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1、文 秘 管 理 第一章 文秘管理概述 第一节 管理与文秘 一、管理 管理就是管辖（决策、协调、调节、领 导、服务、艺术） 二、文秘 文秘秘书文书 （外延最宽）（外延较宽）（外延最窄） 1、我国“秘书”概念的演进 古代现代新时代 从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划 策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单 凭老经验办事转变为实行科学管理；从被动服务 转变为力争主动服务。 新时期秘书的定义：从事办公室程序性工作 、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施 提供服务的人。 2、国外“秘书”概念的涵义 Secretary ： （1）指职位与职业（job） （2）指具有这种职位，从事这一职业的职员
2、（ officer）或人员（person） （3）指一种官员（officer），即书记、干事、 大臣、部长等. 开篇指出：“很清楚，今天的 秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来 越多的经理指望自己的秘书成为行政管理的助手 。”“随着经理作用的不断增强，现在一个精干而 可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁， 而且还应当是协调经理的左右手。”“由于现代事 务向全球扩展和延伸，促进经理们重新考虑秘书 应起的作用以及应该委付的责任和赋予执行的权 力。 国际秘书联合会给秘书下了这样的定义: 秘书 应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室 工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出 自己的责任
3、感，以实际行动显示出主动性和正确 判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决 定。 三、管理与文秘 管理 领导 文秘 第二节 文秘管理的特性和作用 一、特性 1、政治性 2、辅助性 （1）精力辅助：为领导安排好日程；为领导者 挡驾；摘录要点；撰写讲话稿。 （2）智力辅助：广泛收集信息；超前搞好调研 ；正反两方面推敲。 3、被动性 领导活动_需求线 文秘活动_追逐线 4、隐匿性 谢尔曼严当：衡量一个好的总统秘书，要以 他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而 不是他的成就，一切成果都属于总统。 上条逸雄：秘书的形象是千差万别的，但 总的来说，秘书是把上级的目的作为自己 的目的，并能很好补助上级
4、工作的一种职 务上级与秘书的关系是：一表一里， 一明一暗。作为一名秘书必须清楚，不论 怎样去代替上级工作 第三节 文秘管理的一般规律和发展趋势 一、一般规律 二、发展趋势 1、社会化 2、专业化 3、现代化 4、女性化 （1）女性擅长处理人际关系 （2）女性耐心、细致、条理性强 （3）女性记忆力强 （4）女性具有打字天赋 （5）女性天性谨慎，易于保密 （6）女性能协调办公室气氛 肖乾：“都受过专门训练，衣冠整洁，落落大 方，工作起来能干熟练。个个会打字、速记、整 理帐目，有礼貌地接待客人和接电话。她们手头 都有个本子，记下电话内容，并且及时提醒我 例如该赴什么约会或参加什么活动。凡是只要 我把
5、意图讲明，她们就会让工作顺利地开展，既 不越轨，也不事事罗嗦她们把事务一古脑儿 接了过去。不论我在大西洋彼岸闯荡还是驰骋欧 陆，办事处始终顺利地运转着。这些女秘书还开 展广告业务，为办事处增加财源，购置起奥斯汀 轿车和彩色印刷机。”作者满含感激之情地写道: “回国后,老板夸我能干,其实,倘若没有秘书,我匹 马单枪又能做什么呢!”作者还叙述了这些女秘书 都由介绍所推荐而来,并负责担保.她们每离开一 个地方,雇主都得写出工作鉴定。 （7）现代知识女性择业观的体现 （8）女性生理性适合于文秘工作 第二章 文秘管理的职能 第一节 办事职能 一、办事是办公厅（室）工作的基础职能 在我国，在高层机关叫办公
