南大之星档案管理软件

南大之星档案管理软件 简明教程中国人民大学档案馆 2007.4登陆系统 用户登陆前先与档案馆联系，取得相应 的用户名和密码打开IE浏览器，在地 址栏中输入以下地址： 进入登陆界面 系统提示框中点击yes根据界面提示，输 入按照档案馆分配的用户名及密码填写信 息，即可登陆系统登陆系统后，由于每个用户所赋予的权限 不一样，看到的档案类别可能有所不同点击打开一类档案，进入主管理页面年份点击年份旁边的“+”号，可以逐层展开年 份文件夹到达子文件夹，同时在右边窗口 显示该文件夹下面的档案数据条目子文件夹案卷信息文件信息如果用户首次登陆，可能左侧下方的类目 没有显示这时用户要点击 “添加案卷”， 录入档案信息后， 左侧才能出现文 件夹案卷信息的著录点击左侧顶部“添加案卷”按钮，则出现案卷著录单（此 时标题栏显示为“添加案卷”）归档的三级目录：一级类目为年份，二级和三级类目根据档案馆提供的类目 表填写以校办为例，其三级类目如下：一级类目二级类目三级类目年份XZ11XB有些单位的归档 类目可能只到二级，那么保持第三级类目为空比如人事 处，一级类目为年份，二级类目为XZ12，三级类目为空。

实体分类号：就是归档三级类目的组合，要求用大写字母填写，短横 杠连接以校办的类目举例来说，实体分类号填写如下：实体分类号： 1997-XZ11-XB 案卷案卷/盒号：盒号：案卷号为整数，表示该案卷在本类目中的顺 序号，如案卷号为1，则表示该卷为2003年XZ11-XB目录 下的第一份案卷保管期：保管期：可可选择“短期”、“长期”或“永久”密级密级：可选择“公开”、“内部”、“秘密”、“机密” 或“绝密”一般而言，校内单位产生的文件密级为内部正题名正题名：对本卷文件的概述，即案卷题名第一责任者第一责任者：立卷单位名称如：学校办公室）数量数量：本卷文件的总页数起止时间起止时间：输入本卷的起止日期注意格式，由年、月、 日组成，年份为四位数字归档单位归档单位：即本单位名称如：学校办公室）按要求填写完毕后，点击下方“添加”按钮，出现“添加案卷、文件完成！”的对话框，点 击“确定”，完成本卷的著录此时添加案卷窗口的案 卷盒号自动顺延至2号一般而言，我们输入一条案 卷条目后，紧接着是输入案 卷所含的文件条目信息，因 此接下来要添加的是文件而 不是案卷，可以把这个自动 顺延的2号卷添加界面关掉。

添加文件点击左方的点击左方的““添加文件添加文件””按钮，则出现文按钮，则出现文 件著录单件著录单 ，此时标题栏显示为“添加文 件”：文件著录项目如下：文件著录项目如下：三级类目和实体分类号：三级类目和实体分类号：填写方法和添加案卷目录一样，和文件所属案卷类目 相同文件案卷号及件号：文件案卷号及件号：文件号的形式为 整数＋小数，如1.0001其中整数代表文件所属的案卷号，小数代表此份文件在案卷中的位置号，由四 位小数组成例如“1.0001”代表第1卷中的第1号文件保管期：保管期：可选择“短期”、“长期”或“永久”一般而言，文件的保管期限 与其所属案卷的保管期相同密级密级：可选择“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”或“绝密”一般而 言，文件的密级程度与其所属案卷的密级程度相同正题名正题名：文件题名，即对本份文件的概述第一责任者第一责任者：即文件形成单位或发文单位，（如学校办公室）页数页数：本份文件的页数，如1－3页为第一份文件，则该份文件页数填写3，4－ 10页为第二份文件，则该份文件页数填写7时间时间：文件的形成时间时间格式由年月日组成，采用yyyymmdd的格式，如 19970413归档单位归档单位：即本单位的名称。

文号、图号文号、图号：如果文件有发文号或图纸有图号，请填写，（如：人大校字 (97)30号）没有则保持为空点击此按钮 可自动标引 主题词提醒：自动标引的主题词并非完全准确， 必须通过人工修正一级目录为年 份二级目录为大类三级目录为细类，通 常用来区分部门实体分类号为 一二三级 目录的组 合，用“-” 连接整数为文件所在 的案卷号，小 数为文件在案 卷中的序号确认信息填写无误后， 点击下方的“添加”， 出现“添加案卷、文件 完成！”的对话框，点 击“确定”，即可完成 本份文件著录并出现下 一份文件的著录单件号自动向下顺延一 位，如刚才添加成功 的是1.0001，现在自 动生成1.0002，其他 著录项目的内容继承 上一份添加成功的文 件，此时只需要修改 相应内容即可这时在主管理界面可以看到刚添加的案卷和 文件信息，如果界面没有显示，点击右下 方“刷新”按钮即可接着已有的案卷或文件添加信息以上为添加新的案卷和文件，如果是接着以上为添加新的案卷和文件，如果是接着 已经录入的案卷或文件进行录入，在添加已经录入的案卷或文件进行录入，在添加 时稍有不同：时稍有不同：在添加案卷之前，首先要看界面左侧是否 已经有建好的类目，定位到此类目下，右 侧显示出已经输入的案卷。

