KA结算基础培训 杜军2014年10月25日 Contents 目录 一 KA结算财务术语二 KA结算基础管理三 主要KA系统结算流程四 代配送及代结算的处理 一 KA结算财务术语 一 KA结算财务术语 卖场财务术语1 账期 指卖场与供应商合同约定在收到供应商货物后支付供应商货款的期限 分为货到 票到和月结 假设 以30天为例 假设1月15日送货 1月20日交票 则 1 货到30天 结款期为 1月15日后30天为2月14日 结款日为商场2月14日后的最近付款日 2 票到30天 结款期为 1月20日后30天为2月19日 结款日为商场2月19日后的最近付款日 3 月结30天 也就是说1月1日到1月31日的货物 卖场都视为同为一批货处理 账期应从2月1日算起推后30天为3月2日 结款日为商场3月2日后的最近付款日 2 年节费 指供应商在年节 一般全年5节 元旦 春节 五一 中秋 国庆 的时候 向卖场按合同支付的赞助费 3 进场费 新供应商进场向卖场支付的费用 4 新店进场费 供应商在卖场新店开张时所支付的赞助费 同时 供应商所销售的产品可按事先约定进入新开店陈列及销售 无需再支付任何费用 5 店庆费 一般指零售商门店的周年庆 供应商一般须向零售商提供一定的赞助费 6 老店翻新费 零售商的门店重新装修 供应商一般须向零售商提供一定的赞助费 7 新品费 按单品计算 即每项单品进入卖场须向卖场缴纳的入场费 严格意义上说是在卖场系统中出现了新的条码才称为新品 新品费只在供需双方合作过程中才发生 新供应商进场已经体现了品项 是不存在新品概念 而是基本品项 8 返利 对卖场业务的鼓励 一般为月度返利 年度无条件返利 年度目标返利 返利的核算依据是卖场的进货额 9 帐扣 帐扣是卖场对于费用的收取方式之一 费用在货款上体现 如供应商应结货款为10万 对费用1万的情况下 供应商开具10万发票 卖场开具1万的费用发票给供应商 同时支付9万货款给供应商 10 货款扣 货款扣 费用在货中体现 如供应商应结款为10万 费用1万 供应商开具9万发票 不提供费用发票 一 KA结算财务术语 一 KA结算财务术语 11 商品经营方式代销 是先销售后结款 按销售额扣一定的比例后结款 经销 按入库的商品进价结款 主要区别在于 商品的结款方式 商品的所有权的不同 12 商品计价方式 一 KA结算财务术语 A 倒扣 是按供应商提供的零售价倒扣一定比例计算进价的方式 例 零售价为100元的商品 倒扣25 零售价进价100元100 1 25 75元商品销售收入为零售价 商品销售成本为进价 毛利额为商品销售收入 商品销售成本毛利率为毛利额 商品销售收入 即倒扣率 倒扣率以 表示倒扣率25 为 25 12 商品计价方式B 顺加 是按供应商提供的进价顺加一定的比例计算零售价的方式 商品进价100元的商品 顺加30 进价零售价100元100 1 30 130元商品销售收入为零售价 商品销售成本为进价 毛利额为商品销售收入 商品销成本 毛利率为毛利额 商品销售收入顺加率以 表示 顺加率30 为 30 一 KA结算财务术语 12 商品计价方式C 相互关系 已知顺加率求倒扣率倒扣率 1 1 1 顺加率 23 1 1 1 30 已知倒扣率求顺加率顺加率 1 1 倒扣率 130 1 1 23 1 一 KA结算财务术语 二 KA结算基础管理 一 订单管理流程 1 获取订单 门店层面下达订单此类重点零售客户的门店自己管理进货 销货和库存 如家乐福 每家门店独立向供应商下达订单 总部的作用是维护供应商信息和产品信息 优点是各门店的销售动态能掌控 好门店跟进及时不会出现断货 缺点是直送门店成本高 总部层面下达订单总部系统根据各门店的销售和库存情况 会向供应商就所需补货的产品代所有门店下订单 供应商将货送到重点零售客户的DC 配货中心 客户再通过内部要货申请 自行配送到各门店 如卜蜂莲花 沃尔玛等 优点是配送费用低 一般占销售的3 4 缺点是不易掌控销售动态 容易出现断货 空排面的现象 重点零售客户向供应商下达订单意味着双方之间贸易关系的实质性启动 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 