6、厅，在中层和基 层机关则叫办公室。办公厅或办公室是党政机关 、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事 务的机构，是设在领导身边，直接为领导服务的 综合部门，是沟通上下，联络左右的枢纽和桥梁 ，是领导工作的辅助性机构。 二、提高办事效率的途径和方法 1、统一指挥，步调一致 2、因事设岗，明确职责 3、合理安排，环环相扣 4、推倒文山，填平会海 5、坚持催办制度，做好督查工作 6、改善工作条件，提高办事效率 7、训练人员素养，适应工作需要 8、树立效率意识，加强时间管理 第二节 参谋职能 第三章 文秘工作队伍的培养与组织 第一节 文秘工作队伍的基本素质 一、文秘人员的基本素养 1、思想政治素质
7、（1）政治素质 具有坚定的政治立场、高度的党性修养；具 有强烈的革命事业性和高度的政治责任感；具有 高度的组织纪律性。 （2）思想观念 服务观念：重点是为领导者的工作服务，并 由此延伸到为组织成员和社会成员提供服务。 全局观念：其职责是协助领导统领全局，综 合协调方方面面的利益关系。 时效观念：遇事要耳聪目明，头脑反映快。 处理事务和问题要行动敏捷，看准了就要动手干 。 创新观念：思考怎样提高工作效率，怎样当 好领导的参谋，搞好策划。 （3）职业道德 忠于职守，忠诚可靠 埋头苦干，甘为人梯 服从领导，贯彻意图 实事求是，秉公直言 谦虚谨慎，平等待人 严守保密，防意如城 严谨细致，准确迅速 2、
8、智能结构 智能结构包括知识、智力和能力。其中知识 是基础；智力是核心，是获取知识和发展能力的 前提；能力是知识和智力的检验标准，也是智能 结构优化的目的。 （1）知识结构 基础知识：人文社会知识、自然科技知识、 横断学科知识 相关知识：管理科学知识、心理学知识、社 会交往知识等 专业知识：普通秘书学、分支秘书学、秘书 写作学、秘书心理学、调研学、会议学、信访学 、文书学等。 （2）智力结构 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力 （3）能力结构 表达能力 调研能力 交往能力 管理能力 办事能力 3、心理素养 （1）影响心理健康的因素 第一，负担过重 政治上的红人，工作上的忙人，生活上的穷 人，
9、身体上的病人。 第二，舆论压力 第三，关系复杂 （2）心理素养的培养 第一，乐观、幽默、克服紧张心理 第二 ，自信、坚韧，加强心理挫折防治 第三，向上、竞争，防止嫉妒心理 寒山说；“世界谤我、欺我、辱我、笑我、贱 我、恶我、骗我，又如何处之？” 拾得回答道；“只是忍他、让他、由他、避他 、耐他、敬他、不要理他，再过几年，你再看他 。” 二、文秘工作队伍的整体素质 第二节 提高文秘工作队伍素质的主要途径 一、组织途径 1、优化组织氛围 2、提供成才机会 3、重视考核评定 二、个人途径 第五章 调 查 研 究 第一节调查研究在文秘管理中的作用 一、调查研究是做好文秘管理工作的基础 二、调查研究是文
10、秘人员辅助决策的关键环节 三、调查研究是提高文秘人员能力的重要途径 第五章 信息工作 第一节 信息的特性与类型 一、信息的涵义 浪子江湖信息稀，疲兵开塞肌肤裂 信息包括自然信息和社会信息，既有物质的 ，又有观念的。 信息就是事物的存在方式和相互反应的运动 过程，以及关于这种存在方式和运动过程的客观 反映和表述，是运用各种载体对客观事物的描述 、传输，它包含在消息、情报、知识、新闻、资 料之中。 二、信息的基本特征 物质、能量、信息是人类社会发展所必需的 三大资源。物质给人类提供材料，能量向人类提 供动力，信息则给予人类知识和智慧。所以，信 息具有与物质、能量大不相同的特征。 1、客观性 2、传
11、递性 3、共享性 4、时效性 5、开发性 邓小平：“开发信息资源，服务四化建设。” 三、信息的类型 第二节 文秘人员信息工作的特点和意义 一、文秘人员信息工作的特点 信息工作是围绕信息进行的一系列工作，包 括对信息进行收集、整理、传递、利用和储存等 程序。 1、针对性 2、系统性 3、超前性 4、实用性 5、保密性 二、文秘人员信息工作的意义 1、信息工作是领导决策的依据 2、信息工作是领导者顺利实施决策的关键所 在 3、信息工作是文秘部门做好其他工作的重要 条件 第三节 文秘人员信息工作的程序 一、信息的收集 1、信息收集的内容 系统内信息 上级信息 平级信息 社会信息 历史信息 国际信息
