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1、XXX XXX訓練營培訓教材 簡報技巧,沈丹峰 XXX.XXX 2003.5.19,內容大綱,簡報成功的關鍵 內容,態度,形象,聲音 成功簡報七步驟 聽眾 訊息 組織 練習 講義 開講 總結&檢討 常見簡報缺點 Q & A,EDIT BY DF.SHEN,簡報成功的關鍵,簡報是說服的藝術，要說服觀衆接受我們的觀點，首先要抓住觀衆的注意力，然後幫助觀衆清楚地瞭解我們要傳達的訊息，引導觀衆同意我們的觀點，最後建立共識。 我們應該把時間用在準備的關鍵因素聲音態度形象,EDIT BY DF.SHEN,態度,相信自己能做好簡報 我的內容很有價值 以聽眾為主 我的觀衆很重要 我要讓觀衆很有收穫 為了使自己
2、更有自信及增加簡報的影響力，你必需回答下列三個問題： 為什麼你有掙得資格談此主題？ 為什麼你對此主題感到興奮？ 為什麼你很想與聽眾分享這個主題？,EDIT BY DF.SHEN,形象,情緒 把做簡報當成一件開心的事 熱忱表達,用熱情來感染聽眾 姿勢 看起來很有精神 很專業 挺胸抬頭 衣著 男：西裝（深色）襯衫（白） 女：套裝裙子,EDIT BY DF.SHEN,聲音,運用不同的聲調技巧 停頓 感情 目視接觸 節奏 強調 啟承轉接,EDIT BY DF.SHEN,成功簡報七步驟,一. 觀眾 二. 訊息 三. 組織 四. 練習 五. 講義 六. 開講 七. 檢討,EDIT BY DF.SHEN,一
3、. 聽眾,事先了解聽眾基本資訊 聽眾數量 聽眾對簡報主題的熟悉程度 聽眾的教育程度 聽眾的工作背景 聽眾的上司是誰,在乎誰的意見 聽眾來聽課的目標 聽眾的需求,那些是感興趣的,EDIT BY DF.SHEN,二. 訊息,簡報的目的在傳達訊息 簡報製作的常見缺點 將整頁的文字稿直接影印成投影片 投影片太花俏 文字太多 聽眾看不清簡報內容 沒有條理,不知所寫 寫的不講,講的不寫,EDIT BY DF.SHEN,文字的使用,善用PowerPoint的簡報設計模板，可以省去我們配色定字型的時間 簡報設計的KISS原則(Keep It Simple and Stupid) 每頁文字行數:72,EDIT
4、BY DF.SHEN,多大字體看的見,這是12號字,你看的見嗎? 這是14號字,你看的見嗎? 這是16號字,你看的見嗎? 這是18號字,你看的見嗎? 這是20號字,你看的見嗎? 這是24號字,你看的見嗎? 這是28號字,你看的見嗎? 這是32號字,你看的見嗎? 這是36號字,你看的見嗎? 這是40號字,你看的見嗎? 這是44號字,你看的見嗎?,EDIT BY DF.SHEN,大標題用3644號粗體標楷體,標題1用32號粗體標楷體 標題2用28號粗體標楷體 標題3用24號粗體標楷體 標題4用20號粗體標楷體 不要使用小於20號的字體,層次亦不要太多 每一層可以採用不同顏色加以區分 中文字型最好使
5、用標楷體或細明體,不要使用其他字型,而且要加粗 英文字型最好用Arial 字型顏色要選用與簡報背景顏色成深明對比的,常用簡報字體大小建議,EDIT BY DF.SHEN,標題的使用,標題是每張投影片的主軸 要能簡潔有力地傳達每張投影片的重點 最好是以59個字來說明 因爲再多字一行就擠不進去了，就算擠得進投影片，也擠不進觀衆的腦中，而後者顯然是比較重要的。 勿用標點符號 尤其是冒號和句點，更是可以直接省略 重要內容可以用加下劃線或其他顏色表示,EDIT BY DF.SHEN,文字縮寫的使用,英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業 對不熟悉的聽眾就不要用縮寫,要全文拼出,數字會說話,使用數字會讓簡
6、報更有說服力 簡報中表示的數字要精確 口訴的數字可以用近似值,數字的使用,EDIT BY DF.SHEN,數字的魅力-全球過剩之產能,EDIT BY DF.SHEN,關聯資訊和圖表的使用,言不如字,字不如表,表不如圖 儘量讓圖表來說話,講故事 必要時圖表用動畫的方式會更生動,EDIT BY DF.SHEN,視聽輔助材料和證據的使用,練習使用視聽輔助材料，以下是使用的重點： 清楚 與主題有關連 視覺享受 識別率 令人印象深刻 用證據來支持簡報中的重要論點 統計/類比 證詞/事例/展示品,EDIT BY DF.SHEN,三 組織,注意封面簡報的製作 好的開始是成功的一半 要充份彰顯占簡報成功關鍵5