订单管理 随便举例 1 我们投资高额费用买堆头 销售效果也不错 可是某一天脱销了 要马上督促客户赶紧下单 要知道这个时候1天的销量是平时10天的销量 2 新品已上市 客户系统里已经输入相关产品的信息 可是门店一直未订货 我们的是季节性产品 但是希望在秋季来前再稍早点就让我们的产品占满门店的库存 以减少竞争对手的产品储备 例如欧尚系统 3 过两天 我们董事长要来看市场终端 可能不巧的是您区域的门店有几个单品缺货 这是由于门店的订单员疏忽造成的 但是你必须在门店下次正式下订单前就拿到1张临时订单 或者直接送货到门店再补单 否则一切都太晚了 综上所述 顺利获取订单应当全面了解重点零售客户下达订单的情况 概括的讲 Who 在整个订单过程中 涉及到哪些人 谁可以影响订单 How 订单式怎样产生的 订单又是如何传递给供应商的 When 何时下订单 是否有固定的时间 非固定时间 能否获得订单 供应商要想顺利获得订单 应该了解重点客户内部订单式依何程序而产生的 这样可以帮助供应商在特殊的情况下知道通过何种途径得到订单 或影响重点零售客户订货的数量 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 订单管理 一 订单管理流程 参考家乐福订单的W H W模式 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 订单管理 纵观以上订单到发货的程序 其中牵涉到许多的流程 尤其是还有很多的文件需要转换 不仅十分耗费人力 时间 还容易发生错误 随着信息技术的广泛应用 这些流程被大大简化 2 处理订单 一 订单管理流程 应根据重点零售客户系统的特殊要求 整合公司与客户的两套系统 将客户的订单转换为公司自己的订单模式 特殊情况在订单上备注 注意每天处理订单的最后时间 往往门店下单日与到货日比较紧凑 若订单当天未处理 则非常可能导致延迟送货 所以KA经理应明确告知重点客户订单日最晚几点将订单上传系统 及时跟进 公司内部的订单一般是五联单 一联订单打印留底 一联仓库配货 一联验收出库 一联物流配送随货同行 客户验收后随车带回 一联财务留财务 个别重点客户系统要求形式发票同货走 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 订单管理 1 送货与收货 鉴于重点零售客户内部的管理体制 供应商应当了解一下重要事项 虽然订单上有到货日和订单取消日 实际送货时间由于自己公司车队的安排或者第三方物流的不可控因素 可能会早或晚 要了解客户是否能收取早到或晚到的货物 并且有些客户还要在送货前预约 收货时要验证预约号 重点零售客户要求供应商运货时 是否还要求随货携带除订单外的其他资料 有的只需随货携带订单即可 有的则要求携带一份原始订单和订单复印件 有的要求供应商随车携带形式发票 掌握客户的收货时间 早5点到9点是收生鲜的时段 其他货物是早9点到下午6点 早到或迟到都没办法收货 外地的送货车辆更是要多停留一晚 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 送货管理 各个重点零售客户的收货标准都有不同的规定 以 识别货品 为例 有的用条码枪扫送货品的国际码 有的在收货时以核对产品名称为主 若条码不变单品名称变更 可能超市有拒收的风险 比如联华规定 同一条码的产品在系统变更名称前必须要销售完库存中旧名称的产品 这就给新品上架带来了延后效应 重点零售客户一旦发生拒收的应急解决办法 KA代表及时联系门店主管等重新补单 或者第三方物流商建立起相应的客情关系 通过其也能帮忙协调解决 毕竟拒收给我们供应商带来的经济损失是明显的 拒收是送货与收货环节最大的问题 拒收率也是重点零售客户管理这一环节的重要指标 为了降低拒收几率 建议KA经理和KA代表一起对每次拒收都记录拒收原因 然后将这些原因分类并长期跟踪 协同相关部门从程序上消除这些原因 以下是某咨询公司就重点零售客户拒收的原因分析 A 客户中途修改订单 销售 占15 B 客户无理拒收 销售 占7 C 错装 漏装 