第三章 配送中心备货管理,第一节 订货管理 第二节 集货管理第三节配货管理,第一节 订货管理,一，配送中心订货方式 1.传统订货方式 （1）厂商铺货：厂商一家一家的送货适用于周转率较快的商品和新上市的商品（2）厂商巡货，隔日送货：巡货人员前一天到客户处询问缺货，隔天补货优点：巡货人员可以为商店整理货架，将自己的产品放在优势的货架上缺点：巡货需要花费成本，巡货人员乱塞货， 给商店管理者增加麻烦3）口头订货：订货人员通过向厂商订货 优点：方便，成本低 缺点：当订货品种，数量多时，错误率高 （4）订货：客户将缺货资料给厂商 优点：速度快，方便 缺点：传送资料品质不良时，需要增加事后确认，增大工作量 （5）邮寄订单：客户将订货单或磁带邮寄给供应商 优点：表达明确，不易出错 缺点：花费时间比较长，需要确认信息，效果比较差,（6）客户自行取货：客户到供应商看货、补货 优点：适用于距离较近的商店，可以省去配送作业 缺点：个别取货可能影响作业连贯性 （7）业务员跑单、接单：业务员到客户处推销产品，后将订单带回或传送回公司2，电子订货方式 （1）订货薄或货架标签配合手持终端机及扫描器：订货人员巡视货架，发现缺货后用终端机扫描货物标签，在输入订货数量，当所有订货资料输入完后，将信息传送给供应商。
（2）POS订货：通过将商品存档，设置安全存量，当销售一笔后，自动扣除相应数量，当库存低于安全存量时，自动将订货信息传送给总公司或供应商扫描器,POS机,（3）订货应用系统：由订货应用系统产生订货资料，有转换软件转成与供应商约定的共同格式，在约定的时间里将资料转送出去电子订货方式与传统订货方式相比，其传递速度快，可靠性好，准确性高，成本低，将会成为主要的订货方式二，订单处理,1，订单处理流程,接受订单,安排出货时间、拣货顺序,存货查询依订单分配存货,设计订单号码,建立客户档案,品种、数量、客户信息、订单价格,计算拣取时间,允许过期交货,存货足够,重新分配存货,重新调整,拣货,订单资料处理、输出拣货、送货、缺货单据,采购,过期交货,删除订单不足订货或取消整张订单,确认,否,是,是,否,是,否,2.订单内容检查与确认 （1）检查订货信息的准确性：商品数量、品种，送货日期等 （2）客户信誉的确认：配送系统第一步是查核客户的财务状况，以确定是否有能力支付订单货款 （3）订货价格确认：因为不同客户、不同数量其订货价格也不同，输入价格是系统应加以核验 （4）加工包装确认：对于订购的商品，要确定是否有特殊的包装要求、或贴标签等要求。
5）设定订单号码：每一个订单都应对应一个号码，这个号码是独一无二的，一般由控制单位或成本单位指定，便于成本计算，方便其他工作，且与该订单有关的单据都要附有此订单号码 （6）建立客户主档：将客户的详细信息记录成档案，主要包括：客户姓名、代号、等级型态、信用额度、付款金额及折扣，付款方式、配送路径、配送地点，等,（7）存货查询及依订单分配存货：输入商品代号时会出现库存数量，依据订单数量，看是否缺货 a 如果缺货则要提供商品资料或是此缺货商品已采购但未入库等信息将这些信息传递给接单人员，方便其与客户协调是否用替代品或延迟出货等，以提高接单率及接单处理效率 b 存货查询之后，最主要的工作是将大量的订单资料汇总分类，调拨库存，以便后续作业有效进行存货分配一般分为：单一订单分配和批次分配1）单一订单分配：输入订单资料时，就将存货分配给改订单，多为线上即时分配 2）批次分配：配送中心因订单数量多，客户等级多，因此通常将订单资料汇总，采用批次分配，以确保库存能作最佳的分配 批次分配要注意订单的分配原则：一般有按接单时间、按配送区域路径、按流通加工要求、按车辆要求等来划分 3）当按批次分配分配订单时，如果库存量少于订单重量时，可以按照4个原则来决定客户分配的优先性：,具有特殊优先权者优先分配 订单交易量或交易金额大者优先 对公司贡献大的订单优先分配 客户信用状况好的客户订单优先 （8）计算拣取的标准时间：配送中心必须根据订单交货时间有计划的安排出货时间，因此对于订单可能花费的拣取的时间要事先掌握，所有要计算订单拣取的标准时间。
