私人和公务信函--概述 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分 英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等下面我们将逐个进行介绍 关于发信日期的写法，应注意以下几点： ①年份应完全写出，不能简写 ②月份要用英文名称，不要用数字代替 ③月份名称多用公认的缩写式但 May, June, July, 因为较短，不可缩写 ④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, …… 28th, 29th, 30th, 31lst等但最好用基数词，简单明了 日期可有下列几种写法： ① Oct. 20, 2004 ② 10 May., 2004 ③ 3rd June, 2004 ④ Sept. 16th, 2004 其中，①最为通用。
3.称呼（Salutation） 给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点： ①对没有头衔的男性一般称呼 Mr. Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司 ②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 MissMrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数形式若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前 ③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。
这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等 ④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames ⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies） ⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼有时也用 Your Majesty 称呼以表示客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses) 收信人称呼 先生（男人）Mr./Esq. 夫人（已婚）Mrs. 小姐（未婚）Miss 夫人、小姐统称Ms. 夫妇俩人Mr.and Mrs. 两位或两位以上男子Messrs 两位或两位以上女子（已婚）Mesdames 两位或两位以上小姐（未婚）Misses 常见的头衔（汉英对照）如下： 教授Professor 博士Doctor(Dr.,Ph.D.) 医学博士Medical Doctor(M.D.) 总统或校长President 主席或董事长Chairman 副主席或副董事长Vice Chairman 副总统或副校长Vice President 首相Prime Minister 总理Premier 省长或州长Governor 市长Mayor 参议员Senator 大使Ambassador 秘书长Secretary General 一秘First Secretary 二秘Second Secretary 院长Director,Dean 副院长Vice Director 系主任Dean,Head,Chair 馆长Chief Librarian,Curator 阁下Excellency 神甫Father 4.信的正文（Body of the Letter） 信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。
在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙 5.结束语（Complimentary Close） 结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号结束语视写信人与收信人的关系而定 私人和公务信函--常用句式 常用的起首语有： 1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969. 2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997. 3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997. 4)Your kind letter of November 22th arrived this morning. 5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort. 6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say… 7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve. 8)What a treat to receive your kind letter of May 5th! 9)It is always a thrill to see your nice handwriting. 10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me . 11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 14)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved. 15)I wish to apply for teaching position you are offering. 16)I am too excited and delighted at your good news. 17)I am very obliged to ;you for your warm congratulations.… 常用的结束语有： 1）Awaiting your good news, 2)Looking forward to your early reply, 3)Hoping to hear from you soon, 4)We await your good news. 5)I hope to hear from you very soon. 6)We look forward to your reply at your earliest convenience. 7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles. 8)Your early reply will be highly appreciated. 9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you. 10)The help you give me is sincerely valued. 11)I hope everything will be well with you . 12)Please let us know if you want more information. 13)I hope you always enjoy yourself. 14)I wish you very success in the coming year. 15)Please remember me to your family. 16)With best regards to your family. 17)All the best. 18)With love and good wishes. 私人和公务信函--分类举例--私人介绍信 例1Directions: One of your classmates and friends Li Fang will go to a university in New York to study for several months. Please write a letter to an American friend in New York and introduce Li Fang to him/ her.You should write about 100 words and do not need to write the address. Dear Mrs Mark， I am giving Miss Fang Li, a classmate of mine, this note of introduction to you and Mr. Mark, when she goes to visit New York City. Miss Li is 。