1 目的 为确保部门质量管理体系中所编写文件的系统化和运行过程的规范化，并具有可操作化，特编写本规则2 适用范围适用于本质量管理体系中所有文件的编写、修改与可追溯性3 方法与要求3.1文件的格式3.1.1 公司码文件编号规定中的公司码取公司名称中“豫新”拼音开头的大写字母“YX”3.1.2 文件类别码文件共分四级、十类，取文件类别英文单词的首字母组成类别码，如质量管理手册代号为“QM”，程序文件代号为“PD”，管理制度代号为“MS”级别、类型、代号及分类标准详见下表文件级别文件类别类别码备 注一级文件质量手册QM包括质量方针、质量目标二级文件程序文件PD控制程序、流程三级文件管理制度MS企业内部的管理制度、规定管理责职MR部门职责、岗位说明书应急预案MP预案、处置方案工程技术文件GJ通用标准、内部标准、外来标准、施工规范、质量计划、施工方案等部门文件MI部门管理办法、管理制度、管理规定作业指导书WI检验规范、作业指导书操作规程OP设备操作规程、说明书等四级文件质量记录表格FM各种表格，填有数据的即为记录3.1.3序号码同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始3.1.4部门码部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：部门名称代号部门名称代号物控部WK财务部CW技术部JS综合办公室ZH项目部XM质量安全部ZA工程部GC开发事业部KS公司级体系文件TX3.1.5质量手册编号质量手册的编码以“公司码-文件类别码-年份”形式进行，即YX/QM-20143.1.6程序文件编号程序文件的编号方式按“公司码/文件类别码-序号码-体系码-年份”进行。
例如：《文件标识和可追溯性》的编号 YX/PD01-TX-2014公司级体系文件 序号码，文件编制顺序 文件类别码 公司码3.1.7制度文件编号制度文件的编号方式按“公司码/文件类别码-序号码-体系码-年份”进行例如：YX/MS01-TX-2014 公司级体系文件 序号码，文件编制顺序 文件类别码 公司码3.1.8作业指导书、部门文件及操作规程编号作业指导书的编号按“公司码/文件类别码-部门码-序号码-年份”方式进行格式举例：YX/WI-ZA01-2014序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；部门类别码，表示为质量安全部的文件； 文件特征码 ，表示为三级文件；公司码 3.1.9质量记录表格的编号质量记录表格的编号按“公司码/文件类别 -序号码”方式进行格式举例：YX/FM-001 序号码，表示为公司的第一份表格 表格的特征码 公司码3.2文件的版本号版本号：以大写英文字母A、B、C、D...依次表示文件的第一、二、三、四...版；对文件进行重大更改，整份重发应顺次提升版本号整数位，数字位归零，如A/2改为B/0等。
修改号：以阿拉伯数字0、1、2、3...表示文件的修改次数示例：A/0表示第一版，未修改对文件进行重大更改，整份重发应顺次提升版本号整数位，数字位归零，如A/2改为B/0等对文件进行非实质性更改，每更改一次，该文件版本号应顺次提升数字位，如由A/0改为A/1、由A/1改为A/2…等3.3文件要求3.3.1为保持公司文件格式的一致性，统一格式如下：正文主标题：宋体小三号，加粗；版本号：宋体五号；正文次标题：宋体小四，加粗；正文内容：宋体小四；正文行间距：1.5倍行间距3.3.2文件大纲编号示范1 XX1.1 XXX1.1.1 XXX1.1.1.1 XXX(1)XXX(2)XXX① XXX a XXXX1.1.1.2 XXX4 文件的可追溯性为实现文件的可追溯性，公司的管理手册、程序文件、管理制度、管理职责、应急预案、作业指导书、操作规程等重要的文件保存期限为长期保存，而公司的一般记录清单和有效文件，保存期限为10年以上5 引用无6 记录无 拟制： 审核： 批准： 。