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1、 用友 ERP-NC 管理软件 用 户 手 册 （合同管理） NC 应用系列丛书 用友软件股份有限公司 WWW.UFIDA.COM.CN 目 录 目 录 第第 1 章 系统概述章 系统概述.1 1.1 产品应用目标：.1 1.2 主要功能：.1 1.2.1 基础设置1 1.2.2 期初合同1 1.2.3 日常合同1 1.2.4 查询统计1 1.3 与周边产品接口：1 接口说明：1 第第 2 章 应用流程章 应用流程.2 2.1 总体应用流程图：.2 总体应用流程图说明2 第第 3 章 应用准备章 应用准备.3 4.1 参数说明3 4.2 基本档案3 4.3 平台设置3 4.3.1流程平台.4
2、4.3.2审批流平台.4 4.3.3预警平台.4 第第 4 章 操作说明章 操作说明.6 4.1 基础设置6 4.1.1 合同类型.6 4.1.2 合同条款.7 4.1.3 合同费用.9 4.2 期初合同.10 4.3 日常业务.13 4.4 查询统计17 4.4.1 合同明细查询.17 4.4.2 合同汇总查询.18 4.4.3 合同执行情况明细.19 4.4.4 合同执行情况汇总.20 第第 1 章 系统概述章 系统概述 1.1 产品应用目标：产品应用目标： 1、提高企业经济行为的规范性、准确性、及时性。 2、对企业内所有的合同进行记录和整理，包括合同的具体条款。 3、与采购订单、委外订单
3、和销售订单建立关联，可以实现对订单的有效监控。 4、提供合同后续执行情况查询的功能，协助您完成数据的统计和分析。 1.2 主要功能：主要功能： NC 系统所指合同仅包括采购合同、销售合同，既可以是用户与客户签定的具有法律约束力的合 同又可以是不具有法律约束力的意向合同。采购合同和销售合同分别与采购订单和销售订单建 立对应关系，通过采购订单和销售订单的管理，可有效监督采购合同及销售合同的执行情况。 NC 为合同管理提供预警平台，针对合同的生效日期、失效日期进行报警。系统包括有以下功 能： 1.2.1 基础设置基础设置 对合同管理中需要的一些档案信息进行设置，是期初合同、日常合同的基础，主要包括合
4、同类 型设置、合同条款设置和合同费用设置。 1.2.2 期初合同期初合同 对在系统启用之初时已经生效但还未执行完的合同进行管理，主要完成期初合同的录入、保 存、审核、变更、冻结、终止及查询等功能。期初合同的录入界面分为六个页签：合同基本、 合同条款、合同费用、合同大事记、变更历史和执行过程。 1.2.3 日常合同日常合同 对日常合同进行管理，主要完成合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、废止、终止及 查询等功能。日常合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条款、合同费用、合同大事 记、变更历史和执行过程。 1.2.4 查询统计查询统计 对采购合同、销售合同及其执行情况进行明细、汇总查询，
5、主要包括合同明细查询、合同汇总 统计、合同执行情况明细、合同执行情况汇总四个查询。 1.3 与周边产品接口： 与周边产品接口： 采购订单合同管理销售订单 委外订单 接口说明：接口说明： 1、采购订单可以参照采购合同生成，而且自制采购订单时会自动匹配采购合同；销售订单可以 参照销售合同生成；委外订单可以参照有委外标志的采购合同生成，而且自制委外订单时会 自动匹配采购合同取合同价作为委外订单的价格； 2、销售合同通过销售订单查询合同执行情况，采购合同通过采购订单、委外订单查询合同执行 情况。 1 第第 2 章 应用流程章 应用流程 2.1 总体应用流程图：总体应用流程图： 总体应用流程图说明总体应