首先，计算每一单元的拣取标准时间 其次，根据每一种产品的订货数量计算出每一种产品的标准时间 最后考虑一些纸上作业的时间，计算出整批订单的拣取标准时间,（9）依订单排定出货时间及拣货顺序：通过存货分配，对已分配好的订单，要安排出货时间和拣货顺序，考虑因素有：客户要求的交货时间，货物的存储位置，拣取的标准时间等 （10）分配后存货不足的处理： 替代品：如果允许替代品出货，可以以等量的替代品出货 重新调整：如果不允许替代品，也不允许延期交货，但公司也不愿失去该客户时，则需要重新调整存货分配 补送：如果客户允许不足额的订货有货时予以补送，且公司政策也允许，如果客户允许不足额的订货留待下一次订单一起配送，则采用补送删除不足额订单：如果客户允许不足额订单补货，但公司政策不允许，则删除订单；如果客户不允许过期交货，且公司也无法调整，则删除不足额订单延迟交货一是有时限延迟交货，二是无时限延迟交货，即不论需要等多久，客户都允许过期交货取消订单：客户希望所有订单一起送达，且不允许延迟交货，公司也无法重新调整，则只有将订单取消4,5,6,3.订单资料输出 （1）拣货单：拣货单的打印要考虑商品的储位，根据储位先后打印，有助于减少人员重复往返，拣货单上也要标明拣货数量、单位。
（2）送货单：在送货时，要附带送货单据给客户清点查收要确保送货单上的信息与实际送货物品相符，如果订单有异常，如缺货，则送货单上也标明缺货物品及数量 （3）缺货资料：对于缺货的商品或缺货的订单资料，系统应该提供查询报表打印功能，方便工作人员处理对于缺货商品，应提供商品资料，提醒采购人员及时采购；对于缺货订单，应提供相应的订单资料，方便接单人员与客户沟通第二节 集货管理,一，集货概念集货是配送中心根据客户的需要，为配送业务的顺利实施，而从事的组织商品货源和进行商品储存的一系列活动 “存货式配送中心”在接到订单后，因其拥有一定的存储设备，日常可以存储一定数量的商品现货，可以用库存满足顾客需要，及时组织配送 “订单式配送中心”由于不拥有存储设备，必须建立商品供应系统，一旦接到订单，及时调货，组织客户所需商品货源二，集货的作用 1.集货可使配送中心的配送活动得以顺利开展 集货作业是配送中心各项具体活动的第一关，任何配送活动，没有相应的货物保证，是无法完成配送任务的 如果集货人员业务不精，不熟悉供货商的情况，没有建立供货系统，等接到订单后在接触供货商，势必会导致商品在途时间长，浪费了时间，增加了进货成本，进而导致配送总成本上升。
如果供货渠道不畅，可能会使企业面临无货或缺货的境地，使企业无法按期配送货物，丧失信誉，降低竞争力相反，如果集货人员拥有各类商品的供货系统，了解供应商，能够及时的按照客户订单组织货源，根据需要补充库存，就可以使企业业务顺利开展下去，通过为客户提供满意的配送服务，赢得客户的信任和企业的良好信誉，有利于企业扩大市场 2.集货可以使社会库存结构合理，降低社会总成本 “零库存”并不等于没有库存，而是对社会总体库存结构进行合理的调整，通过资源整合，形成库存集中化生产企业和商业零售组织不设库存或少设库存，由配送中心实施供、存、销业务4,配送中心通过为生产企业统一提供原材料、零部件以及产成品，可以使生产企业用于购买原材料、零部件及销售的资金减少，进而降低企业的生产总成本，使企业的产品在市场上更具有竞争力 生产企业不用再分出人力、物力用于材料采购和产品储运，企业获得了更多的生产能力和市场销售能力，可以生产出更多更好的产品销售到更广泛的地区 对于一些大型的零售企业，如果各分店自行采购，无法保证商品的质量、数量如果利用配送中心共同采购，集中配送，可以保证质量，减少库存成本，优化库存结构3.集货可使配送中心节约空间，降低配送成本，增加经济效益。
