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1、1,华为时间管理 培训,真明丽教育训练中心,培训讲师:甘远辉,2,课程要点,第一讲:时间管理的概念与误区 第二讲:时间管理的基本原则 第三讲:时间管理的方法与技巧,3,第一讲:时间管理的概念与误区,一、时间管理的概念 二、时间管理的误区,什么是时间,4,我们的哲学家说: 时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。,5,时间的四项独特性,(1)供给毫无弹性 (2)无法积蓄 (3)无法取代 (4)无法失而复得,6,小案例分享,请问:你怎么花。,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8、64万元。你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途不作规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第
2、二天再用,也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8、64万元。,7,什么是“时间管理”?,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。 由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,8,案例分析: 一个活到72岁的美国人对时间的花法,你有何感受?,9,一、时间管理的概念 二、时间管理的误区,第一讲:时间管理的概念与误区,误区之一:工作缺乏计划 误区之二:组织工作不当 误区之三:时间控制不够 误区之四:整理整顿不足 误区之五:进取意识不强,10,误区之一:工作缺乏计划,案例分析: 查尔斯史瓦
3、在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我交支付给你任意的顾问费。”李爱菲二是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续的做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,寻么即使运用任何其它方法,你出同样无法完成它们,机时且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清
4、楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用。” 数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒最后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,11,由于工作缺乏计划,将导致如下恶果:,1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,不做或不重视计划的原因:,1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考; 2、不做计划也能获得实效; 3、不了解计划的好处; 4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失
5、信心; 5、不知如何做计划。,12,误区之二:组织工作不当,组织工作不当的主要体现在以下几个方面: 职责权限不清,工作内容重复 “事必躬亲,亲力而为” 沟通不良 工作时断时续,解决问题的方法: 首先,学会如何接受请托; 其次,学会利用资源。,13,误区之三:时间控制不够,小测试:“拖延商数测验”,评分标准: 每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。总分小于20分,表示你不是拖延者,也许你偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。总分多于30分,表示你或许已患上严重拖延的毛病。,14,我们通常在时间控制容易陷入下面的
6、陷阱,1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。,15,误区之四:整理整顿不足,文件处置测验,请快速解答以下十个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案,则请在题目前打问号“?”。 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志,其中可能具有值得阅读的文章,但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知(下周一举行会议)。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来(或你个人的)一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信,但你必须先打数次电话才能回复。 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E
7、-mail. 8、客户寄来的一封投诉信。 9、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 10、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。,16,假如你在以上10个问题的前面写上了两个或两个以上的“?”,则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统(包括你的纸面文件夹和电脑文件夹)。,17,误区之五:进取意识不强,进取意识不强主要表现在以下几个方面: 个人的消极态度 做事拖拉,找借口不干工作 唏嘘不已,做白日梦 工作中闲聊,18,送大家一句话: 昨天是一张已被注销的支票, 明天是一张尚未到期的本票, 今天则是随时可以运用的现金。请善用它!,19,第二讲:时间管理的基本原则,时间管
8、理的六项基本原则: 1、明确目标 2、有计划有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律,20,原则之一:明确目标,目标刺激我们奋勇向上 如何制订目标(SMART的工作目标) 具体的(specific) 可衡量的(measurable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 基于时间的(time-based),21,原则之二:有计划、有组织地进行工作,所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。,22,制定计划的步骤:,1、确立目标 2、探寻
9、完成目标的各种途径 3、选定最佳的完成方式 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性,23,有了计划,就必须有行动。行动是一件了不起的事!,24,原则之三:分清工作的轻重缓急,小测试:请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好 那种方式?,1、先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的事,再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间就可做好的事,再做需花费大量时间的事。 5、先处理资料齐全的事,然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事,然后再做未排
10、定时间的事。 7、先做别人的事,然后再做自己的事。 8、先做有趣的事,再做枯燥的事。 9、先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事。 10、先做已发生的事,再做未发生的事。,25,处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。 “重要程度”:即指实现目标的贡献大小。,26,四象限图中的时间管理“急事”与“要事”的关系:,第一象限,第二象限,第三象限,第四象限,重要又急迫的事,重要但不急迫的事,紧急但不重要事,不紧急也不重要事,27,分组讨论:,你是否“知道”在哪些方面如果持续有优异表现,对个人生活或工作会有积极影响?,28,这些方面包括有:,1、改善人际关系 2、改善事先准备
11、工作 3、更周详地规划与组织 4、善待自己 5、抓住机会 6、充实自我 7、增进能力,29,急迫性指数测验,0到25分属于低度急迫性心态; 26到45分属于强烈急迫性心态; 46分以上严重急迫性心态。,30,原则之四:合理地安排时间,巴列特定律(也称80/20原理): 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。,31,原则之五:与别人的时间取得协作,1、尊重对方的时间安排; 2、提前做好计划。,32,原则之六:制定规则、遵守纪律,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面: 1、在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何
12、时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。,33,第三讲:时间管理的方法与技巧,一、分析自己使用时间的方式和状况 二、做好工作计划 三、缩短别人干扰的时间 四、省时之道,34,一、分析自己使用时间的方式和状况,表一:时间使用清单表 表二:一星期日志与简略分析表 表三:一星期时间总结表,35,表一:时间使用清单表,36,表二:一星期日志与简略分析表,37,表三:一星期时间总结表,38,自检题,1、我如何浪费我的时间?未来有何好途径预防或减低时间的浪费? 2、我如何浪费别人的时间?我浪费了谁的时间?我应如何预防不使其发生? 3、哪些活
13、动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做? 4、别人浪费我的时间?未来有没有方法减少或排除其发生?是什么方法? 5、我做的哪些事既重要又紧急? 6、我做的哪些事对我的目标很重要? 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事?如果没有,原因何在?如果有,是哪些事?,39,二、做好工作计划,1、计划的基础概念:,40,2、注意事项,(1)事先的了解,(2)遵循5W2H原则,(3)设置控制点,所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系,Why What When Where Who How to How much,41,3、利用计划
14、工具,(1)计划管理之一:WBS,(2)计划管理之二:PERT,定义:WBS(工作任务分解)是创造出产品所必须进行的全部活动的清单。,定义:PERT(网络计划评审技术)是以网络图的形式制定计划,求得计划的最优方案,并据以组织和控制开发进程,达到预定目标的一种科学管理方法。,42,三、缩短别人干扰的时间,1、打电话的艺术 事先的约定与准备 保持简短而明确的开场白 控制电话时间、保持通话主题 过滤电话,2、当你被打断时 来自上司的打断 来自同事的打断 来自同事的打扰,43,四、省时之道,科学省时之道: 1、等待的时候做什么 2、逆势操作 3、追求互赖模式,44,THE END,祝大家都有一个有意义、充满欢乐的人生!,