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1、,第 八 章 项目信息与沟通管理,8.1 项目信息与沟通 8.2 项目沟通管理 8.3 项目信息管理 8.4 项目管理软件介绍,第八章 项目信息与沟通管理,8.1 项目信息与沟通,一、什么是信息？ 人得到的知识 人与外界相交换的内容,经过加工处理对人们各种具体活动 有参考价值的数据资料。,8.1 项目信息与沟通,二 、信息是一种资源,资源可以重复使用 拥有信息，就拥有了创造价值的依据 信息越多，信息的质量越高， 越有利于作出正确的决策或判断， 所以，人们总是希望尽可能多地获得信息,8.1 项目信息与沟通,三、信息的对称性,信息的对称性是指在一定的事物或对象面前，与之相关的不同组织或个体对该事物
2、或对象具有相同的信息或资料的一种情况 信息不对称 客观存在 人为造成 信息不对称往往会造成很多问题,8.1 项目信息与沟通,四、乔韩(John&Henry )窗口理论,多多与人沟通,8.1 项目信息与沟通,五、沟通的定义和过程,沟通就是信息的交流,挖沟使两水相通。 左传哀公九年：“秋，吴城邗，沟通江淮。” 指使彼此通连、相通。 为了设定的目标，把信息、思想、情感在个人或群体之间传递，并达成协议的过程。,8.1 项目信息与沟通,五、沟通的定义和过程,8.1 项目信息与沟通,六、沟通的内涵,要使沟通成功，意义不仅需要被传递，还需要被理解。 对于项目管理者来说，如果想进行有效的沟通，无论是否同意对方
3、的观点，都将尊重对方，给于其说话的权利，同时将自己的观点更有效与其交换。,8.1 项目信息与沟通,七、沟通的方式,语言沟通 通过语言、文字、图画、表格等 口头沟通&书面沟通 非语言沟通 通过媒介而非讲话或文字 身体语言、语调、环境布置等,在谈话时， 语言占35%， 非语言占65%。 表达情感时， 语言占7% 语调占38% 非语言动作占55%,8.1 项目信息与沟通,七、沟通的方式,正式沟通 通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递与交流的方式 组织规定的汇报制度，例会制度，报告制度等 非正式沟通 正式沟通渠道之外的信息传递方式 私下交谈，小道消息,8.1 项目信息与沟通,七、沟通的方式,上行沟通
4、 下级向上级反映情况：层层传递&越级反映 下行沟通 上级向下级发布命令或指示 平行沟通 平级之间的信息交流和传递,8.1 项目信息与沟通,七、沟通的方式,单向沟通 双向沟通,是否有反馈,“二八”定律,企业中百分之八十的问题可以归根于百分之二十的原因； 企业管理中的许多问题都是因员工之间的沟通不充分引起的。 企业内部沟通不充分，肯定是属于这百分之二十的原因中的一个重要部分。,8.1 项目信息与沟通,企业实例,“在传达事情时，员工最后的做法和老总的想法差距较大” “员工人品朴实，对高层领导看法一般，认同度不高” “公司运用层层把关的方法，但最后不满意两种结果：数量不佳或结果不正确” “管理人员与普
5、通员工有很多矛盾”。,8.1 项目信息与沟通,8.1 项目信息与沟通,八、沟通的障碍,个人对现实世界的认知和想象力。人们总是能看到自己想要看到的东西。盲人摸象。 个人的喜好、个性和感情。 个人的经历和背景差异。 由于存在各种主观障碍，零距离沟通是不可能的。,经历和背景对沟通的影响：,8.1 项目信息与沟通,客观障碍：,距离对沟通的影响 语言成为沟通的障碍 层次和位置对沟通的影响,8.1 项目信息与沟通,鼓励横向联系：,传统的管理结构不鼓励员工之间的横向联系。经理们把员工之间的横向联系看成是对自己的权力的架空和挑战。但在项目管理下，我们充分鼓励员工之间的横向联系，大大提高工作效率。,8.1 项目
6、信息与沟通,减少企业中的管理层次：,看问题的角度,8.1 项目信息与沟通,事情的复杂性,事情的复杂性会增加沟通的难度； 需要依靠系统的方法来减少沟通的难度； 把复杂的事情简单化,8.1 项目信息与沟通,文化氛围,不同的文化氛围会给沟通带来困难； 文化就象是我们习惯了水温的水； 每个人都隶属于多个文化集团； 职业文化。,8.1 项目信息与沟通,项目沟通关系框架示意图,团队,项目经理,项目需要者 （最终用户）,上层经理,政府及地方职能部门,公检法部门,质量部门,市场部门,制造部门,研发部门,供应商 销售商 转包人,新闻媒体,项目中几种重要的沟通,项目经理与业主的沟通 项目经理与承包商的沟通 项目经
7、理部内部沟通 项目经理与职能部门的沟通,8.1 项目信息与沟通,项目经理与业主的沟通,项目经理首先要理解总目标，理解业主的意图，反复阅读或项目任务文件。 让业主一起投入项目全过程，而不仅仅给他一个结果 业主在委托项目管理任务后，应将前期决策和策划过程向项目经理作全面的说明和解释，提供详细的资料 项目经理应妥善处理与业主有关的其他部门的干扰,8.1 项目信息与沟通,项目经理与承包商的沟通,项目经理应让承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务和职责等 指导和培训各参加者和基层管理者，使其适应项目工作 项目经理要有服务的观念，不能动辄使用惩罚权 在招标、商签合同、工程
8、施工中应让承包商掌握信息、了解情况，作出正确的决策,8.1 项目信息与沟通,项目经理部内部的沟通,项目经理与技术专家的沟通十分重要 建立完备的项目管理系统，明确划分各自工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通的方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事 项目经理需要采取合理的激励措施 职能人员的双重忠诚问题 建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准和可核实的目标管理的标准，对成员进行业绩考评,8.1 项目信息与沟通,项目经理和职能部门的沟通,界面协调是项目成功的关键 项目经理必须发展与职能经理的良好的工作关系 项目经理与职能经理之间应有一个清楚的、便捷的信息沟通渠道 项目经