7、8的態度和形象 要標明主辦單位或是會議名稱 要標明簡報者姓名、職稱和服務單位或是專長 日期,EDIT BY DF.SHEN,XXX XXX訓練營培訓教材 簡報技巧,沈丹峰 XXX.XXX 2003.5.19,預告（Preview）,告訴聽衆我們接下來要講什麽 用一張投影片介紹內容大綱 用圖表或流程圖印象會更深刻 可以在每章節重複用此張來Preview,EDIT BY DF.SHEN,講給聽衆聽,用講故事的方式讓聽眾輕鬆的接受 突顯簡報核心概念,讓聽眾捉住重點 這些概念對聽衆有什麽意義（利益） 回顧：告訴聽衆我們講過了什麽 結論：聽衆現在該知道什麽或做什麽 別忘了說：謝謝！,EDIT BY DF
8、.SHEN,有效的總結,有效的總結 簡短的總結 帶給聽眾一些思考 最重要的事留到最後 說服或鼓勵學員產生行動,EDIT BY DF.SHEN,四 練習,做好時間控制 聽眾在意的是誰影響了他們的課後時間 事先預演 可以用PowerPoint 排練時間 功能 用鐘錶簡單紀錄演講時間 以下是練習的重點： 強而有力的開場 清楚的重點 順序合邏輯 具有可信度的證據 印象深刻的結語,EDIT BY DF.SHEN,五 講義,演講是無形的服務,講義是演講有型化的體現 講義通常是直接列印投影片 黑白灰階 課堂互動資料(如案例遊戲)可以隱藏 1頁2張,重要圖表1頁1張 考慮好何時發放講義 小記： 我們可以把一件
9、事情做完，也可以把一件事做好；讓我們試著把每一件事都做好，相信世界會更美好。,EDIT BY DF.SHEN,六 開講,第一原則，請提早到 提前確認相關設備 受到邀請做簡報是一件非常光榮的事，應當表達出來。 真誠的讚賞你的聽眾 。 有主持人要謝謝主持人的介紹 觀衆有重要人物加以致意 儘量能提到幾位聽衆的姓名,EDIT BY DF.SHEN,簡報時常見的缺點,用腦力激盪法填寫簡報時的常見問題點 分組報告 注意報告人是否有同樣的問題點,各組紀錄,EDIT BY DF.SHEN,簡報時常見的缺點,僵硬的身體姿勢,例如： 身體僵硬、雙手緊握在前 身體僵硬、雙手緊握在腰後 身體僵硬、雙手緊握著講台 身體
10、僵硬地斜靠著講台 身體搖晃不已 無目的移動雙腳，走來走去 不自主地敲擊講台 盯著稿子或天花板看,EDIT BY DF.SHEN,簡報時常見的缺點,嘴唇緊繃、下巴肌肉緊縮 缺乏視線接觸或只做局部接觸 提高褲腰,雙手合十,抓耳撓腮,手遮著嘴;玩弄指揮棒或鉛筆 聲調太小,平緩、單調、無強調感 虛字詞語,如呃,喔,嗯等不必要的口頭語,EDIT BY DF.SHEN,簡報時常見的缺點,光筆緊按著不放,舞來舞去 背對聽眾 不熟悉教材,逐字照念 依靠式,懶洋洋式,手放在褲袋內搖動 演講者站在操作者的背後 草草收場,匆忙結束,EDIT BY DF.SHEN,開場白提示,記住開場白和結論，不要看稿子 站上講台時
11、要氣定神閒、 有權威感 正式講授之前暫停一會，眼光在學員身上逡巡一遍 在學員中選幾位友善的面孔，開始講課後保持笑容 和學員保持良好的視線接觸。必須看筆記本上的重點提示時，先暫停說話，低下頭，看好之後抬頭，再繼續說話,EDIT BY DF.SHEN,開場白,用開場白贏得注意 驚人之語 問一個與聽眾需求有關的問題 玄秘的開始 讚美,EDIT BY DF.SHEN,簡報成功的溝通原則,儘量能提到幾位聽眾的姓名 不要強調自己的才華與能力 要說 “ 我們 ”而不是 “ 你們 ” 用友善的語調做簡報 要談聽眾感興趣的事 句子要短，一口氣說一句話 多運用實際的例子與經驗,EDIT BY DF.SHEN,簡報
12、成功的溝通原則,重要的地方，說話速度要放慢 適當的暫停，好讓學員消化聽到的內容 音調的高低要有變化，以突顯重點 直接與聽眾溝通，要看著他們並對他們說話 如果有可能的話，與聽眾以互動的方式交流 不要道歉 訴求聽眾更高尚的動機,EDIT BY DF.SHEN,簡報成功的行為原則,面帶微笑,樂在其中 要面對學員，不要背對他們 雙手的高度保持在腰際，手勢要自然，身體不可僵硬 做你自己，充分發揮自己的個性，呈現出特殊的個人風格 敏銳覺察教學情境，適時應變 結束時請明確的讓學員知道，然後穩步下台,EDIT BY DF.SHEN,七 檢討,簡報結束後： 找出這次做簡報成功的地方 反省有機會改進的地方 訂立下次做簡報需改進的行動計劃 立即修改,EDIT BY DF.SHEN,要與不要,EDIT BY DF.SHEN,Q & A ?,THE END!,
