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1、1,ISO14001:2004 内部审核,讲师：周惠忠,2,定义,委托方委托进行审核的组织（内审时委托方为组织自身） 受审核方接受审核的组织 主题事项特定的环境活动、事件、状况、管理体系和（或）有关事项的信息 审核准则是审核员用来同所收集的有关主题事项的审核证据进行比较的方针、惯例、程序或要求 审核证据关于事实可验证的信息、记录或陈述 审核发现将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果 审核结论审核员关于审核主题事项的专业判断或意见，它应基于并仅限于审核员根据审核发现所作的结论 环境管理体系审核客观地获取证据并予以评价，以判断一个组织的环境管理体系是否符合审核准则的系统化、文件化的验证
2、过程，包括将这一过程的结果呈报给委托方,3,环境审核类型,环境管理体系审核-由ISO组织推广，增进持续改进 环境标志审核-由德国发起，产品生命周期分析 清洁生产审核-由联合国推广，提高能资源的利用，减少污染 环境行为符合性审核-由美国推广，对照法律评价组织的环境行为，为组织实施环境改进计划提供依据 应负责任审核-由德国和奥地利共同推广，评价环境风险，多在金融业开展,4,环境管理体系审核类型,第一方审核（环境管理体系内部审核,由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。) 第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核(由
3、外部独立的审核组织进行),5,内审目的,对照环境管理体系审核准则，判断受审核部门环境管理体系的符合性 判断受审核部门的环境管理体系是否得到了正确的实施与保持 发现受审核部门的环境管理体系可加以改进的领域，采取相应的改进措施 评估环境管理体系持续适宜性和有效性 为外部审核做准备,6,审核范围,基于组织的环境管理体系要求 基于组织的管理权限 基于组织的活动、产品和服务范围 基于组织的现场区域,7,审核准则,ISO14001:2004标准 适用于受审核方的与环境有关的法律、法规及其他要求 受审核方的环境管理体系文件，包括手册、程序文件及作业文件,8,审核特点,系统性 客观性 符合性 独立性 文件化
4、内部人才的充分利用,9,内部审核的步骤,策划 实施 报告 效果跟进,10,一. 订定年度审核计划 公司可依其内部审核程序之规定, 排定每年的年度审核计划; 亦可因应公司某项特定的方案, 来排定公司的审核计划. 年度审核计划, 应包含: 预定审核之单位. 部门. 区域 预定审核之范围 (ISO条文要项) 预定执行审核之时程 (周别. 月别),内部审核规划,11,内部审核规划,年度审核规划,12,内部审核规划,二. 筹组审核小组成员 审核小组之组成, 除有审核组长外, 尚有由各单位之适当人员担任审核员共同组成 每次执行审核前, 审核组长应依据预定审核区域及范围, 选定适当之人员参与审核活动, 审核
5、人 员之安排必须考虑审核作业之独立性. 从事审核活动之人员, 均应接受适当之训练, 始可担任审核员, 以确保审核活动能有效执行.,13,内部审核规划,审核员要求：,1.理解ISO14001标准， 2.熟悉体系实施程序和方法 3.熟悉组织的活动、产品和服务 4.了解环保知识 5.了解适用法规 6.有文字、语言表达能力,14,内部审核规划,三. 拟定并确定细部审核时程 根据年度审核计划, 于执行审核前 1-2 周须排定细部审核时程. 细部审核时程, 应包含之项目: 审核日期与时间 (可透过双方协调之时间) 审核员之指派与安排 被审核之区域及负责人 被审核之范围及项目,15,内部审核规划,内审细部排
6、程,16,内部审核规划,四. 通知被审核单位及负责人员 细部审核时程确定后, 应事先咨询受审核单位之业务状况,并确定该区域得指派负责人员给予审核作业必要之支持; 必要时, 应对审核时程做调整.,17,内部审核规划,五. 取得审核有关的文件, 并事先制作审核查检表 经确认审核时程后,审核小组成员应做下列准备: 审核员应就受审核单位之业务事先进行了解,并阅读与审核有关之相关文件,事先制作审核查检表 与审核有关之文件包含 环境手册 程序书 / 管理办法 工作指导书 / 作业规范 / 工作说明书 上次审核报告 未结案之改正措施,18,内部审核规划,5-1 查检表应包含项目 欲审核之文件名称. 编号.