点击上方的尾 页，翻到最后一页查看该类目下排在最后 的案卷和文件信息比如我们看到的 这个，最后一份案卷是117号， 最后一份文件是 117.0003，当要 继续录入117卷 的文件信息时， 应该接着录入 117.0004；如果 117卷信息已经 著录完毕，开始 著录2006年的 另一卷新卷时， 则添加的案卷为 118卷，添加的 文件为118.0001对已录入案卷或文件的修改如果已经添加案卷或文件后，发现有项目 填写错误或漏填，那么只需要对此案卷或 文件进行修改即可，不需要重新添加，方 法如下：单击要修改的案卷或文件条目后的“编辑” 图标进入编辑界面后，对错误或漏填的 项目进行修改，确认无误后点击下方的 “保存”按钮完成本份文件的修改点击进入 编辑页面编辑完毕后点击保存注意：编辑界面和添加界面基本相同，但是 在标题栏有所区分，编辑界面左下方为“保 存”按钮，添加界面左下方为“添加”按钮 修改文件保存成功后，如需继续添加文件， 必须关闭编辑窗口，点击“添加案卷”或 “添加文件”按钮进行添加给文件添加电子文件全文大部分单位的文件都在计算机中直接用软 件形成，系统为电子文件提供了上传功能。

电子文件上传最好在文件的编辑状态下进 行点开编辑一份文件点击“全文”按 钮将电子文件的文本拷贝到 这里，点击保存点击浏览，选择文件这两项如图般设置最后点击上传上传成功后文件名会在 这里显示同理还可以进行图片、视频、音频的上传由于系统容量有限，目前不开放图片和视 频音频的上传如各单位确有需要上传图片或视频请 跟档案馆商榷删除案卷或文件如果已经添加案卷或文件后，发现重复添 加，单击要删除的案卷或文件条目后的 “删除”图标点击出现的对话框中的 “确定”按钮，出现“是否让系统自动排 序？”对话框，点击“确定”，则系统会 将剩下的文件重新排序漏添加文件的处理单击添加文件，填写需要添加的文件号， 如（该卷漏添了第3份文件），则新添加的 文件号为（1.0003），将相应的项目填写 完整后，点击添加成功后，系统会自动将 其后的文件往后顺延排序综合查询用户登录系统后，可点击上方 的综合查询按钮，进入综合查 询界面查询结果列表查询结果表内查询用户也可以进入某一类档案表中进行表内查询查询条件设置区利用在显示结果中查询可以实现二次检索，逐层 缩小结果范围设置好查询条件后点击这个按钮可以 得到符合条件的查询结果输出报表用户可以通过系统自行生成卷内文件目录、 全引目录、案卷移交目录、卷末备考表、 检索输出目录等报表。

卷内文件目录的输出从左边框架下逐级进入需要输出的类目， 点击主操作界面上方的“打印当前类目”， 进入打印目录界面，选择“卷内文件目 录”，将页次转换选项打勾，然后选择要 输出的案卷列表，再点击下方的“打印预 览”按钮，生成打印结果，确认无误后， 再打印输出即可打印全引目录的输出全引目录的输 出跟卷内文件 目录相似所 不同的只是在 打印目录页面 选择全引目录备考表的输出备考表的 输出跟卷 内文件目 录相似 所不同的 只是在打 印目录页 面选择备 考表案卷移交目录的输出操作与打印卷 内文件目录相 似，所不同的 只是在打印目 录页面选择案 卷移交目录（1）对类目内所有案卷输出案卷移交目录输出检索结果利用 “表内查 询”功能，输 入查询条件， 输出查询结果， 在右边框架上 方点击“打印 结果” 输出队列打印结果用户可用鼠标点击需要打印的文件， 添加到打印队列，再输出报表鼠标点击选择 所需文件点击队列 打印将选 中的文件 添加到打 印队列中文件被成功添 加到队列中点击打 印队列 可看到 队列中 都有哪 些条目点击可以单个 删除队列中的文件点击可以清 空队列中的文件打印队列中的文件将该复选框选上。