第四章第四章 会计软件操作会计软件操作第一节第一节 电算化会计核算基本流程电算化会计核算基本流程一、手工会计核算流程一、手工会计核算流程(一)手工会计核算形式1.汇总记账凭证核算形式2.记账凭证核算形式3.科目汇总表核算形式 ，根据科目汇总表登记总账(最常用的形式)(二)手工会计核算流程的缺陷1.数据大量重复2.信息提供不及时3.准确性差4.工作强度大二、电算化会计账务处理流程二、电算化会计账务处理流程(一)日常账务处理1.编制记账凭证2.凭证审核3.记账4.结账(二)电算化会计报表处理流程1.报表格式定义2.报表公式定义3.报表数据生成三、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别三、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别1.数据处理的起点不同2.数据处理方式不同3.数据存储方式不同4.对账方式不同5.会计资料的查询统计方式不同第二节第二节 电算化会计账务处理流程电算化会计账务处理流程下面以用友畅捷通 T3 软件为例，对财务软件处理流程进行系统讲解用友畅捷通 T3 软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统该软件以客户为核心，集产、供、销、财一体解决方案，突出了对关键流程的控制，实现了对主要业务过程的全面管理，其智能化管控平台支持立体综合统计分析，使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌，为企业科学决策提供依据。
此外，其易学易用的流程化设计，方便安装的特性，便于广大院校、个人用户学习使用一、总体框架一、总体框架( (一一) )总体结构总体结构T3 由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成，本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统 (二二) )企业账套建立及系统启用基本操作企业账套建立及系统启用基本操作1.操作流程企业建账的工作流程如图所示为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程二、系统管理操作二、系统管理操作( (一一) )系统管理使用者系统管理使用者鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制系统只允许以两种身份注册进入系统管理一是以系统管理员(admin)的身份，二是以账套主管的身份1.以系统管理员的身份注册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出(恢复和备份)，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。
系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性2.以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转)，以及该账套操作员权限的设置 (二二) )启动与注册系统管理启动与注册系统管理例 4-1：以系统管理员(admin)的身份启动并注册系统管理 (三三) )增加操作员增加操作员操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密只有系统管理员有权限增加操作员增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：编号、姓名、口令和所属部门例 4-2：( (四四) )建立账套建立账套建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。
为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：(1)账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径T3 下最多 999 套)由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期2)核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称3)账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。
记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同行业性质表明企业所执行的会计制度行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理编码方案设置包括级次和级长的设定级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求以会计科目编码为例，如果在确定编码方案时，设置会计科目编码规则为 4-2-2，意味着企业会计科目编码共分四级，一级会计科目为 4 位，二级会计科目为 2 位，三级会计科目编码也为 2 位。
那么在建立会计科目时，就需要遵从以上设置原则，如银行存款各级科目编码示意如下：科目名称：银行存款-中行-人民币科目级次： 一级 二级 三级科目编码： 1002 01 01编码规则： 4-2-2数据精度：是指定义数据的保留小数位数在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性例 4-3：(1)账套信息账套号：888;账套名称：北京新瑞科技有限公司;采用默认账套路径;启用会计期：2011 年 1 月;会计期间设置：1 月 1 日至 12 月 31 日2)单位信息单位名称：北京新瑞科技有限公司;单位简称：新瑞科技3)核算类型该企业的记账本位币为人民币(RMB);企业类型为工业;行业性质为 2007 年新会计准则;账套主管为陈力;按行业性质预置科目4)基础信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类5)分类编码方案科目编码级次：4222其他：默认(6) 数据精度该企业对存货数量、单价小数位定为 27)系统启用“总账”模块的启用日期为“2011 年 1 月 1 日” (五五) )权限分配权限分配根据企业内部控制的要求，系统操作员要有严格的岗位分工，不能越权操作。
权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限，严禁越权操作的行为发生系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权;而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限例 4-4：(1)陈力--账套主管负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始设置工作;负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行;负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作;负责报表管理及其财务分析工作具有系统所有模块的全部权限2)李南—出纳负责现金、银行账管理工作具有“总账-出纳签字”权限，具有“现金管理”的全部操作权限3)刘阳—会计负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限 (二二) )系统初始化系统初始化1、设置选项首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。
这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全1.凭证控制设置(1)制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制●制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列●资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示●可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目(如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目)，一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项●允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证●支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能●制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单2)外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额3)凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制●凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。
并应通过“明细权限”去作进一步的设置●出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账2.账簿设置3.明细权限设置例 4-5：设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数2、设置部门档案部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集;提供职工薪资按部门统计;企业购置的固定资产需要按部门进行管理例 4-6：部 门 编 码部 门 名 称部 门 编 码部 门 名 称1综合部2销售部101管理室3采购部102财务室4研发部3、设置职员档案职员是指与企业业务活动有关的企业员工如采购员、销售员等设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况;按职员统计销售业绩;追踪订单等例 4-7：职 员 编 号职 员 名 称所 属 部 门101张明管理室102陈力财务室103李南财务室104刘阳财务室201赵达销售部301白方采购部401周江研发部4、设置客户档案如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案将企业客户的详细信息录入客户档案中建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。
在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。