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1、第一章会议管理1、 会议筹备方案的内容：确定会议的主题与议题、确定会议的名称、确定会议的议程、确定会议的时间和地点、确定会议所需的设备和工具、确定会议文件的范围、确定会议与会代表的组成、确定会议经费预算、确定会议住宿和餐饮安排、确定会议的筹备机构。2、 确定会议主题的要素：有切实的依据、必须结合本单位的实际、有明确的目的。议题是对会议主题的细化。3、 会议筹备方案的作用：确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导的意图得以贯彻执行。4、 电话会议交流信息的特点：A、方便灵活B、缺少身体语言，难以进行互动交流，难以传递大量细节信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增进信息
2、的传输与交流。5、 电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。6、 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。7、 人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。8、 视频会议适用于：布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施的情况。9、 视频会议的特点：A实现了声音和图像同时传送。B、打破了空间的限制。C、节省时间、费用。D、交流效果较好。E、视频会议的局限：准备时间长，投入成本高，没有互动效果。10、 视频会议的要求：A、发出开会信息。B、分发文件信息资料。C、布置会场。D、设置与检查会场信息传输设备。E、做好会议信息准
3、备。11、 会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。会场内可以配备高速传真机。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。视频会议时间紧，能够发言的人数较少，发言的时间相对较长。12、 远程会议可以节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式作永久记录、交流更加直接与简短。13、 会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会，分成筹备小组，形成筹备方案，领导审核方案。14、 电话会议语言使用应该注意：A、内容集中、体现会议主题。B、保证时间。C、讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句。15、 大中型会议座位安排：划好
4、区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签等，使与会人员顺利入座。16、 表彰总结会议座位安排：被表彰、受奖励的对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。17、 报告会、表彰会、联席会座位安排：报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法。18、 会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全。19、 大型会议在礼堂、会堂、体育场馆举行，采取大小方形和半圆形。中小型会议在会议厅、会客室、会议室进行，可以摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等，使与会人员坐的比较紧凑，便于讨论和发言。20、 主席台座次的安排：A、依据职务的高低和选举的结果安排，先左后右、由前至后。B、会议主持人有时需
5、要在前排的边座就座，可以按职务顺序就座。C、主席台桌上左侧放置姓名台签。21、 影响会议质量的因素：温度和湿度、光线、空气流通、安静程度、家具舒适度、会间休息等，还有会议所需文具、茶水、毛巾等是否齐全。22、 检查会场布置情况：是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托氛围的装饰物是否放置得体。23、 会务筹备情况检查结果的形式：书面、口头、协调会三种形式、24、 会务筹备情况检查的方法：听取会议筹备人员的汇报，会前现场检查，确保所有的事项都条理清晰，注意气味。25、 对检查所发现问题的纠正：A先要对问题的性质和范围进行分析，确定
6、问题对会议质量的影响程度。B、找出原因，寻求解决方法。C、在人财物方面为纠正偏差做好相应的准备。D、责任到人，抓紧落实，及时将纠偏的结果进行通报。26、 会议文件审核的内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件的具体内容，27、 审核会议文件的具体内容包括：审核会议文件与会议主题的关系，偏离会议主题的内容要进行修改和提炼；审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符；提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商。28、 会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。29、 会议文件的审核：会议文件涉及的部门较多要进行必要地会商，在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主
7、管领导进行终审。30、 与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性、及时性、全面性。31、 与领导沟通会议有关事宜的时机：会议筹备阶段，会中阶段，会后阶段。32、 与领导沟通会议有关事宜的效果检查时应注意：33、 要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反映；沟通在会前、会中、会后要突出各自的重点。34、 会议协调的目的：妥善的协调处理各种关系、矛盾和纠纷，保证会议的胜利召开、顺利进行和圆满结束，其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。35、 会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为。大中型会议事先要安排好医护人员在会场应急。36、 拟定会
