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1、基于内部控制下的合同管理与风险防范一、内控指引要求依据企业内部控制应用指引第16号合同管理要求，企业应当对企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议即合同进行管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护企业的合法权益。在实际工作中，对于合同管理内部控制体系的建设，按照实际业务开展的逻辑顺序，可大致分为五大阶段并细化至十五项工作。具体如下：企业内部控制应用指引第 16 号合同管理文件对合同管理的总体要求：建立分级授权管理制度实行统一归口管理明确职责分工
2、健全考核与责任追究制度阶段一合同准备管理1.合同策划立项管理2.合同对象调查管理3.合同对象选择管理重要风险点：合同的策划、调查，初步确定商业对象、要约，谈判及拟定合同文本阶段二合同签署管理4.合同谈判管理5.合同文本管理6.合同审查管理7.合同签署管理重要风险点：法律意见征求，按照权限进行审核、会签，签署合同文本阶段三合同履行管理8.合同执行管理9.合同变更/转让/解除管理10.合同结算管理重要风险点：合同的履行，执行跟踪监督，变更或终止合同阶段四合同纠纷管理11.处理时效管理12.处理方案选择管理13.处理方案执行管理重要风险点：纠纷的处理阶段五合同履行后管理14.合同档案管理15.合同履
3、行后评估管理重要风险点：对合同履约情况的总体评价，风险防控、归档保管由上述可推导出完整的的合同管理一般流程：1、经过合同策划、调查，初步确定准合同对象。2、谈判并拟定合同文本，审核审批和正式签署合同。3、合同发送相关部门并履行。4、纠纷处理。5、归档保管，对执行情况总结评价。流程图如下：二、目前我司存在的主要问题1、合同归口管理众多，在实际运行中，法务部门、业务部门、相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，无任何部门或个人能掌握合同的总体情况。2、合同样式多样化，部分合同文本的条款要素表达不清晰，关键表述缺失。3、忽视对合同主体的资格审查，相关调研审查机制执行不到位，个别合同签署前不作调研审查，仅
4、凭他人介绍即作签约。4、对会签、授权、履行、监控等程序重视不足，存在无授权、轻会签、实际履行与合同约定不符等情况，相关管理与监督制度不健全。5、缺少对年度合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况分析评估，难以发现合同履行中存在的不足并及时采取有效措施。6、对合同管理流程设计存在局限性，部分观念将企业内控过多理解为财务内控，或认为内控流程设计增加了运营成本，影响运营效率，对效益改善没有太多帮助。7、合同的归档保管登记信息不全，无法对已签署合同的概要信息进行掌握和对比。三、合同管理的内部控制(一)基础控制1、建立分级授权管理制度将公司“分层治理”原则与内控指引要求相结合，根据合同事项性质、组织机
5、构设置和管理层安排，明确TIH与各子公司、各子公司内部的合同管理分级授权制度。对目前已归属TIH管控的重大投资类、融资类、担保类、各类产权类合同，需细化现有管控流程。对归属各子公司的合同管理，应建立明确的授权和管理流程，归口管理部门履行对合同订立、履行情况的监督检查。2、明确归口管理部门和职责分工目前公司合同管理归口部门是由各类合同所负责部门负责管理，既无法在短时内获取最全面的合同信息，也没有统管部门来履行对各个负责部门合同管理工作的监督。那么，各个单元应指定一个职能部门作为统管部门，对合同管理进行统一的规范管理工作指导，收集和整理所在单元所有合同登记信息以便复核备查；原有各个负责部门仍负责各
6、自所负责类别合同的调查、谈判、订立、履行和终结责任，以及合同正文的归档保管、履行情况的总结评价。财务部侧重履行对合同的财务监督职责。3、健全考核与责任追究制度对已完成的合同、签署的年度合同进行评估，在合同订立、履行过程中出现的违法违规行为、非客观原因造成的经济损失追究单元或人员责任。(二)合同准备管理控制包括对合同策划立项的审查、对合同主体的调查评估、对合同对象的选定。该环节的主要风险是： 合同策划立项标的与企业战略目标或业务目标不一致。 故意规避合同管理的相关规定，如将需要招标管理或不在本层级审批权限内的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。 忽视对合同主体资格的审查，导致确定不具有
7、相应民事权利能力、民事行为能力、特定资质、代理权、越权代理的对象作为合同主体。 错误判断合同主体的信用状况，对其履约能力作出不当评价，导致将信用状况较差、不具备履约能力的对象确定为合同主体，或将信用状况较好、具有履约能力的对象排除在合同主体之外。主要管控措施： 审核合同策划立项标的与企业战略目标或业务目标的一致性。 在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度。 审查合同主体对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基
8、础上评价主体资格是否恰当。 取得合同主体对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同主体对象的商业信用档案。 对合同主体对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。 与合同主体对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关、工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。 实行合同主体对象确定的对比、评价、决策制度，并建立责任追究机制。(三)合同签署管理控制包括签约前的谈判、文本条款的确定和