9、理和职能经理主要的信息沟通工具是项目计划和项目手册,8.1 项目信息与沟通,九、沟通的原则和技巧,尽早沟通 主动沟通 鼓励反馈 简化语言 善于询问与积极倾听 限制消极因素 运用小道消息 组织进行有效的沟通,沟通小游戏,8.1 项目信息与沟通 8.2 项目沟通管理 8.3 项目信息管理 8.4 项目管理软件介绍,第八章 项目信与沟通息管理,8.2 项目沟通管理,一、管理与沟通,“高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息” EffectiveCommunication Ludlow,R.,复杂性 系统性,二、项目沟通管理的特征,8.2 项目沟通管
10、理,没有建立沟通管理的模式或者概念; 通常只注重组织机构中上下级之间的沟通,忽视工作流程与责任体系; 由于项目经理的技术背景,项目经理不是将主要注意力集中在沟通和协调上,而是集中在技术细节问题上; 项目绩效报告(如果有的话)并不是发送到有关的项目干系人,而是按照级别的不同发给领导,而真正需要该信息的人员往往不能得知; 由于权力(利)方面的矛盾,部门之间的沟通通常存在巨大的空洞(障碍),使得一些本来并不复杂的问题长时间得不到解决; 会议的管理：会议纪律、形式主义、偏离主题、长篇大论(silence the talkative）、没有记录等等。,三、国内在项目沟通管理中常见的问题,8.2 项目沟通
11、管理,沟通促成者(communication facilitator) 协调者(coordinator) 领导者(Leader) 沟通仲裁者：(communication referee) (conflict solver) 混乱驾驭者(Conflict solver) 谈判者(negotiator) 聆听者(listener) 解释者(interpreter):澄清问题或概念，避免产生曲解,项目经理需要控制沟通，但不能控制所有信息,8.2 项目沟通管理,四、项目经理在沟通中的中心角色,项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通
12、。,五、项目沟通管理的内容,8.2 项目沟通管理,8.1 项目信息与沟通 8.2 项目沟通管理 8.3 项目信息管理 8.4 项目管理软件介绍,第八章 项目信与沟通息管理,自上而下的项目信息 自下而上的项目信息 横向流动的项目信息 以顾问室或经理办公室等综合部门为中心的项目信息 项目管理班子与环境之间进行流动的项目信息,8.3 项目信息管理,一、项目信息种类,项目信息管理是指对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，也就是把项目信息作为管理对象进行管理。 项目信息管理的目的就是根据项目信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保证决策者能及时、准确获得相应的信息。 以计算机为
13、基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，为大型项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案。,8.3 项目信息管理,项目信息收集方式 ：信息人员，信息查询设备，信息服务机构，参观调研 项目信息传递方式 ：专人负责，通信传递，会议 项目信息归档与利用,8.3 项目信息管理,二、项目信息管理的内容,8.1 项目信息与沟通 8.2 项目沟通管理 8.3 项目信息管理 8.4 项目管理软件介绍,第八章 项目信与沟通息管理,1. Microsoft Office Project 2003 （1）概述 Project 2003是Project软件基于Window
14、s操作系统的第六个版本，已成为世界上应用最普遍的项目管理软件。 Project为普通工作人员或项目管理人员提供对于项目的整体规划和跟踪，并按照业务需求交付相应的结果。作为一个项目管理软件，Project 2003能够帮助单位协调商业计划、项目及资源，从而获得更好的商业业绩。 通过使用其灵活的报告和分析功能，可以利用可操作的信息来优化资源、安排工作优先顺序并协调项目与总体商业目标。,8.4 项目管理软件介绍,Project 2003系列产品包括Microsoft Office Project Standard 2003、Microsoft Office Project Professional
15、2003、Microsoft Office Project Server 2003 以及 Microsoft Office Project Web Access。Project 2003是Microsoft Office系统中不可缺少的一部分，新增了很多功能，如 演示向导 打印向导 XML报告向导 资源可用性图表 资源信息导入 Project Professional 2003、Project Server 2003和Project Web Access共同组成Microsoft 针对企业项目管理（EPM）的解决方案。该解决方案使组织能够合理安排业务活动、项目和资源，以获得更理想的业务结果。,
16、8.4 项目管理软件介绍,（2）Project 2003主要功能 1）项目范围管理 2）项目进度管理 3）项目资源管理 4）信息沟通管理 5）项目综合管理,8.4 项目管理软件介绍,2项目管理中心平台（LinkProject） （1）概述 LinkProject是梦龙科技有限公司研制的项目管理类软件之一。在大型关系数据库SQL Server 和Oracle 上构架起企业级的、包含现代项目管理知识九大体系在内的、具有高度灵活性和开放性的、以计划协同跟踪控制积累为主线的企业级工程项目管理平台软件。支持多用户在同一时间内集中存取所有项目的信息，包括有基于B/S、基于C/S 结构等不同的组件以满足不同角色的项目管理人员的使用。,8.4 项目管理软件介绍,3新中大工程项目管理软件Psoft （1）概述 新中大工程项目管理软件，Project Manageme
