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1、文件体系的试运行,2015年4月,1,bjhk,一、组织制度文件学习 二、文件运行中的动态管理 三、运行中记录的留存及要求 四、运行中部门工作目标的制定 五、文件执行中的监督检查,2,bjhk,学院质量管理工作的进程： 第一阶段：管理制度进行梳理，完善和优化，定稿，形成文件化体系。 第二阶段：进行文件的运行和实施。 第三阶段：监督检查，内部审核，管理评审。 第四阶段：整改提高，持续改进。,3,bjhk,1.ISO9001标准所要求的文件制度 1.1 何为“制度”？ 现代汉语词典制度是指： 1）要求人们共同遵守的办事规程或行动准则； 2）在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。 在一
2、定范围内，具有一定约束力的普遍原则。,4,bjhk,1.2 制度的来源 管理是制度文化体系(刚性的)与价值自然体系（柔性的）的最佳结合。 是管理走向成熟的结晶。,5,bjhk,2.ISO9001标准要求建立文件的重要性 提高学院管理的效率 增加各项工作的熟练度，降低成本 作为改善管理水平的基础 当作问题解决的依据 应用于授权与例行管理 便于学院各类工作业务技能的积累和提高 符合上级教育部门、学院的顾客和ISO9001标准的要求,6,bjhk,3.ISO9001标准有关文件的作用 ISO9000实际上是一个“人本+文本”的管理体系，因此，文件有着极其重要的作用。 （1）阐述、声明作用。 （2）规
3、定和指导作用。 （3）记录和证实作用。,7,bjhk,4.文件的使用要达到的目的 过去因过程控制不严密造成工作脱节的现象已杜绝 过去职责不明确的公共事物，现在已有了明确的管理部门 过去只看最后的工作结果，现在不仅要看结果，更要看开展工作的过程，注重工作过程的记录,8,bjhk,什么叫试运行？,学院ISO9000工作项目启动以来，经历了文件编写过程，那是一个工作规范的过程。 目前的试运行就是实现“做我所写，记我所做”_也就是文件制度的执行过程。,9,bjhk,为什么要试运行？,通过实践来验证前期文件编写的合理性、实用性、有效性。 通过实践来发现学院管理中存在的不足，以便更好地改进和提高管理水平。
4、,10,bjhk,如何试运行？,认真执行质量管理体系文件，保证各项要求的落实,11,bjhk,一、组织制度文件的学习,1、学习与本部门工作直接有关的文件（要求明确有哪些规章制度文件、记录表格、责任人、完成时间）。 2、学习与本部门工作间接相关的文件 3、通过学习知法懂法，才能守法。 4、了解文件的途径：给各部门下发的制度文本、通过各部门网页、专题网页等。,12,bjhk,对部门领导的要求,理解质量方针和质量目标，分解、落实与本部门有关的质量目标； 熟悉本部门的质量职责和相关的质量管理体系文件； 熟悉本部门与相关部门的工作接口； 明确对下属的工作要求； 掌握本部门的质量工作情况。,13,bjhk
5、,对教职工的要求,总要求是“写你应做的，做你所写的”，文件写到、说到的一定要做到。 具体表现为： 熟悉所在部门的职能； 明确本人的质量职能和权利； 熟悉掌握工作程序、方法和技能； 在工作中保留好工作痕迹（记录）,14,bjhk,ISO9001标准中有“4.2.3文件控制”明确规范了文件的动态管理要求。 a)文件的编、审、批后才能进行发布。 b)文件动态评审、及时更新，再批准。 c)文件更改状态要能识别。 d)使用部门使用文件的有效版本（防止新旧版本同时存在或使用作废版本情况）。 e)文件清晰、易于识别。 f)对外来文件（来自上级的政策、国家法律法规等）识别和控制分发。 g)对作废而需要保留的文