9、审核、合同会签流程。1、合同谈判该环节的主要风险是： 忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步，导致企业权益受损，如合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量或技术标准、价款或酬金的确定方式与支付方式、履约期限和地点及方式、违约责任的主要类型及其承担方式、争议的解决方法和地点等涉及合同内容和条款的核心部分和关键细节。 谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益损失。 泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于不利地位。 对可能存在的不符合国家产业政策和法律法规要求事项的忽略。主要管控措施： 组建素质结构合理的谈判团队，除经验丰富的业务人员外，对于影响重大、涉及较高专业技术或法
10、律关系复杂的合同，还应当有技术、财会、审计、法律等职能具有丰富谈判经验的人员参与，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，但需要注意了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。 谈判前收集谈判对手资料，熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，充分发挥团队的智慧，正确制定本企业谈判策略。 关注合同核心内容、条款和关键细节，明确双方的权利义务和责任，如合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。 在谈判过程中，谈判团队及时总结谈判过程
11、中的得失，研究确定下一步的谈判策略。 在整个过程中，强调并做好保密工作，严格责任追究制度。 对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。2、合同文本拟定该环节的主要风险是： 选择不恰当的合同形式，如应以书面形式签署的以其他形式代替，应以正式合同签署的以简易合同代替。 合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突。 合同内容和条款不合理、不严密、不完整、不明确，表述不当或存在重大疏漏和欺诈，可能导致重大误解或合法利益受损。 有意拆分合同规避合同管理规定。 对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备
12、案的，未履行相应程序。主要管控措施： 企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。 严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保协调一致完成具体业务经营目标。 合同文本在国家或行业有示范文本的可优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。法律部门应对业务部门起草的合同文本进行细致审核，并参与起草重大合同或法律关系复杂的特殊合同。 由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存
13、在其他约定事项时须注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。 通过统一归口管理和授权审批制度，各个合同审核部门应各司其职，严格执行合同审核制度，保证合同内容和条款的完整准确，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。 合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。3、合同审查该环节的主要风险是： 合同审核人员因专业素质或工作态度的原因未能发现合同文本中的不当内容和条款。 合同审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见。 合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议，导致合同中的不当内容和条款未被纠正。主要管控措施： 加强对合同审核人员的
14、培训工作，提高其专业素质。 制定合同审核操作指南，划分合同起草人员和审核人员的责任。 审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。 严格执行合同会签制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，财务、审计、法律、业务关联部门应对条款进行逐一审核。 慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地予以记录并妥善保存，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。 实施合同审核责任追究制度。4、合同签署该环节的主要风险是： 超越权限签订合同及手续不全
15、导致合同无效。 签署后的合同被篡改。 合同印章管理不当，为不符合管理程序的合同加盖合同印章。 合同被送到了不相关的部门，收到合同的相关部门没有妥善处理合同，或因保管不当导致合同泄密。主要管控措施： 建立分级授权管理制度，严格划分各类合同的签署权限，严禁超越权限签署合同。 采取措施防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书。 对外正式订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名并加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。 严格合同印章管理，确保只为经编号、完成正常审批及签署流程的合同文本加盖合同印章。印章用完后及时收回并妥善保管，防止他人滥用。印章的使用记录登记成册以备查。发生印章遗失或被盗，及时上报和采取措施，如报案、登报声明作废等。 采取措施防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方