配送中心通过科学的集货方式，可以适当降低库存数量，使库存结构更合理 在减少不必要库存占用的前提下，使库存成本下降，从而降低配送成本 由于库存结构的调整，剔除不合理的库存占用，企业拥有了扩展业务的空间，增加新业务，适应市场，大大提高了企业整体经济效益三、集货的基本内容 集货业务包括两个基本内容：组织货源和储存货物 （一）组织货源 1.组织货源的原则 以需订购：企业根据市场需要来采购商品一般市场需要什么就采购什么，需要多少就买多少，保证购进的商品都能满足需要，实质是以消费者为中心在采购活动中的体现择优选购：货源的组织重要一点就是选择最佳的供货单位这有助于稳定购销关系，促进企业经营活动顺利进行2,选择标准： 1）供货单位信誉：生产是否正常，质量是否可靠，能否按期交货等，其中必须将质量放在第一位，严格控制质量，维护消费者利益 2）供货单位的条件：路程远近，交通工具的选择，运输费用的高低、是否送货，价格优惠条件等 3）以经济效益为标准：对备选的供货者进行综合分析、评价，做出进货决策，进而选定最佳供货单位以购促销：在采购时，积极扩大货源，增加品种，促进销售不断扩大对于一些新产品，用户和消费者不是很了解，配送中心要积极组织试销，扩大经营范围，引导消费，尽快占领市场。
2.组织货源的程序 （1）拟订采购计划 采购主要是采购适销对路的商品，这是采购最本质的要求适销对路是指适销、适量、适时要做到适销对路，就要克服盲目采购，有计划的采购 拟定采购计划要以市场调查和预测为前提，一方面要进行市场商品需求调查；另一方面是商品货源预测调查3,（2）订立采购合同：采购合同是企业间为实现一定经济目的，明确相互权利和义务的书面协议 合同主要条款： 双方当事人的全称、地址、银行账号 商品数量、规格、花色、质量标准、包装要求 商品单价、总价 交货时间、交货方式、地点 违约责任 其他条款,（3）商品验收入库：对订购货物到达后，要按合同规定进行验收，验收合格才能入库 验收必须坚持数量、质量完好、规格等级与订货合同相符、订货凭证齐全、数量无误的原则 对于大件数量清点并检查包装是否破坏，对有疑问的商品可拆件抽检，详细点验细数与质量，并做好记录 如果发现破损、数量短缺或质量问题时验收人员要及时与采购人员联系，以便及时处理4）货款结算 最后是订货货款的结算，结算方式有：支票、银行本票等双方应根据合同规定的内容办理结算结算付款要求准确、迅速、不出差错和手续清楚二）储存货物 货物储存是配送中心购货、进货活动的延续。
在配送活动中，适量的库存可以保证客户的随时需要，使配送业务顺利完成 配送中心的储存有两种表现形态：一是暂存，二是储备形态 储备形态是配送中心储存的主要形式，是使配送持续运作的资源保证，其储备合理与否，直接影响配送的整体效益对商品进行合理储存，要注意几个方面： （1）商品储存的合理数量：是指在一定条件下，根据企业具体经营情况，为了保证正常的商品配送业务所制定的合理储存标准它需要考虑客户的需求、配送中心的条件、管理水平等因素商品储存量有经常存储和保险储存两种 经常储存是配送中心为满足日常配送需要的商品储存；保险储存是指为了防止商品紧急需求变动而造成影响，避免商品脱销，保证连续不间断配送而建立的商品储存经常储存和保险储存数量的确定需要考虑多种因素，运用科学的定量方法计算得出 （2）商品储存的合理结构 商品储存结构是指不同品种、规格、花色的商品之间储存数量的比例关系 配送中心储存的商品品种多，数量大，社会对不同商品的需求量是不同的并且经常发生变化，所以，配送中心要关注市场需求，确定商品数量和不同商品之间的比例3）商品储存的合理时间 储存商品的目的是为了满足客户的订货需要，因此配送中心要了解商品的生产周期和商品的物理、化学及生物性能，确定商品的合理储存时间，使商品既不脱销又能在最大限度的减少商品损耗的前提下，保证商品质量。
（4）商品储存的合理空间：就是在库房内合理的摆放商品 商品在仓库内摆放要有利于商品配送，有利于减少作业量和作业时间可以建设“高架自动化仓库”同时还要注意设计有利于仓储机械工作的通道，保证仓储安全的空间。