fax： Tel： Re：(事由 ) 正文 特此函达 顺颂商祺 /希速见复 /请速予办理为盼！ 签 名: * 大厦管理处 联系函 致： 事由： 特此函达 顺颂商祺！ 年月日 呈送： 抄送： 打印：校对：