6、用流程图说明 1、应用准备：在客户化中定义在合同管理中需要使用的档案，包括存货分类、计量档案、存货 档案（包括存货基本档案、存货管理档案）、地区分类、客商档案（包括客商基本档案、客 商管理档案）、部门档案、人员档案、项目档案、发运方式、收付款协议、预警平台；然后 进行合同管理的基础设置，包括合同类型定义、合同条款定义、合同费用定义； 2、期初业务：包括期初采购合同和期初销售合同的维护、审批、变更、冻结、解冻、终止业 务； 3、日常业务：包括采购合同、销售合同和其他合同的维护、废止、审批、生效、变更、冻结、 解冻、终止业务。 4、查询统计：可以对合同情况和合同执行情况进行查询统计 我们将在以后章
7、节中，按照流程图中描绘的操作顺序，逐步介绍如何进行合同管理的具体应用 流程。 2 第第 3 章 应用准备章 应用准备 在实施合同管理模块之前，需要在客户化做相应的设置准备。除安装合同管理产品、启用合同 模块、分配权限外，还包括如下重要设置：参数、基本档案、平台设置。 4.1 参数说明参数说明 1）参数编码：参数编码：CT001 参数名称：参数名称：计算合同价格优先规则 参数用途： 参数用途： 系统默认参数值为含税价格优先，可在含税单价或无税单价中选取。 含税单价优先时： 当合同数量变化，先根据含税单价计算价税合计金额，然后计算无税金额和无税单价；当 税率变化时，含税单价和价税合计金额不变，无税
8、金额和无税单价根据税率发生相应变化。 无税单价优先时： 当合同数量变化，先根据无税单价计算无税金额，然后计算价税合计金额和含税单价，当 税率变化时，无税单价和无税金额不变，价税合计金额和含税单价根据税率发生相应变化。 2）参数编码：参数编码：CT002 参数名称：参数名称：单据保存时是否触发审批流 参数用途： 参数用途： 参数为“是”：如果有审批流，则合同单据保存时即触发审批流；参数为“否”：即使有 审批流，合同单据保存时也不触发审批流，点“送审”后才触发审批流。系统默认为“是”。 3）参数编码：参数编码：CT010 参数名称：参数名称：是否保留最初制单人 参数用途： 参数用途： 此参数决定在
9、修改合同单据时，是否变更单据的制单人。参数选择“Y”，则在修改合同单 据后，制单人不变化；参数选择“N”时，则在修改合同单据后，制单人会变更为当前操作员。 系统默认为“Y”。 4）参数编码：参数编码：SO17 参数名称：参数名称：销售订单是否严格执行销售合同价格 参数用途： 参数用途： 销售订单参照销售日常合同输入时，销售价格授控参数 SO17。如果合同为数量、金额、存 货大类合同，那么无论 SO17 参数值等于 Y/N，价格都受控于参数 SA15（销售是否询价），如果 销售合同为存货合同且包含合同价格，则受控参数 SO17（销售订单是否严格执行销售合同价 格）。 4.2 基本档案基本档案 存
10、货管理档案管理信息页签： 是否允许无合同采购：如果选择为是，则该存货进行采购时，可以不需要事先和供应商签订采 购合同。如果选择为否则在生成采购定单时要求必须有和订单上供应商有该存货的采购合同才 可以。 4.3 平台设置平台设置 支持期初采购合同和销售合同、日常采购合同、销售合同和其他合同的合同主表及其他页签的 单据模版设置和分配； 支持期初合同、日常合同和查询统计中的查询模版的设置和分配； 支持采购合同、销售合同汇总、采购合同、销售合同执行情况明细查询（按合同）、采购合 同、销售合同执行情况汇总查询的帐表模版的设置和分配； 支持基础设置、期初合同、日常合同、查询统计中打印模版的设置和分配； 3
11、 支持业务流程配置。如果采购订单来源为采购合同则需要在流程配置中将采购订单的来源配置 为采购合同和期初采购合同。如果销售订单来源为销合同则需要在流程配置中将销售订单的来 源配置为销售合同和期初销售合同。如果委外订单来源为采购合同则需要在流程配置中将委外 订单的来源配置为采购合同和期初采购合同。 4.3.1 流程平台流程平台 1、采购合同（包括期初合同）中有四个组件：供应商存货检查、合同行存货重复检查、检查供 应商是否核准的采购供应商、不允许修改、删除其他人的单据，可以用于在流程配置中对采 购合同的保存、审批等进行动作约束配置1）供应商存货检查：检查存货是否能由此供应商供 货，即检查采购合同中的