多装货物 仓管 占8 D 送货时间延误 运输 占11 E 箱包装不足 生产 占7 F 条形码无法识别 生产 占3 G 订单输错 客户服务 占49 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 送货管理 二 送退货单管理 2 退货 退货给供应商利润造成的伤害是极大的 会直接从供应商的纯利润中挖掉相当一部分用以补偿退货造成的损失 一方面退货浪费了大量的系统资源 采购 换包装 到门店的来回运费等统统浪费掉了 另一方面退货也加重了系统的负荷 因为要解决退货 要涉及到销售 客服 财务 物流 仓储等各部门经理的工作 诸如讨论 磋商 制定正式的程序 实施计划等等 而本来这些经理是可以将精力都放到创造价值的正常工作中去的 如果供应商有足够的与客户谈判的能力 可以在贸易合同中规定 若不退货则给予重点零售客户一定的不退货补偿 或者在进货额中享受一定比例的返利 从长远有效地控制重点零售客户的退货状况而言 应该积极的了解退货现象背后的原因 制定对策解决问题 从而由被动的 救火式的退货管理变为积极主动的退货管理 二 KA结算基础流管理 KA结算基础管理 送货管理 三 促销和费用管理 促销设置几项注意点 1 KA经理统一编排提报系统促销 变价促销做到系统超市和公司变价时间品项一致2 门店也可提报促销 需经KA管理部审批同意执行 门店需签订促销协议单 促销协议单需明确促销品项 促销形式 价格调整时间 对方签字或盖章确认等特殊说明 促销协议单应在活动前7天和结束后8天 也有前10后5的 送达重点零售客户结算设置变价 3 不变价的促销同样需经KA经理同意执行 活动结束后根据销售进行毛利补差 4 买赠促销 注意提报赠品的品项和数量 由营运支持部发出 二 KA结算基础管理 促销调价 KA结算基础管理 促销管理 三 促销和费用管理 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 费用管理 一是合同中约定的无条件费用 包括无条件返利 年节费 新店费等 二是合同中约定的有条件费用 这些费用往往和双方在某一方面的合作为前提 如目标返利 新品上架费等 三是各种临时促销活动的费用 如海报费 堆头陈列费 价格折扣促销补贴等 要从以下三个方面加强KA费用的管理 1 加强双方费用协议的管理2 加强已支付费用的记录3 加强双方费用的清理工作 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 费用管理 KA费用大致分为三类 对账后 开票回款 分款 费用 四 应收款管理 KA结算基础管理 应收管理 二 KA结算基础管理 加强应收帐款管理KA结算人员都必须熟悉所分管直营系统的结算帐期情况 对所分管KA系统帐期内的应收帐款进行核实 与各区域所辖门店业务负责人协调价格差异并督促回款差异 保障按时回收 防范货款风险 每月对实际滚动产生的系统 门店期初 期末的应收帐款明细情况等进行审核确认 并对各系统帐期内的 到期的 超帐期的应收款帐龄进行分类汇总分析 应款对账还关联着客户配送冲减 客户对账也是每月对账 KA结算拿到客户对账单有疑问的 必须当月给予回复 严格帐款差异控制应收帐款差异的产生根源主要在于供价不符和费用乱扣两个方面 系统 门店促销活动 市场费用 新年度对价格体系管理规范 其实都是一种降低 控制的方法 以做到月度汇总 跟进审核确认 四 应收款管理 二 KA结算基础管理 KA结算基础管理 应收管理 三 主要KA系统结算流程 大润发 三 主要KA系统结算流程 大润发商品状态说明 三 主要KA系统结算流程 说明 要密切注意大润发商品状态的改变 并在商品状态发生改变时采取措施 滞销期超过105 90 90天 百货 生鲜 杂货 可以直接由状态1转入8 电脑自动完成 滞销商品 食品连续20天 含 以上 非食品连续30天 含 以上未销售的商品 音像制品 书籍 化妆品连续60天 含 以上的未销售的商品 滞销商品会转入5状态 三 主要KA系统结算流程 大润发商品状态说明 大润发门店所下订单全部都是以书面的形式 其中 订货号码 这一项十分重要 大润发的结。