12、2、信息收集的途径 信息网络渠道 会议渠道 调研渠道 有关工作渠道 社会团体调研 传媒渠道 二、信息的整理 筛选加工制作 三、信息的传递 口头传递书面传递电讯传递 四、信息的存储 案卷存储电脑存储 五、信息的利用 第八章 公关工作 哈罗博士说；“公共关系是一种独特的管理活 动。它帮助一个组织建立并维持与其公众之间的 沟通、理解、认可和合作；它参与各种问题和纠 纷的处理；它帮助管理部门了解民意并作出反应 ；它确认和加强为公众利益服务的管理责任；它 作为社会趋势的监视者，帮助管理部门与社会变 动保持一致。它以有效的传播技术、沟通技术和 调查研究技术作为其基本工具。” 第一节 公共关系的涵义和特征
13、公共关系是一个组织在运行过程中，为 了使自己与公众相互了解、相互合作而采 取的行为规范和进行的传播行为。 基本要素：社会组织、公众、传播 公共关系的特征：客观性、公众性、交流性、 传播性、协调性和服务性 第二节 文秘工作与公关的共同性 一、从文秘人员和公关人员的职责来分析 文秘人员的职责：调查研究、收集处理信息 、办理会务、处理信访、协调关系、督促检查、 处理文书档案、安排礼仪活动、处理日常事务等 公关人员的职责：树立组织良好形象、处理 各类公众关系、建立信息网络、监察社会环境、 接待各方面公众、处理许多来信、调查研究、组 织各种公共关系、承担会务工作筹划参观、庆典 、剪彩、宴请等各种形式的公
14、共关系活动。 共同点：树立组织良好形象、收集处理信息 、接待来宾、协调上下内外关系、办理会务、筹 办礼仪等。 区别：文秘人员的工作对象侧重与组织内部 ；公关人员的工作对象侧重于组织外部。 二、从文秘部门和公关部门的工作性质来分析 文秘部门和公关部门都不是决策机构和权力 机构，而是辅助管理机构和服务机构，两者在工 作性质上存在着共同性： 文秘工作最根本的性质是辅助性，即辅助领 导实施管理。如何有效地辅助领导进行管理，是 一种管理的艺术。公关工作的性质也是辅助性、 服务性的，公关工作是一种传播活动。如何做好 传播活动，也是一种管理艺术。 三、从文秘部门和公关部门的作用来分析 文秘部门的作用：辅助、
15、参谋、协调、枢纽 、耳目、门面窗口。 公关部门的作用：耳目、参谋、协调、门面 窗口。 相同点：耳目、参谋、协调、门面窗口 第三节 文秘人员要重视公共关系 一、树立公共关系意识 所谓公共关系意识，就是承认并相信公共关 系是谋求成功的一种必不可少的手段，也就是说 要通过“我”的努力为组织取得尽可能多的公众信 赖与权威，树立组织良好的形象和声誉，推动事 业发展的观念。 1、树立组织良好形象的意识 （1）良好形象是组织立足社会的基础 （2）良好形象能使组织在竞争中处于优势 （3）良好形象还是组织获得效益的源泉 良好形象的标准： 一是在外部公众面前树立良好形象； 二是在内部公众面前树立良好形象 2、双响
16、沟通的意识 沟通是指信息和观点的交流。它是社会组织 的一种基本行为。 卡内基：没有沟通就没有组织。 双向沟通也称双向信息输入或双向信息流通 （1）领导部门和内部员工之间的信息交流 文秘人员要协助领导将组织的真实情况，包 括制定的政策、措施、制定的依据以及政策、措 施对组织和公众双方的益处等情况，坦诚、准确 、及时地传播给公众，并进行解释、疏通，让公 众理解、接受。这种“说真话”的方法，法国称“玻 璃小屋”，日本称“金鱼缸”，我国则称之为“增加透 明度”。 （2）组织和外部公众之间的信息交流 3、广结良缘的意识 文秘人员必须具有广结良缘的公共关系意识 ，与内部公众、政府公众、新闻媒介公众、消费 者公众和社区公众建立并保持良好的关系，使双 方相互适应、相互合作，让组织广结良缘，朋友 遍布天下。 4、双方得益的意识 公共关系处理公众关系的核心就是平衡组织 与公众的利益、需求，注意两者的互利互惠，达 到利他与利己的有机统一。而在追求组织与公众 利益的统一过程中，首先要尊重公众的利益、满 足公众的需求，“让人先得利，最后对自己也有利 ”，这是公共关系的重要准则之一。在某种特定情 况下，组织还应主