12、供应商和存货是否在供应商管理中的供应商存货关系维护中定义了 关系。如果采购合同的保存、审批动作中配置了此组件，则检查不通过时采购合同不能保 存、审批。 2）合同行存货重复检查：检查采购合同行上的存货是否重复，如果采购合同的保存、审批动作 中配置了此组件，则合同行存货重复时采购合同不能保存、审批。 3）检查供应商是否核准的采购供应商：检查采购合同的供应商是否是已经过核准的正式供应 商。如果采购合同的保存、审批动作中配置了此组件，则合同的供应商不是核准过的供应商 时采购合同不能保存、审批。 4）不允许修改删除其他人的单据：控制制单人只能修改、删除自己的单据。如果采购合同的动 作中配置了此组件，则制
13、单人不能修改、删除其他人的单据。 2、销售合同（包括期初合同）中有两个组件：专管客户检查、合同行存货重复检查，可以用于 在流程配置中对销售合同的保存、审批等进行动作约束配置 1）专管客户检查：检查采购合同的客户的专管业务员是否是当前操作员所对应的业务员，需要 在客商管理档案中定义专管业务员，并在用户管理中为操作员设置对应业务员。如果销售合 同的保存、审批动作中配置了此组件，则检查不通过时销售合同不能保存、审批。 2）合同行存货重复检查：检查销售合同行上的存货是否重复，如果销售合同的保存、审批动作 中配置了此组件，则合同行存货重复时销售合同不能保存、审批。 3）不允许修改删除其他人的单据：控制制
14、单人只能修改、删除自己的单据。如果销售合同的动 作中配置了此组件，则制单人不能修改、删除其他人的单据。 4.3.2 审批流平台审批流平台 1）期初业务和日常业务中的采购合同、销售合同、其它合同可以进行审批流设置； 2）设置合同审批流时可以使用以下四个函数：合同数量、合同本币金额、合同本币税额、合同 本币价税合计，例如可以将审批流设置成当合同本币金额超过 100 万时由主管副总审批，超 过 500 万时由总经理审批。 4.3.3 预警平台预警平台 通过在预警平台中设置预警条目，合同管理支持合同生效日期预警、合同失效日期预警、合同 收付款到期日预警。 1）合同生效日期预警：按照设置好的合同分类、预
15、警天数对即将生效的合同进行预警。 预警条目设置中，“预警条件”页签下的“类型”选择“合同生效日期预警”，“阈值设置”中 输入要提前预警的天数和预警合同的分类；“预警方式”页签下的“产生方式”可以选择“即 时”、“定时”，“预警方式”可以选择“系统登录”、“电子邮件”、“触发点提示”、“预 警平台”。 举例： 假设有两个采购合同 A1、A2，合同生效日期分别是 2003-7-4 、2003-7-5。 2003-7-2 增加预警条目 yj01，阈值“预警天数”设置为 2 天，“合同分类”设为“采购”，产生 方式选择即时，预警方式选择触发点提示，触发点选择“日常采购合同”。 当登录日期为 2003-
16、7-2 时，用户进入日常采购合同节点后，会出现预警信息框，提示采购合同 A1 即将生效，距生效日期还差两天。 当登录日期为 2003-7-3 时，用户进入日常采购合同节点后，会出现预警信息框，提示采购合同 A1 即将生效，距生效日期还差 1 天，采购合同 A2 即将生效，距生效日期还差 2 天。 2）合同失效日期预警：按照设置好的合同分类、预警天数对即将失效的合同进行预警。 预警条目设置中，“预警条件”页签下的“类型”选择“合同失效日期预警”，“阈值设置”中 输入要提前预警的天数和预警合同的分类，“预警方式”页签下的“产生方式” 可以选择“即 4 时”、“定时”，“预警方式”可以选择“系统登录”、“电子邮件”、“触发点提示”、“预 警平台”。 举例： 假设有两个采购合同 A1、A2，合同失效日期分别是 2003-7-4 、2003-7-5。 2003-7-2 上午 9 点，增加预警条目 yj02，阈值“预警天数”设置为 2 天，“合同分类”设为“采 购”，产生方式选择定时，定时条件为每天一次，时间是下午 6 点，预警方式选择电子邮件，操 作员选择 B1、B2。 2003-