7、版本/版次 审核重点叙述 审核结果说明 审核时间分配 查检表应以简单的文句 (何人.何时.何事.何处.如何) 所组成 查检表要写到怎样的完整性或复杂性, 有赖于审核员的经验而定,19,内部审核规划,现场查检表（CHECK LIST）,20,内部审核规划,5-2 查检表之优点 作为辅助记忆的工具, 以提醒审核员必须取得那些情报信息,来确认及记录所观察之各项事实 审核重点不会遗漏 时间易掌控 审核过程保有记录,21,内部审核实施,一. 召开审核前启始会议 (Opening meeting) 说明审核之目的及范围 说明审核时程 确定受审核单位陪同人员 暂定总结会议时间,22,内部审核实施,二. 进行
8、文件审查 文件审查可分为两大部份进行: 文件部份 针对各类使用文件之保管.使用情形, 进行全面性查核,并记录之;必要时,可与文管中心进行核对 针对审核要项之相关文件进行浏览,并请相关人员说明,以验证文件之适当性 记录部份 依据文件规定,查核是否按规定执行 相关记录是否符合规定要求,以验证说.写.做一致,23,内部审核实施,三. 现场审核活动 执行现场审核时,一方面验证文件审查时所发现 的疑点,一方面查证是否按规定执行;并将观查到的现象,详细登录于查检表上 凡未依程序书.管理办法.指导书等文件执行者,均可判定为不符合事项 搜集相关左证资料 不符合事项必须加以记录,记录时,内容应包含: 相关文件之
9、编号 不符合及违反文件之现况,做详细描述,24,内部审核实施,四. 填写不符合通知单 不符合事项一经确认后,审核员得依据不符合事项之客观凭证,填写不符合报告,并描述不符合事项之状况,25,内部审核实施,五.不符合事项的定义 未充分符合规定的要求 注：一项或多项环境特性或环境管理系统的要项，与规定的要求有所偏离或缺乏那些违背审核准则的审核发现,26,内部审核实施,六.不符合现象之判定 不符合现象判定之基本准则 无法符合 ISO 标准的要求 公司自定的环境手册. 程序.管理办法或其它书面要求未被执行 没有执行法规或合约的规定 违背说.写.做一致的原则 Do what you say (做你所说的)
10、 Say what you do (说你所做的) Record what you do (记录你所做的),27,内部审核实施,不符合事项的形成： 必须以客观事实为基础 以审核准则为依据 对产生不符合原因进行分析，找出体系上存在的问题 审核组要充分讨论、互通情况，统一意见 与受审核方共同确认审核发现的事实,28,内部审核实施,七. 不符合事项陈述 简短陈述不符合事项 所发现的事实证据 所依据的文件及其版本 区域 / 部门 / 功能 标准和条款项目,29,内部审核实施,八.不符合事项陈述格式： 时间： 年 月 日 地点：（某厂、某部门等） 审核员： 要求（审核准则中的某种规定） 缺陷：（客观事实）
11、 不符合： （依据内容，还必须要判别到ISO14001标准要素）,30,内部审核实施,九.不符合事项的等级： 严重不符合 A、系统性失效 B、区域性失效 C、运行后仍造成严重的环境污染 一般不符合 偶然的、孤立的、个别的、轻微的 观察项 偶然的、轻微的或可能会因此造成缺陷，或需要时间去追踪,31,内部审核实施,十.末次会议： （Closing meeting) （1）向管理者和受审部门负责人介绍审核情况 （2）宣布审核结果和审核结论 （3）提出不符合纠正措施要求 审核结果包括 A、文件与标准的符合情况 B、EMS的实施情况 C、守法评价 D、EMS有效性评价 E、不符合项性质、纠正要求,32,
