新oa培训手册（普通用户版）.ppt

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1、,华润电力控股河南分公司协同办公平台项目 培训手册 文档 密级：一般,目录,1.登录系统 2.内部邮件 3.公文管理 4.信息管理 5.工作流程,6.论坛 7.公文查询 8.用户每日操作 9.帮助以及联系方式,一、登录系统,1.1 如何访问系统 1.2 安装系统控件 1.3 如何登录系统 1.4 平台首页介绍 1.5 如何修改个人密码 1.6 如何完善办公平台中个人信息 1.7 如何查看其他人员联系方式 1.8 设置工作代理,1.1 如何访问系统,华润电力控股河南分公司协同办公平台（以下简称“办公平台”）采用的最新的B/S架构体系，用户无须在客户端机器安装软件，直接通过浏览器即可访问系统。在登

2、录系统前请先确保系统IE版本为6.0以上，方可正常使用系统的全部功能。查看版本方法：点击“帮助关于Internet Explorer”。 在地址栏中输入办公平台地址http:/如下图所示。,为了下次能够快速准确的访问系统，用户可以将办公平台地址保存至收藏夹中。方法：点击IE浏览器中的“收藏”按钮，选择“添加到收藏夹确定”。下次再访问时可直接通过收藏夹内的地址快速访问。,1.2 安装系统控件,用户如在操作过程中出现无法上传或无法下载等情况，请下载登录界面中“控件安装”文件，并安装。（Vista或Win7用户运行安装程序时，请右键选择“以管理员身份运行”）。,如果使用IE8.0版本浏览器请在IE选

3、项中的安全里关闭“保护模式”，再重启浏览器后访问办公平台。 如下图所示：,1.3 如何登录系统,输入正确的用户名和密码，点击“登录”按钮，即可成功登录办公平台。 账号密码命名规则：账号命名规则和老OA相同，大家记住了老的账号即可。初始密码统一为6个1，即111111。,1.4 平台首页介绍,用户登录平台后，可查看系统默认的首页面内容，具体介绍见上图。平台建立初期，首页面内容还不完善，随着平台使用的不断深入，我们会不断调整首页面内容。 不同单位、部门用户对首页面信息内容的需求和侧重点不一样，后期单位、部门内的管理员可自行定义满足自己需求的首页面内容、布局。,1.5 如何修改个人密码,所有用户在第

4、一次登录用系统后，要立即修改密码，以免越权操作。 点击系统一级栏目中的“个人办公”模块，在左侧选择“个人 设置”下的“修改密码”功能。,旧密码：输入系统默认密码（6个1）。 新密码：输入用户设置的新密码，密码长度不能少于6位。 密码确认：再次输入用户设置的新密码。 点击保存，即可完成修改密码的操作。,1.6 如何完善个人信息,点击系统一级栏目中的“个人办公”模块，在左侧选择“个人设置”下的“个人信息”。,中文名、账号、用户简码：系统自动提取，用户无法修改 手机号码：系统需要与短信服务进行整合，用户通过办公平台可收到日常需要办理的文件，需要查阅的资料和邮件提醒。此处请用户填写自己真实手机号码信息

5、。（此处只能填写一个常用手机号码） 其他：其他字段为选填项，用户可自行选择填写。填写的内容越充实，越便于用户后期通过系统内的联系人功能及时与您取得联系和沟通。,1.7 如何查看其他人员联系方式,用户点击“个人办公”模块，在左侧点击“联系人”，选择内部联系人，此处以公司组织结构显示，可以通过选择单位、部门找到对应的用户。用户在个人办公中录入的个人信息保存后，会自动在列表中显示。,1.8 设置工作代理,当我需要出差，同时无法登录办公平台时，如何保证平台内需要我办理的文件能够及时办理，不影响工作？ 在“个人办公”中的“个人设置”下，用户可通过“工作代理”功能设置自己的工作代理人以及代理时间，这样即使

