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1、二八年七月三十日,人事档案信息管理培训,中国石油人力资源管理系统项目,中国石油天然气集团公司,2009年03月,提纲,一、课程目标 二、人事档案信息管理功能介绍,课程目标,使参训者可以理解和掌握： 了解人事档案信息管理的总体功能 掌握人事档案信息管理的具体业务实现及相关流程,提纲,一、课程目标 二、人事档案信息管理功能介绍,4,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转
2、出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,5,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,6,人事档案管理培训模块-总体概述,人事档案管理的业务: “人事档案管理模块” 是根据人事档案管理工作的需要建立的模 块，是为了高效、有序地利用档案信息，处理
3、人事档案的日常管理工作。 “人事档案管理模块”的使用范围: 人事相关人员和人事档案管理人员 “人事档案管理模块”所管辖的范围 所有SAP系统中存在的，人事关系和档案关系归属本单位管理的人员 说明： SAP系统中没有的人员，以后陆续解决！,人事档案信息管理培训,7,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事
4、档案信息管理培训,8,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,9,目录,功能概述 具体操作,人事档案信息管理培训,10,功能概述 “档案馆信息管理”是记录档案馆的相关信息。如档案馆名称、负责人及基础设施等。并随着档案馆相关信息的变化，随时更新档案馆信息。 具体操作,档案馆信息管理,人事
5、档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“创建档案管理机构信息”界面。 事务代码：ZHR_PP03_OW1,11,档案馆信息管理,人事档案信息管理培训,选择对象标识（组织单元代码）点击 执行,12,档案馆信息管理,人事档案信息管理培训,维护相关字段：,说明： 单位负责人:本单位人事劳资部门负责档案管理的领导。 管理部门:指人事劳资部门中具体负责档案管理的机构。 部门负责人:指管理档案机构中档案管理的主管领导。 维护完毕后，点击 保存即可。 “修改档案管理机构信息：双击菜单修改档案管理机构信息，事务代码：ZHR_PP03_OW2，其他操作同创建档案管理机构信息”。,实施后会逐级设立档案馆名称,单位
6、负责人、部门负责人和前三个档案管理人员可以从系统中直接选择,非在册人员档案人数和卷数的填写按照“_/_”的格式填写，例如离退休人/卷55/56,为55人56卷档案,13,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,14,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （
7、一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,15,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理,人事档案信息管理培训,16,功能概述 “人事档案信息”是记录人事档案管理地点，存放位置及卷数等相关信息。 操作流程 人事档案信息可直接维护，也可以在档案转入时直接生成。 操作路径,人事档案信息管理,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“管理人事档案信息”界面
8、。 事务代码：ZPA30_HR13,17,人事档案信息管理,人事档案信息管理培训,找要维护的人员，选择人事档案信息，并点击“创建” ：,18,人事档案信息管理,人事档案信息管理培训,维护员工档案的基础信息：,维护完毕后，点击保存 即可。 在此只说明直接维护人事档案信息的操作；档案转入时会自动生成人事档案信息，具体操作，请参考“档案转入管理”。,19,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理,人事档案信息管理培训,20,操作路径,人事档案信息管理,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“人事档案信息批量导入”界面。 事务代码：ZHRBI122,21,第一步：下载模板,人事档案信息管理,人
9、事档案信息管理培训,维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式，保存后，返回数据导入界面。,22,第二步：上传数据,人事档案信息管理,人事档案信息管理培训,导入完成后，会出现如下两种情况： （1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 （2）如果没有错误，则如下为空。,23,目录,总体功能概述 具体业务实现 档案馆信息管理 人事档案信息管理 （一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理 （二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理 （三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理 （四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理 （五）档案查
10、（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理,人事档案信息管理培训,24,目录,档案转入管理 档案转出管理,人事档案信息管理培训,25,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理 报表工具,人事档案信息管理培训,26,功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 工作流程,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,27,操作路径,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“管理人事档案信息”界面。 事务代码：ZPA30_HR13,28,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击“创建” ：,29,档案转递信息管
11、理-转入,人事档案信息管理培训,人事管理岗负责：维护 “待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。,说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。 举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。,30,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,状态修改成“提交”,人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。,31,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,状态修改成“档案员确认”,档案管理岗接到通知、收到档案后负责：维护 “待转
12、递人事档案信息”的接收人和接收单位，同时核对“待转递人事档案信息”维护的内容，合格后将状态栏调整为“档案员确认”。,说明：接收单位：指档案管理科,处室科室；接收人：指档案管理人。 举例：大庆油田公司人事信息档案管理科，王旭,32,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,完成后自动生成“人事档案信息”,保存之后，“待转递人事档案信息”中维护的信息会自动带到“档案转递-转入”信息中，档案管理员根据实际业务维护“档案转递信息”中的相关信息。,33,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,档案管理岗负责：维护 “人事档案转递信息-转入”（上图）并标识转递完成后，系统会自动生成并自动跳入到“
13、人事档案信息”，相关字段内容会自动带入到“人事档案信息”中，档案管理岗再维护其相关信息即可：,34,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理 报表工具,人事档案信息管理培训,35,操作路径,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“转递档案信息批量导入”界面。 事务代码：ZHRBI205,36,第一步：下载模板,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。 如图：,37,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条
14、相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”,维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：,保存后，返回数据导入界面。,38,第二步：上传数据,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,导入完成后，会出现如下两种情况： （1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 （2）如果没有错误，则如下为空。,39,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理 报表工具,人事档案信息管理培训,40,员工档案转入后，可以通过报表工具查询、生成“档案转入人员登记簿”。 操作路径,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“档案转入人员登记簿”界面。
15、事务代码：ZHRISPAFM014,41,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,点击执行后，输出清单,根据需求选择表单 输出的时间限制,可以按照人员编号、公司代码等条件选择要输出的人员范围,42,档案转递信息管理-转入,人事档案信息管理培训,43,目录,档案转入管理 档案转出管理,人事档案信息管理培训,44,目录,功能概述 操作流程 具体操作 批量处理 报表工具,人事档案信息管理培训,45,功能概述 “档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。 工作流程,档案转递信息管理-转出,人事档案信息管理培训,46,操作路径,档案转递信息管理转出,人事档案信息管理培训,双击此操作路径,进入“管理人事档案信息”界面。 事务代码：ZPA30_HR13,47,档案转递信息管理-转出,人事档案信息管理培训,找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击“创建” ：,48,档案转递信息管理-转出,人事档案信息管理培训,当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。 人事管理岗
