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1、时间管理,讲师: 肖 斌,时间就是金钱,时间就是生命 一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴 可以支配的时间就是财富本身马克思 世界上最珍贵的东西就是时间爱迪生 人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已伏尔泰 时间是最高贵而有限的资源。彼德杜拉克,真理,现实,我要是在大学多学点东西就好啦! 我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!” 时间根本不够用,公司里的事搞得我一头的包 家人总也见不到我,几乎把我登报作废!,最成功和最不成功的人一样, 一天都只有24小时,但区别就在于 他们如何利用这所拥有的24小时。,什么叫浪费时间?,生命倒计时法: 人生七十古来稀(暂且估算你能活80岁),请写出你签写前面
2、表格的直接感受:,(做与自己人生目标无关的事情),6,自测,你的时间价值几何? 每天_元 每小时_元 每分钟_元 那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?,你每天是否浪费了一小时?,1h360天50年=18000小时 18000小时/8小时/每天工作=2250天7年,谁是你的时间杀手,F 刁蛮的上司,A 过多的电话,B 不必要的会议,C 不速之客,D 无意义的文件,E 无能的部属,时间资源的独特性,供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得,时间管理是什么?,时间管理不是什么?,时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,
3、而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划,时间管理之诊断与分析,每日活动记录表 时间清单 时间管理自行诊断表,时间管理的误区,误区一:工作缺乏计划,工作缺乏计划,将导致如下恶果: 目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序 没有时间分配的原则,从来不做或是不重视做计划的原因,因过分强调“知难行易”而认为没有 必要在行动之前多做思考; 不做计划也能获得实效; 不了解做计划的好处; 计划与事实之间极
4、难趋于一致,故 对计划丧失信心; 不知如何做计划。,误区之二:组织工作不当,组织工作不当的主要体现在以下几个方面: 职责权限不清,工作内容重复 “事必躬亲,亲力而为” 沟通不良 工作时断时续,改善方法,学会如何接受请托 学会利用资源 学会授权,授权时应注意,有一套制度用以监督管理 你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力 教育部属、指导部属使他们有成长的机会 确定他们有必要的工具和支援供给,以便完 成工作 鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度 授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分 配容易做的事 不能把自己难以胜任的工作转交给别人,误区三:时间控制不够,习惯拖延时间。 不擅处理不速之客的打扰。
5、不擅处理无端电话的打扰。 泛滥的“会议病”困扰。,我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井,误区四:整理整顿不足,小组讨论: 实际工作中,你们有哪些方面的整理 整顿不足,导致浪费了时间?,误区五:进取意识不强,个人的消极态度 做事拖拉,找借口不干工作 唏嘘不已,做白日梦 工作中闲聊,时间管理的基本原则,明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律,如何制定目标,SMART Specific:具体(明确计划的具体数量及时间) Measurable:可衡量(有客观标准衡量情况是 否有变化) Accepted:可实现(在规定时间内,该目
6、标是 否合理/可完成) Realistic:符合实际的(是否值得追求、是否 重要、是否与价值相关) Time bound:有时间界限的(是否定出时限以 便于跟踪进展情况),有计划、有组织地进行工作,将有联系的工作进行分类整理。 将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 按排列顺序进行处理。 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行,各哪些是可以同时进行的工作。,如何做计划,确立目标; 探寻完成目标的各种途径; 选定最佳的完成方式; 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 编排月/周/日的工作次序并加以执行; 定期检查目标的
7、现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,良好的时间管理来自于计划,花时间在计划上才是 最节省时间的作法,一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底,小组讨论:请排出正确的行事优先级,?,?,?,?,A,B,C,D,正确的行事优先级,不合理的时间配置,明智的时间配置,1.重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action 2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属,这叫“灌能”,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,时间管理架构,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.决胜于庙堂 之上 2.灌能,均 衡,紧迫的事,不紧
8、迫的事,重要的事,不重要的事,小组讨论: 请将你们在工厂中的具体工作填入 四个象限中,合理地安排时间,20/80时间管理法,20/80定津是由意大利经济学家帕累托发明的,因此也叫帕累托定律。 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%销售额的20%的优质客户。 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法(成功者已证明的) 一个人80%的成功由其20%的活动决定。 用80%的时间从事20%有效益的活动。,与别人的时间取得协作,制定规则、遵守纪律,在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。 由
9、于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作时段的特性,善用之 2.以PDCA分布周一到周五的工作性质 3.保持良好的体力;养成运动的习惯 4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好,工作时段分配法则,每周工作性质分配法则,如何管理你的EMail,葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.,先问自己以下这几个问题,1.你一天花多少时间在看Email? 2.你进Email会不会看小品? 3.你看Email的时间是连续的,还是片断的? 4.你的Email有没有做分类? 5.你回信时是边看
10、边回,还是分类后集中回信? 6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?,如何提高Email的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作 养成习惯,一天只有三个时段看Email 除了急件以外,集中时段回信,看Email的时段分配,Email文件夹的分类,Reply: Private,公务 Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下,Private Project进度 有空再看,充分利用时间,避免拖延 找出隐藏的时间 不要浪费时间 合理授权 投资时间,充分利用时间:避免拖延,只要有必须做的事情, 马上采取行动 一鼓作气,马上完成最后的10% 快刀斩
11、乱麻,先从棘手的地方下手 把一项大的工作分解为几个具体的事情 有选择性地拖延,充分利用时间:找出隐藏的时间,善于用等候或空档的时间 将时间管理视作比赛 创造更多的时间 想办法“偷懒”(忙碌效率),充分利用时间:不要浪费时间,不要让不速之客耽误你的时间 不要做太多的承诺,不该做的不要做 做事要有周密的计划 集中在一个时间打电话 做事不要犹豫不决 不要让低迷的情绪左右自己,学会调整 要养成早睡早起的习惯,充分利用时间:合理授权,挑选能够承担责任的人 根据能力与兴趣委派工作 告知为什么而不只是做什么 赋予重要性 信任部属并与之保持良好的沟通 了解学习曲线,充分利用时间:投资时间,个人素质和专业本领的
12、提高是节省时间的重要途径之一 不断地学习是在任何领域成功的最低要求 参加有益于获得关键技能的课程,如果给我8个小时的时间砍一棵树,我会花6小时来磨斧头。(林肯),未雨绸缪,有人告诉你该怎么做一件事情时,他们很可能至少会遗漏一个重要步骤。 做一件事情之前,预估需要多少资源及何时需要这些资源 以最大的希望,做最坏的打算 做额外的准备(备份、双保险),墨菲定律:会出差错的终究会出差错。,58,平衡时间,在工作、家庭和社会间找到平衡 暂时的停止努力是成功的动力适度休假 注意自己的身体,经常锻炼 学会调整自己的节奏和控制情绪,心灵就象是田地,有一定的极限;经过一段时间,它会枯竭,耗尽所有生产农作物的能量,帕金森定律:事情增加是为了填满完成工作所需要的多余时间,59,培养良好的利用时间的习惯,短小的笔杆胜过良好的记忆 利用清单记录经常性的活动 下班之前记下第二天需要做的工作清单(节省时间、潜意识工作) 每天给自己60分钟的读书时间 认识自己的生物钟,精力最旺盛时做最困难的工作,60,你热爱生命吗?那么就不要浪费时间,因为生命是由时间组成的.,