XXXX精密加工厂标 题文件管理程序编号QP-002页 次1/5制订部门品管组版次A00制订日期2004/09/181. 目的为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关课门能及时获得适当且有效之最新文件2. 范围本公司内、外课联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之3. 权责文 件 类 别制 定审 核批 准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件品管组管理者代表总经理三阶文件各相关人员品管组管理者代表四阶文件各相关人员品管组管理者代表4. 定义本公司文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：QM: 一阶文件QP: 二阶文件OS: 三阶文件QR: 四阶文件4.2 系统文件:质量手册,为本公司第一阶文件4.3 程序文件:管理评审、内课品质审核、品质制度、文件与资料管制等,依质量手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件4.4 指导书文件:标准书、细则、规范、通则等文件,为本公司第三阶文件4.5 制造文件:原理图、承认书、模具图纸、作业指导书等为公司第三阶文件4.6 外来文件:从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等属第三阶文件。
4.7 记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三阶所衍生的记录资料等为本公司第四阶文件5. 作业内容5.1 各阶文件编号如下：5.1.1 一、二阶文件的编号为 5.1.2 三阶文件的编号为：5.1.3 分类码见下表：类别代码法律法规标准STD承认书ACK政府公文等GOV课门代码见下表:课门代码总经理GM副总经理VGM财务课FID制造课RPD业务课SAD品管组QCD总务课TBD5.1.5图纸管理按如下规则进行编号：5.1.6 记录编号格式如下:5.2 文件制订、修订、废止的制作ISO文件包括质量手册,程序文件,三级文件,表格等的制订、修订或废止时,由主办及相关课门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后,填写《文件申请单》经管理代表批准后,依次编号, 并附《文件分发登记表》注明发行课门及份数,由品管组发行实施5.3 文件发放、回收5.3.1 经核准后之文件与资料,按《文件分发登记表》所需份数影印文件与资料加盖受控文件章后分发相关课门,并由签收课门于《文件分发登记表》上签章,修订或废止时则需与原《文件分发登记表》上记回收5.3.2 第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请课门,使用时由使用课门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发登记表》。
5.3.3 文件应保证清晰完整、易于认别5.4 文件管理、登录、归档5.4.1 正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被发时,需填写《文件分发登记表》,送核准课门签核后,再由品管组发行、收回5.4.2 旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖[作废]章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识5.4.3 对外提供给客户、供应商等文件,由获知课门或公司代表填写《文件分发登记表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从品管组领取相应份数的相应文件加盖受控文件章5.4.4 品管组/权责(登录/发行/归档) 品管组需将发行的文件进行登录发行存档5.4.5 借阅时经品管组核准,经批准方可借阅所管制之原件5.4.6 受控文件章加盖于每页文件右上角空白位置5.5 外来文件管理5.5.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章如是感热纸时,则需拷贝管理5.5.2 收发管理5.5.2.1 收发时,在《收发记录表》上登记,以便追溯5.5.2.2收到外来文件时，在《外来文件一览表》登记，呈管理者代表批准分发5.5.3 电子文档管理：各课门电子文档自行保存并定期备份，防止文件丢失。
6. 相关文件无7. 相关表单序 号相 关 记 录保 存 期 限备注1外来文件一览表半年2文件分发登记表一年3收发记录表一年8. 附件8.1 附件一: “文件受控”章8.2 附件二: “外来文件”章8.3 附件三: “作废”章8.4 附件四: “出图”章。