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1、时间管理,講解袁信明,供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 公平性,认识时间,时间的特性,体会时间,你可以去问一个失败重修的学生；,你可以去问一个不幸早产的母亲；,你可以去问一个定期周刊的编辑；,想要体会“一年”有多少价值，,想要体会“一月”有多少价值,想要体会“一周”有多少价值,想要体会“一小时”有多少价值,你可以去问一对等待相聚的恋人；,想要体会“一分钟”有多少价值,你可以去问一个死里逃生的幸存者；,想要体会“一秒钟”有多少价值,你可以去问一个错过火车的旅客；,想要体会“一毫秒”有多少价值,你可以去问一个错失金牌的运动员。,你最近工作忙不忙？,忙与盲 你是不是每天都很忙，但却没有
2、显著的工作效果？ 你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？ 你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以有效支配？,时间管理的效益,知识及技能 效益及发展 时间可为我们积累财富 幸福和快乐 时间就是生命,第一部分：,时间管理概述,概 述,时间不再生、是随时失去的公平资源 时间管理实际是对自我的管理 时间管理要立足于今天 要找出浪费的时间、从节约时间开始,时间管理的目的,帮助我们解决工作压力，提升工作效率和团队工作效果，改进我们的生活质量。,时间价值分析,对于每个人来讲，每天都只有24小时 每天仅有1440分钟；86400秒 有效的时间有多少？ 时间的价值计算,分析自己的时间 -
3、 Time Analysis Chart,时 间 分 配 图,假设一个人寿命为72岁,四代时间管理理论,第一代时间管理 -备忘录型 第二代时间管理-事先规划安排行程 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我 第四代时间管理-创造高品质生活,第一代时间管理,备忘录型。 顺其自然，不准确追求什么时间做什么事。 随身携带，随时检查。 未完成内容顺延。,第二代时间管理,规划与准备。 规定什么时间做什么事。 讲究效率，责任。,第三代时间管理,以效率为中心。 制定短，中，长期目标。确立价值观。 编制优先顺序。 利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。,第四代时间管理,最重要的事先做。 多方面平衡。 改变
4、思想而非行为。 群策群力，平衡的自然原则。,第二部分：,时间管理的陷井,概 述,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者 报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷井隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排
5、了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4不速之客,没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。,5会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复,6文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,7事必躬亲,担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属,第三部分：,时间管理的方法,概 述,分析现有时间使用情况，找出浪费的时间 明确你认为最重要的事情 明确自己所扮演的角色 对要做的事排列优先顺序,方法一 时间情况记录,每天将记录表放在身边 开始前，记录时
6、间 完成此事时，记录下时间。 （分析完成事情所需的时间）,时间记录表,方法二 有效地使用你的高峰时间,上午型。 下午型。 晚间型。,方法三 划分事件的四个象限,重 要 性,急 迫 性,重 要 不紧急,不重要 不紧急,重 要 紧 急,不重要 紧 急,举 例 说 明,紧 急,不紧急,重 要,不重要,干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天,紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议,办事的次序应该是,重 要 性,急 迫 性,重 要 不紧急 （做
7、）,不重要 不紧急 （不做）,重 要 紧 急 （快做）,不重要 紧 急 （做）,1,3,2,4,重要性、紧急性工作分析表样例,大石头小石头游戏。,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里 去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。,方法四 二八（80/20）原则,80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 此原则决定事情的重要程度,80%,二八原则,80%,20%,举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时
8、间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工,如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要,方法五 填写每日时间待办单的步骤,列出计划中要完成的工作（分A，B，C三类）
9、 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出昨日遗留的未完成的工作 排出优先顺序,时间管理：ABC法则,“A”必须在几小时内完成 “B”必须在24小时内完成 “C”可以在几天内完成,待 办 单 样 例,_,年 月 日,顺序 序号 事项 完成人 确认,时间管理的几个工具,1每月行事月历 2工作目标计划分解 3 效率手册 4 商务通与订房卡 6 闹钟 7. 其它工具,工作待办单(To do list) 日计划表 周计划表 月计划表 季度计划表,Microsoft Outlook,工作目标计划分解,充分利 用 效 率 手 册,方法六 解决常见时间浪费现象,不会拒绝 习惯拖延 不速之客干扰 电话干
10、扰 杂乱的办公环境 缺乏计划及条理,问 题 一 ：不 会 拒 绝,耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能回答时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。 明确说明拒绝的理由。 如可能向对方提出别的替代解决方式,问 题 二 ：习 惯 拖 延,切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美,问题三：不速之客的干扰,不要采取无条件的“门户开放政策” 规定对外交流的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让他人
11、帮助控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间,问 题 四 ：电 话 干 扰,事后回复电话 集中打电话的时间 避免以题外话作为开场白 打好腹稿再打电话,问 题 五：文 件 满 桌,整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养,造成办公桌凌乱的原因,无条理的思路 犹豫不决 半途而废的工作习惯 故意纵容文件的堆积 担心遗忘文件的心理,如何取得效果,任何技能只有不断实践，反复 练习，成为习惯性行为后才能产生 应有的效果。,什么是习惯,逐渐养成的，一时不容易改变的行为， 倾向。是对思维和性格的写照。,如何改变旧的习惯,写下想改变的习惯。 写下你的目标。 列出习惯带来的问题。 列出改变习惯的好处。 奖励自己。 坚持21天。 回顾新的习惯行为。,计划日常工作 在体力和精神最佳状态做最重要的事 为所有的工作制定截止期限 一个时间做一件事 打电话时做计划 学会说不 分析你的时间，以便于更好的利用它 制定真实可行的工作计划,总结时间管理的黄金定律,Thank You!,
