金蝶档案管理系统培训业务知识与应用技巧.ppt

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1、金蝶档案管理系统培训 业务知识与应用技巧,金蝶国际软件集团有限公司,协同解决方案事业部-廖书振,版权所有 1993-2011 金蝶国际软件集团有限公司,走进档案室,目录,档案管理系统售前与实施要点,4,档案管理系统的功能,3,档案管理业务流程,2,档案的定义,档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。 是具有保存价值的文件或材料。,1、档案是直接形成的历史记录； 2、档案来源于文件、图表、声像等； 3、档案是再现历史真实面貌的原始记录；,档 案 定 义,基本 含义,1、我们平常碰到的哪些东西是档案？每组轮流写5个,思考,2. 档案与文件、

2、图书有哪些区别？,档案与图书、文件的区别,尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档； 笼统地来说，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”； 对日后没有查考价值的文件不是档案； 按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案； 档案是在社会活动中直接形成的原始记录，具有法律凭证作用和历史查考作用，而图书、资料、文件不是直接形成的，是总结加工后的知识。,1、哪些企业需要应用档案管理系统？,讨论,2、不同行业关注哪些档案？,3、档案信息来源于哪些业务系统？,档案门类,档案门类,文书档案是文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党

3、群管理、行政管理、经营管理、业务管理等 。,什么是文书档案?,根据档案法相关规定，各部门负责应归档文件材料的收集和整理，并定期向档案管理部门移交归档，实行集中管理。当年形成的文件材料，应在文件办理完毕后的次年3月底前归档。任何部门和个人不得将应归档的材料据为已有，私自保存。,文书档案要求,（一） 反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、行业工作，国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料； （二） 单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三） 需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四） 其他对工作具有查考价值的

4、文件材料。,文书档案归档范围,文书档案,科技项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投资（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括科技（基建）项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、合同、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。,什么是科技档案?,包括基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、合同档案。,科技档案的种类,科技（基建）项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件资料的归档和验收工作。,

5、科技档案要求,科技档案,是指会计凭证、会计账薄和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括： (1) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证 (2) 会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿 (3) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报表 (4) 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。,什么是会计档案?,财务管理部门负责会计档案的积累、整理、编目和移交等工作，按照归档要求，负责整理

6、立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由财务管理部门保管一年，指定专人管理，但出纳人员不得兼管会计档案。期满后，编制移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，交档案室存放。,会计档案管理方式,会计档案,请根据门类特性标注各个档案属于哪种门类（5分钟）？,思考,【全宗】 一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗。 【案卷】 在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位，简称卷。 【档号】

7、 档案实体编号的总称。 【编目】 按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。 【条目】 反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。 【著录】 对档案内容的形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 【实体分类】 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 【备考表】 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 【案卷目录】 以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 【卷内文件目录】 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。,档案基本术语,档案业务资料演示,档案分类方法,16,档案分类方案的编制,档号的结构

8、,1、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 适用于档案馆（室）对文书档案的编号,2、全宗号 - 类别号 - 案卷号 - 件、页（张）号 -n - - 适用于档案馆（室）对各类档案的编号,3、类别号项目号案卷号件、页（张）号 n -n - - 适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号 4、 归档文件整理规则颁布实施后，又出现了两种新的档号结构： 全宗号-年度-机构（问题）代号-保管期限-件号（-） 全宗号-保管期限-年度-机构（问题）代号-件号（-）,请根据档号规则描述以下两种档号（5分钟）？ 全宗号：0210 公司代号：03 1、2010年集团发文第2号文件（保管期限30年） 2、201

9、0年第12个建筑项目竣工图（保管期限长期）,思考,传统组卷 传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案，档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。如：档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。去掉档号的最后一段，即案卷号。 简化组卷 按照国家档案管理相关规范，自2003后电子档案管理实行简化组卷模式，指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。如：档案C01-1998-Y-001。与传统组卷模式相比，简化组卷具有以下业务特点： 取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程

10、。 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 装订以“件”为单位进行。 排列方法强调按照事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。 取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 无需编页号，目录改设“页数”项。 归档文件直接装盒保管。 无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。,不同时期的文书档案管理模式,目录,档案管理系统售前与实施要点,4,档案管理系统的功能,3,1、档案的定义与基本术语？,课程回顾,3、档号有哪几种定义方法？,2、档案通常包括哪些门类？,档案业务的对口负责人是哪些？,思考,档案工作的性质,专业性