6、自己无法登录平台，我的文件依然可以及时办理而不影响整个流程的办理。工作代理范围只限于平台内的流程办理，用户本人的邮件等个人信息和内容不会泄露。,选择代理人，同时设置代理时间。如没有特殊流程，可选择将所有流程代理给其 他用户办理。也可选择部分流程代理。同时代理人可以设置多个。 此处可指定代理的流程内容，依据用户的可使用流程的范围。,二、内部邮件,2.1 发送邮件 2.2 搜索邮件,2.1 发送邮件,进入邮件模块，在左侧点击“写信”，即可打开新建邮件的页面。同时用户也可以将鼠标放在首页右上角的“新建”按钮上，在弹出的页签上点击“邮件”。,收件人：办公平台支持手动输入和选择两种方式。在第一行选择框中

7、，用户可以通过输入用户简码，并按键盘回车，快速找到符合条件的用户。,2.2 搜索邮件,办公平台中将邮件搜索统一在“搜邮件”模块中操作。,三、公文管理,3.1 选择流程 3.2 发文流程 3.3 收文流程 3.4 监控流程,3.1选择流程,用户登录系统后，点击一级栏目中的“公文管理”模块，进入公文管理详细页面，公文管理共分为：“我的收文”、“发文管理”，“收文管理”三个子模块。 点击“发文管理”，找到自己负责或使用的发文审批流程。,说明：用户此处所能看到流程基于用户所在部门权限设定，实际内容与上图可能不同。,3.2 发文流程,3.2.1发文标签,3.2.2审批流转,【发文流程】 说明：我们现有的

8、发文流程，由单位办公室人员拟稿，并经过部门审核发送至总经理、分管领导或部门领导，再由公文负责人转发、秘书核稿、公文直接编号 套红盖章，提交至集团收文员处。一期二级单位暂不实现内部公文流转审批。,3.2.2.1拟稿步骤,拟稿（开始活动）：作为发文拟稿人，需要在发文标签页面中填写该填写的内容，在填写完发文标签中内容之后，将发文正文通过“起草正文”按钮导入至发文中，如下图所示：,可直接在编辑正文处录入，也可以直接通过“打开本地文件”按钮，将已经编写好的正文内容直接导入至控件中。,编辑正文后，需要点击“保存正文”或“返回办公系统”按钮保存操作内容。 保存正文：保存当前正文内容，不退出正文页面 返回办公

9、系统：退出正文页面，如果正文内容有修改，系统自动提示是否保存,说明： 用户在第一次使用“公文管理”中的“起草正文”、“批阅正文”，“生成正式文件”三个按钮时，如发现页面无法打开，请按照以下步骤操作 请先确认本机正确安装了Word程序。 页面最上面会提示用户安装金格控件。用户手动安装控件之后即可使此控件，操作如下所示：,点击“重试”按钮，控件会自动检测本机安装环境，此处请稍等一段时间，系统会弹出确认安装提示框。,点击安装，即可成功安装金格控件，如下图。,此处说明图片仅为参考，具体内容以实际操作为准。,标签、正文内容编辑完成后，拟稿人通过点击“发送”按钮，将流程提交至下一步骤办理人，如下图所示：,

10、单人：只能选择一个办理人 单个多人：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，只要其中一人办理了，其他人不必办理， 流程可继续流转 多人并行：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，这些用户可以同时办理 多人串行：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，办理用户按照被选择的先后顺序收到待 办文件，即按照被选择的先后顺序办理,3.2.2.2办理 办理用户在首页面“待办文件”中可以收到上一步骤拟稿用户提交的流程。如下图所示：点击此处,编号：办理用户如在拟稿时未选择机关代字，可在标签中先选择机关代字，可查看拟稿标签 内容，先选择机关代字内容，再点击 按钮，对发文进行编号操作。,排版：排版用户点击 按钮，管理平台自

11、动完成公文模板的套用和 填充操作， 此步骤用户需对套用填充后的公文内容格式进行手动调整。 盖章：盖章用户在正文控件内，选择“文件”中的“签名印章”按钮。,系统弹出签章选择页面，通过下拉框选择相应的印章，输入密码之后，点击确定，完成盖章操作。,分发：盖章完毕之后，分发用户点击 按钮，选择发文的收文用户，点击发送即完成公文的分发操作。,注意：分发操作完成之后，如不点击“办理完毕按钮”，发文审批只完成了审批到分发步骤，实际流程仍未办理完毕。如点击“办理完毕”按钮，发文审批流程方可结束。,小结,发文三步曲 1、找对发文地方是关键（找发文稿纸） 2、该填的填、该写的写 3、发送 办文五步走 找到要办理的