8、议应急方案时应注意的事项：A、住宿安排要妥善。B、餐饮服务要周到。C、医疗卫生工作要有备无患。D、交通保障应落实到位。E、会议通讯服务力求标准、可靠、稳定、迅速。F、在娱乐生活上要丰富多彩。G、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位。37、 会议应急方案的特点：有的放矢、预防为主、留有余地。38、 会议按计划进行的程序：了解议题和议程，准时宣布开会，有效引导议题。39、 在会议开始前，明确的向与会人员宣布会议开始和结束的时间，并保证做到准时开会和散会。40、 如果会议时间较长，可以通过安排短暂的休息来提示会议按计划进行。41、 多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中
9、献计献策的议题建议放在会议前半部分进行。42、 会议经费的类型包括：与会人员交费，参展商交费，联合主办者交费，广告赞助和捐助，公司分配，其他收入项目。43、 与会人员交费=预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额44、 其它开支包括各种不可预见的临时性开支。45、 会议经费使用的监督方法：报告和会议，授权与自我授权，质量，损益平衡表，比率分析，审核时要逐项细审。46、 企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。47、 提出会议预算方案，首先要以成本观念、时间观念、效率观念为指针，尽量减少会议的有形和无形支出，控制会议的数量，压缩会议的时间。48、 会中突发事件
10、的类型：人员问题，健康与安全问题，行为问题。49、 会议总结的目的：A、检查会议目标的实现情况。B、检查各个小组的分工执勤情况。C、员工将自我总结和集体总结相结合。D、奖惩相关人员。50、 会议总结的内容：A、会议的名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题。B、参加会议的上级领导人。C、会议的主持者。D、领导报告或讲话的要点。E、对会议的基本评价和贯彻要求。F、会议的决议情况和今后的工作任务布置。51、 撰写新闻稿件应注意及时准确、送领导审核。52、 会议的效率是会议所取得的效果和会议成本之间的比值，比值越大，效率越高。因此，提高会议效率，即提高单位工作效率，是节省开支、降低成本，提高单
11、位综合效益的有效手段。53、 构成有效会议的要素：清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的形式、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制力、合理的内容安排。54、 影响会议成效的原因：A、会议多、长、高、大。B、会议支出超标，浪费惊人。C、会议准备不充分，会议质量不高。D、组织者组织不当。55、 会议评估力求科学高效。56、 对主持人的评估：主要侧重于对主持能力、业务水平、实现会议目标的能力、工作作风和对会议进程的控制能力的评估。57、 会议评估表格设计成问卷的形式，表格的质量将影响会议反馈数据的质量，应该考虑的因素：表格的长
12、度，填写的难易程度，所问的问题，问卷的方式，分析数据方式。58、 通常所有反馈数据的分析报告需递交给主管领导。59、 评价会议是否成功，首先要分析确定影响会议效果的因素有哪些。60、 一个高效的会议往往取决于多种因素和条件：A、会议要开的短。B、安排较多的活动，使会议获得最大限度的价值。C、特别注意选择地点。D、对与会人员名单要精益求精。E、如果请公关公司筹办会议，应多看多问。F、讨价还价。第二章 事务管理接待1涉外接待的原则不卑不亢，不卑不亢是涉外接待时我们应始终坚持的原则，作为个人，保持不卑不亢的态度，是高贵人格的体现；依法办事，国际间的交往合作都要依法而行，不仅遵守我国的法律，也要遵守对
13、方国家的法律，特别是我国加入WTO以后，对外贸易交往还要遵守WTO的各项规则；内外有别，有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密；尊重个人，强调以人为本，人是生而平等的，个人尊严不容侵犯；尊重个人的理念，喝多酒喝少是你个人的选择，与主人的脸面没有关系，相反主人是要尊重客人选择的；女士优先，这一礼仪由来已久人们认为它是男士绅士风度的一种体现。照顾女性、帮助女性，是男性的职责，是基本的教养；入乡随俗，到了哪个地方，就要遵守法当地的习俗礼仪，这就是“入乡随俗”。2.各国都有自己特别的风俗习惯和礼仪。国际礼仪是人们在长期的国际往来中，经过求同存异的遴选儿逐渐建立起来的行为举止规范，它是人类文
14、明的体现。涉外接待遵循的正是国际礼仪。3.礼宾次序 商务人员在涉外接待工作中应坚持依照礼宾次序来处理自己所遇到的一切情况，这是唯一切实可行而又合乎礼仪规范的做法。它主要适用于在多变边性商务交往中如何同时兼顾谦卑有序，平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。4.礼宾次序常见的五种排列方法依照来宾所在国家或地区名称的拉丁字母先后顺序排列其次序；依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序，可运用于正式的政务、商务、科技、学术、军事交往中；依照来宾抵达现场的具体时间早晚来安排其次序；依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间先后顺序排列其次序；不排列。5.在礼宾实践中，上述
15、五种方法可以交叉采用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高地排列；身份相同者，按国家地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。6.按礼宾次序排列座次，代表团在开会时要坐在前排，在宴请时，团长坐在主人右侧的这个上座；按礼宾次序排列名次，挂在主席台上的各国国旗依礼宾次序从右向左排列，东道主的排在最左边；按礼宾次序排列出场次序。7.涉外迎送仪式，通过这种迎送活动表达东道主的诚意，展现主人形象，使双方建立友好的商务关系。8.迎宾礼仪的程序发出邀请（规格对等的含义是在涉外邀请时，我方出面进行邀请的人士的职务、地位、身份应当大体上与被邀请者的职务、地位、身份相当。）邀
16、请一般采用书面形式准备工作（搞清楚来访外宾或代表团的基本情况，如总人数、是否包括主宾的配偶、来访人远的职务、性别、礼宾次序等情况）善始善终9.参加应诵一时的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。10.涉外会谈会见的要求：会见，也叫礼节性会晤，一半时间较短，通常是半小时左右，属于性的应酬。会谈，也称谈判。会谈的内容比较正式，而且专题性较强。 区别：通常会谈比会见的时间长，内容也较为正式。安排会见、会谈时，对秘书的要求如下：充分了解双方的情况准备工作要落实到位会谈会见时要做好纪录11.拜访的要求 在国外代表团抵达后，主人一方应该在适当的时候到宾馆去拜访客人，介绍情况，了解对方还有什么要求，以示关照。（一般在客人抵达的第一天晚上或者第二天的某个时候） 双