11、：档案工作有自己专的 研究对象、理论体系和业务标准、 工作规范 服务性：为企业各项工作服务 重要性：档案中有不少内容在 一定的时间和空间具有机密性,档案工作的原则,档案工作实行统一领导、分级 管理的原则 维护档案的完整与完全 便于企业与社会各方面的利用,档案管理工作,贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度 负责制定和实施档案工作发展规划和年度工作计划 指导和督促各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作 负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作 集中统一管理各种门类和载体的档案和资料 严格执行保密法律法

12、规和有关制度规定，保护档案的完整与安全 按规定定期向地方档案馆移交进馆档案。,档案管理部门的职责,档案保管,档案整理,档案收集,档案管理8大工作,档案检索,档案鉴定,档案编研,档案统计,档案利用,档案鉴定定义： 是判定档案真伪和价值的过程；包括归档鉴定、保管期限鉴定、到期的鉴定等。,档案编研定义： 在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。,工作内容定义,根据不同分类 方法进行分类,装订前检查并修 复，装订时正本 在前，副本在后,根据分类方案确 定归档文件先后 次序,标识归档文件在 全宗中的符号并 以归档章形式对 文件注明,编

13、制归档文件的 目录,将归档文件按件 号顺序装入档案 盒、填写表格等,档案整理,档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。,档案鉴定 内容,档案进馆鉴定,对移交档案筛选,档案开放鉴定,对历史档案降低 密级,到期档案鉴定,定期鉴定 期满鉴定,重要档案鉴定,档案保管期限鉴定 档案销毁鉴定,档案鉴定,目录,档案管理系统售前与实施要点,4,档案管理业务流程,2,档案管理业务操作与系统功能,金蝶档案管理系统总体结构,档案著录-功能实现,对各类档案进行录入，提供档号、件号的自动生成，可以灵活定义每类档案的结构以及录入

14、界面,数据模版导出,数据批量导入,组卷拆卷-功能实现,卷内顺序调整,分卷调整,合卷调整,案卷顺序调整,报表统计-功能实现,档案报表,年报统计,利用统计,档案使用 状况统计,可在线自定义报表格式和内容 能对各项目指标进行统计 生成excel格式报表,档案借阅-业务描述,电子档案借阅,用 户,纸质档案借阅,档案管理员审核,用户在线查看,借阅登记,借出登记,档案管理员审核,借阅登记表,到期归还,借出登记表,催还单,借阅归还,归还登记表,档案借阅-功能实现,在我的申请和个人首页显示最新借阅信息,档案保管-功能实现,批量存放地点登记,记录档案室温度与湿度,生成温湿度变化图表,鉴定销毁-功能实现,数据鉴定

15、,鉴定销毁,销毁清册,系统管理-功能实现,全宗设置,字典管理,实体分类,门类设置,界面模板,列表设置,目录报表,档号设置,归档设置,系统管理-系统权限设计,可自由创建多个角色,可设置不同门类的角色权限,可控制角色的访问范围和操作权限,全宗档案管理员 部门档案管理员 数据录入员 一般用户（检索利用）,数据范围 密级范围 门类范围 部门范围 全宗范围 用户角色,练习,题目:在蓝海房产 (关链公司为蓝海机械有限公司）建立蓝海房产科技档案门类与报表，并添加档案记录 （档号、录入界面、报表与现有科技档案一致，要求在系统模板基建档案上进行创建） 目的: 熟悉档案管理配置与操作 时间: 30分钟 反馈: 讲师及在座各位,目录,档案管理系统的功能,3,档案管理业务流程,2,档案记忆着公司的发展历程 档案是单位或个人历史的真实、全面的反映 档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具,档案的建立使公司各项活动、生产、建设有序开展，使我们的工作有章可循 档案有利于提高生产效率,档案是公司积累和传播知识的重要载体 档案是开展单位文化建设的重要素材，对于企业建立企业文化有不可替代的作用，使公司的文化传承下去；,档案是公司发 展的基础,档案使公司各项活动有章可循,档案使公司文化得以传承,为什么要进行档案管理,档案资源的作用与功能,档案可以存史； 档案可以资政； 档案可以育人； 档案是解决争端、处