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1、,高效会议管理技巧,Meeting,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,会议概述,1、会议的意义,会议是一种群体沟通的方式 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在,2、会议的目的,收集意见 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与消除分歧,资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位,3、会议的种类,4、会议的频率,固定的部门会议 全体会议 处理突发事件的会议 一对一会议,随时 按需要 至少每月一次 最多一月一次,5、会议成本的计算,1、会议的时间成本= 参加会议的人数（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+
2、会议筹备者的工作时间+会议服务人员工作时间）,2、直接的会议成本= 会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费,3、效益损失成本： 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,会议的通病,会议效率不高,高效会议的8大特征,会议流程,议程： 1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议,会议准备,会后跟踪,一个中心，两个基本点,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作
3、,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,开会前的准备工作,高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了,是否要开会 准备工作的作用 5W1H 准备工作核对单 主持人的准备工作,无需开会的“五个如果”,如果,已经按惯例每周聚会,必须开会的“五个如果”,如果,听取部门汇报工作,给小组委派任务,必须把信息同时传达给很多人,有些事情需要当众表扬或批评,要让别人参与决策以集思广益,案例练习,一家工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 如果你是这家工厂的生产经理，你要采取下列哪种方式处 理此事： 1.一对一批评 2.开会当众批评 3.写检查处罚 为什么？,准备
4、工作的作用,选择最恰当的讨论方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚地告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突,5W1H,5W Why：会议的目的 What：讨论的话题 Who：参会者 When：日期及时间 Where：地点,1H How：怎么样 （会议形式等）,会议准备工作核对单,会议准备工作核对单,会议记录的要素,会议通知模板,主持人的准备工作,设定沟通目标 制定行动计划 预备可能的争执,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,主持人的会议管理技巧,在会议上，会议主持人要做些什么呢？,如何做开场白,定义：35分钟的
5、谈话，系统、简介及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与讨论有关的资讯 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见,如何分配发言时间,一次会议真正用于开会的时间只有80% 尽量保证每个人发言机会均等 尽量开成一种互动的会议氛围,如何掌握议事进度,如何达成决议决策方式,4种群体决议,如何圆满结束会议,预留57分钟做总结,确定工作分配妥当,准时结束会议,如何倾听和说话,倾听的礼节： 听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事,倾听是什么? 暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解谈话者的内容，与他一起去体
6、验、感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。,倾听的技巧,倾听的具体方法： 1 Nod&smile （点头且微笑） 2 Eye contact （眼神接触） 3 Listening voice （倾听的“声音”） 4 Lean forward （身体前倾） 5 Repeat/summarize （重复/总结） 6 Make notes （作记录）,倾听的误区： 别人说话时，你在想自己的事。 边听边与自己的不同观点对照。 经常打断别人的谈话。 为演讲者结束他的演讲。 忽略过程只要结果。 仅听自己想听或愿听得东西。 精力不集中，易被其他东西干扰。,会议中的说话技巧,沟通技巧回顾
7、,沟通的定义： 沟通是指为了制定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程,沟通的模型：,沟通的效果,取决于接收者接收到的！ 而非表达者表述的！,沟通的漏斗理论,100%,80%,60%,40%,20%,有效沟通原则,职场沟通技巧,建立信任,不受偏见影响,放弃对等原则,不受“派别”和“盟友”的影响,一、营造良好工作关系,职场沟通技巧,二、同理心（换位思考）,交流双方都站在对方的角度上，设身处地为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通。,职场沟通技巧,三、面对面沟通,语言 （词语/内容）,声音 （语音/语调）,视觉&非语言（肢体等）,7%,38%,55%,
8、不佳的肢体语言： 抱胸、插腰、靠在桌子或椅背上、没有眼神交流、托腮、手背后、拨弄头发、打哈欠、捂住嘴、咬手指、做小动作、东张西望、无故离席、看表,职场沟通技巧,四、合理使用非语言沟通方式,公文 备忘录 邮件 计划书 报告 提案 ,统一性 系统性 可视化 存档,职场沟通技巧,五、事关紧要的措辞,对事不对人 你没有填对 这张表格中还有一些东西需要我们填一下 用“我”来代替“你” 你弄错了/你误会了 对不起，我没有讲清楚,职场沟通技巧,五、事关紧要的措辞,避免下命令 你应该/你必须我们才能 请你/您看是不是可以这样 负起责任 我不知道/这不是我的事/我不能 我不太清楚，但小张应该能帮助你，我们去找他
9、吧 避免引起对抗 你们总是在这样/绝对不可能,请在以下描述话语中选出正确的反馈: 1.你出生前我们就是这么做的！ 2.这就是最佳解决方法。 3.这是目前为止我所知道的最好解决方法，你还有什么更好的建议？ 4.为了按时完成任务，我要你这样做。,练习,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,会议记录的要素,会议纪要模板,Contents,目录,会议概述,会议的效率,开会前的准备工作,主持人的会议管理技巧,会议记录,会后跟进,会后跟进,一、参会者的会后跟进 拿到会议记录后仔细阅读、尤其是对与自己工作相关的信息作出标记。 考虑与自己相关任务的完成方案 会议可能是新任务的开始，考虑是否召开自己的部门会议，进行动员和安排。 二、主持人的会后跟进 跟进计划执行情况，如有需要立刻召集另一个会议 如计划进行顺利，取消下次会议，而用公文报告进度、让相关人员知道。,情景练习,会议中意外情况的对应,谢 谢！,