12、文 阅读稿纸信息 批阅正文是关键 填写批示意见 发送,3.3 收文流程,收到上级单位来文后，可在收文箱中下载公文附件，并打印后按照日常办文模式办理收文。,3.4 监控流程,用户可以通过办公平台最上方的 按钮，随时查看与本人有关系的各类文件。,待办文件：有需要我办理的文件会在此处显示。 待阅文件：有需要我查阅的文件会在此处显示。 在办文件：不是由我发起的流程，并经过我办理之后，仍然未办理完毕的流程在此处显示。 办理文件：不是由我发起的流程，并经过我办理之后，办理完毕的流程在此处显示。 已阅文件：经过我查阅的文件在此处存档。 我的在办文件：由我发起的流程，暂未办理完毕的在此处显示。 我的办结文件：

13、由我发起的流程，办理完毕的在此处归档。 我的退回文件：由我发起的流程，被相关审批人退回的流程在此处显示。 我的取消文件：由我发起的流程，并由我主动取消审批的流程在此处显示。,知识点：1、我发起了一个发文流程，同时将流程提交给了我的部门领导，可我从哪里可以看到流程的后续办理情况呢？我怎么知道流程什么时候办理完毕了？ 通过上图显示的状态，我就可以清楚的了解到与我有关系的所有文件的即时状态。以发文流程为例，当我将发文流程提交出去之后，我可以随时随地在“我的在办文件”中查看流程的办理情况，当流程办理完毕之后，自动从“我的在办文件中”转入“我的办结文件”内。,四、信息管理,4.1 查看信息 4.2 信息

14、发布 4.3 信息修改 4.4 信息删除,4.1 查看信息,办公平台中将日常信息分为：通知公告、相关下载、新闻中心全部归类在系统一级栏目中的“信息管理”内。,查看信息的方法与日常浏览网页的方式一致，直接点击信息标题即可浏览信息具体内容。,4.2 信息发布,4.2.1信息管理中发布信息 用户点击一级栏目中的“信息管理”，在左侧点击“新建信息”按钮，弹出信息新增界面。,选择发布信息的“所属栏目”，此处下拉框所能选择的栏目是根据当前用户的发布权限。如在操作中发现无法选择到希望发布的信息栏目，请联系管理员调整栏目发布权限。 填写信息标题、正文内容，附件等字段后点击保存，即完成信息发布操作。 说明： 如

15、用户需要对发布的信息进行查看人的权限控制时，请点击信息新增页面中的“详细信息”选项卡，选择信息可查看人，再点击发布或提交按钮。,4.3 信息修改,如在信息管理中发布的信息需要修改，点击一级栏目中的“信息管理”模块，在左侧点击“我的发布”，此处可以看到当前用户发布的所有信息，点击后面的修改按钮进行修改。,4.4 信息删除,用户无法删除自己发布的信息，如需删除信息，请联系拥有相应权限的管理员。,五、工作流程,5.1 概述 我们的OA办公平台除了提供正式的公文流程和非正式的内部邮件系统以外，还提供了一种方便的沟通交流的机制：工作流程。凡是各类需要对方或多方传阅、回复意见或提交材料进行审查的相互之间的

16、沟通都可以使用工作流程进行，例如系统中现在已经建立的“用印申请流程”，“外部签报流程”，“内部签报流程”，“外部传真流程”等等。,5.2工作流程的使用,5.2.1发起人 5.2.2.1查看流程图 点击一级栏目中的“工作流程”模块，进入工作流程页面，在窗口右面显示出了当前用户能够建立的工作联系，直接点击工作的名称即可发起新建。,5.2.2.2流程演示,下面以“用印申请”为例，完整介绍流程的使用方法。 点击“用印申请”标题，出现如下画面：,作为发起人，流程图中显示在“开始活动处”。图中清晰显示了发起后后续需要经过的步骤。流程使用人了解流程信息后，就可以开始流程表单的填写。,用户在使用流程之前，可先点击“流程图”，了解一下整个流程完整的办理方式。,5.2.2.3发起表单的填写以及按钮功能说明,表单中凡是字段输入框后有“* ”标志的，代表此字段为必填项，如不填写表单无法正常提交至下一