12、内部审核完成,内部审核汇总报告,33,内部审核完成,一. 采取矫正措施 被审核单位的管理阶层应 了解不符合的状况 调查并确定问题的原因所在 依据原因决定再发防止的方法及对策 依所定之对策确实执行 将过程及结果详细记载于 CAR 上,34,内部审核完成,二. 跟催及效果确认 审核员确认结果,不符合事项已经改正,并能确实有效防范不符合事项之再发,则不符合事项可经由稽核员签署后结案 如追查结果发现受审核单位之矫正行动,仍无法有彻底改善时,则审核员将对策确认情形详实记录后,回报受审核单位及管理阶层,并要求继续改正矫正行动后,再行回复 详细记载矫正措施查验结果于 CAR 上, 并签认,35,内部审核完成
13、,三. 跟催(Follow up), 结案(Close out) 跟催 : 执行 CAR 的过程即称为跟催 结案 : 矫正措施的确认及验收之相关行动则称做结案 结案方法包括 : 1. 再次审核有缺失的区域并查验证据 2. 查核新制订的或修订的文件,36,内部审核完成,四. 提报管理审查 公司管理人员须于适当期间审查环境管理系统,以确保及维持公司环境管理系统之适当性与有效性 管理审查过程中,应包括内部环境审核结果之审查与评估,并保存记录,37,审核技巧,一. 主要的审核技巧 有效的询问 (口到) 事实的观察 (眼到) 仔细的聆听 (耳到) 随手笔记. 加注 (手到) 记录. 文件. 说词. 动作
14、等之连贯性判定 (心到) 时间的掌控与管理,38,审核技巧,二. 三角审查的要领 审核的要素在于获取信息并且充份应用所搜集的信息,我们可用一图表来说明三角审查的作业方式,其主要诠释三种息息相关的作业环节: 问题要问得对 将所听到的与实际做法相互印证 确保言行正确,并保持客观作风(以文件为凭) 使用审核查检表的审核方法,所可能产生的问题是查检表或许会有遗漏.或是没有列出正确的问题;因此,三角审查方式可弥补审核查检表之不足,39,审核技巧,三角审查 (Audit Triangle),Check 检查,Observe 观查,Ask 询问,40,审核技巧,三. 有效的询问 : 问开放性的问句,可以以5
15、W1H 原则来发问问题 何人 (who) 何时 (when) 何处 (where) 为何 (why) 何事 (what) 如何 (how),41,审核技巧,3-1 例如下列问题类型: 你是如何做这些事?- Who, How, What 做这些事情,依据的文件是什么?- What, How 这件事是由谁负责?- What, Who 这问题什么时候发生的?为什么会发生?在那里发 生的? - When, Why, Where 另一种问话方式也可以采用:你可以告诉我吗?,42,审核技巧,四. 事实的观察 请各被审核单位先简单轭要说明其单位组织.业务流程. 人员职掌等,并评量是否与事前之书面(文件)审查
16、一致 由文件系统结构及细节文件内容,检讨其制订.核准.发 行与运用情形,并观察实际作业是否一致.落实(说.写.做 一致) 藉与高阶主管讨论.或抽问基层人员,讨论其环境政策是否全员了解,环境管理系统是否落实 灵活运用由上而下,或由下而上,或中间对应方式,发掘问题点,并获取客观证据,作为说明系统运作程度之依据,43,审核技巧,五. 仔细的聆听 仔细聆听受审核人员的说明,往往是获取信息的最佳途径; 审核员可从所听到的信息中,得到宝贵的情报,有利于后续的审核. 因此,当受审核人员进行说明时, 非必要时,不要打断他的回答.,44,审核技巧,六. 随手笔记.加注 审核员于审核过程中,应养成随手加注笔记的习惯,不可依赖记忆或反复要求提供文件查阅而浪费时间.,45,审核技巧,七. 连贯性判定 审核员于审核过程中,应保持高度的敏锐查觉能力外,并能举一反三的思考;对记录.文件.说词