6、件要进行标识，防止误用。,二、文件执行中的动态管理,15,bjhk,二、文件执行中的动态管理,进一步改进质量管理体系文件，提高文件的符合性、有效性和适宜性 具体表现：在实践中对文件不断修订，要求各部门的内审员在工作中，注意文件的实际使用情况。,16,bjhk,如果发现有下列情况的： 1、文件跟实际情况不符合、无法操作。 2、一些重要工作，文件没有做出明确的规定，会导致工作出现问题。 3、文件规定得不合理，还可以有更好的方法。如有些工作可以适当简化。 4、现有文件中的规定与国家教育部和上级教育部门的政策、法律法规不符合的。 内审员要及时将情况反馈给质量管理处，加以收集，集中统一修订。,17,bj
7、hk,高等学校档案：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。（评估中称之为佐证材料）工作痕迹,三、运行中记录的留存及要求,18,bjhk,记录的作用,1、记录是信息管理的重要内容。 2、记录是记载各种工作情况和结果的文件 3、记录是管理活动及服务质量是否符合要求的客观证据，是质量保证的证实性文件 4、是对部门工作进行评价的客观证据之一,19,bjhk,1、要求有文件明确规定对记录如何管理 2、明确哪些记录需要保留（如教师的教学档案：教学大纲、授课计划
8、、教案、课件、教学日志、试卷分析、课程总结）在制度文件中体现 3、记录该如何留【形式（纸质、电子档、图片、音像）、内容、负责人等要求】由主要职能部门确定。 4、对记录如何分类、编号、检索、归档 5、记录的保管、期限、过期后的处理 6、记录的使用,4.2.4记录控制（资料、档案管理）,20,bjhk,各部门该如何做,建立部门工作基础资料库（基本档案） 以不变应万变，根据不同的评估、检查的需要形成不同的组合，但基础内容不变。,21,bjhk,组成基础资料库要注意事项,根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。 按照纸质文件材料和电子文件材
9、料的自然形成规律，整理材料。 对文件材料系统整理组合，编号，制作卷内目录,22,bjhk,组成基础资料库要注意事项,明确材料的保存期限 过期材料的处理也要有记录（审批、处理方式、处理资料的清单）,23,bjhk,资料的使用佐证作用,根据不同的需要形成查询清单（没有必要重复复印）,24,bjhk,整理材料的思路,符合基本管理规律、符合档案管理的要求 P（策划）工作计划、规划 D（实施）过程材料 C（检查）工作检查、总结 A（改进）对存在问题的改进（改进对策、改进的效果）,25,bjhk,记录资料的整理,1、工作提供资料的目的 通过证明材料证实实际工作是如何操作的,从而说明工作是否符合要求。 2、
10、日常资料的要求： 要能够完整地体现一个事件、一个项目从头至尾的全藐。 符合其自然形成的规律 资料的整理要科学、规范符合档案管理的要求,26,bjhk,四、部门工作目标的制定,方针展开,制定“聪明的”目标 具体的Specific 可测量的Measurable 挑战的Ambitious 现实的Realistic 时间设定Time-phase,部门岗位分解,27,bjhk,PDCA的基本工作方法是：,P、策划（Plan）,PDCA循环是保证任何活动有效进行的、合乎逻辑的工作程序。,D、实施（Do）,C、检查（Check）,A、处置（Action）,五、文件执行中的监督检查,28,bjhk,高职教育教
11、学质量管理过程分析,29,bjhk,自我监督检查,根据本部门的质量目标，定期检查完成情况,30,bjhk,内部审核、改进提高,针对组织质量管理体系进行的监督检查手段。 由专门的人员内审员，按ISO9000标准的要求实施内部审核，通过内部审核，了解管理状况，对不足之处实施改进（包括文件的修订和完善）。 ISO9000标准就是通过这样的方式帮助组织在管理中不断自我发现问题，自我改进和提高，从而达到持续改进的目的。,31,bjhk,高层领导要高度重视 中层领导起带头作用 基层人员全员参与 注重实用性与有效性 贯标工作并不只是为了取证，更重的是为了提高学院的管理水平，保持和提高教育质量、提高学院的业绩，这样，贯标才具有真正的意义；贯标也不是一味迎合标准，更应注重实用性与管理的有效性。,32,bjhk,
