时间管理方法探讨.ppt

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1、时 间 管 理 探讨,广西柳州钢铁（集团）公司 机动工程部,2019/8/24,机动工程部,2,为适应明年精细化管理的要求，时间首当其冲就是要管理好的关键资源。所以再次认识时间：世界上最长的东西莫过于时间，因为它无穷无尽；最短的也莫过于时间，因为它让所有的计划都来不及完成。,2019/8/24,机动工程部,3,古训：智者利用时间来创造机会，所以他的成功机会永远比别人多；庸者将时间拿来把握机会，所以他只有一点点的成功机会；愚者则浪费时间来错过机会，所以他永远都没有成功的机会。,2019/8/24,机动工程部,4,认识自己的时间,一寸光阴一寸金。（谚语） 时间就是生命，时间就是速度，时间就是力量。

2、（郭沫若） 放弃时间的人，时间也会放弃他。（莎士比亚） 时间就是金钱。（深圳）,2019/8/24,机动工程部,5,时间的特点,不可替代性：时间是任何资源都代替不了的。 不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现在、未来的方向流逝。 可变性：时间既是常数又是变数。善用则长，荒废则短。,2019/8/24,机动工程部,6,日常耗时因素分析,过多电话 不速之客干扰 临时会议 心静不下来 缺乏目标、时间规划 杂乱的办公室、办公桌 做无用的尝试 同一时间想法、尝试过多,不现实的时间期望 没有沟通或沟通不准 下属的训练和发展不充分 拖延、犹豫、等待 不会说“不” 做事不能善始善终,2019/8/24,机

3、动工程部,7,很少交派下属做事 员工不足或工作不力 闲谈私事过多 缺乏自我约束 缺乏协调和团队精神 错误的倾听 缺少反馈 忧虑、恐惧、焦虑 不充分的计划 错误的变更 等待时间过长 差的记忆,对结果行为的迷惑 疲劳、讨厌 怨天尤人 压力、紧张 不充分的工具与设备 信息不准 过多的文案工作 不耐烦、办事急燥 不懂该做先做的事 对交派下去的工作很少检查,2019/8/24,机动工程部,8,请从上述耗时因素清单中找出自己在时间损失方面最经常出现、最浪费时间的3个因素。 1、 2、 3、,2019/8/24,机动工程部,9,一、时间管理的致命禁忌,没有目标 犹豫不决 精力分散 消极拖延,逃避现实 打扰处

4、理不当 完美主义,2019/8/24,机动工程部,10,毛毛虫的悲剧,毛毛虫有一种“跟随着”的习惯，总是盲目地跟着前面的毛毛虫走。法国科学家约翰.法布尔把若干条毛毛虫首尾相接地放在一只花盆的边缘上，围成一圈，在花盆外不到6米处撒了些毛毛虫爱吃的松针。毛毛虫开始一个跟着一个，一圈一圈地走，一个小时、一天过去了，毛毛虫还在不停地、坚韧地走着。一连走了7天7夜，终于因饥饿和精疲力竭而死去。,2019/8/24,机动工程部,11,迷惑：我的目标是什么,人生倘若随大流，瞎忙空耗，没有明确的人生目标，那么终究免不了“毛毛虫”的命运。 目标是做事的原动力，也是成功的基石。,2019/8/24,机动工程部,1

5、2,犹豫不决：我应该做什么？,华裔电脑名人王安博士在他5岁时发生一件影响他人生的事情：一天，小王安外出玩耍，经过一棵大树时发现有一个鸟巢，里面有一只嗷嗷待哺的小鸟。他决定把它带回家喂养。走到家门他忽然想起妈妈不允许在家养小动物。把鸟放在门口，急忙进屋哀求母亲，等母亲答应后兴奋跑到门口，不料小鸟不见了，只有一只黑猫在意犹未尽的舔着嘴巴。,2019/8/24,机动工程部,13,精力分散：处理不当,从前，有个富裕的农夫花钱雇了一条能干的狗，帮他看门、帮烤面包和天天浇灌菜园。那狗谋到了职业，也尽力想把工作做好。一天农夫要去赶集，将家里的事交给狗儿就放心走了。等他回来一看：菜园没有浇灌，面包也没有烤，小

6、偷进了院子把仓库偷了个精光。 农夫于是痛骂狗儿。狗儿辩解：为了收拾菜园，他把烤面包的事放下；给菜园浇水，可是又到了看门的时候；至于错过小偷，正赶上想去烤面包。,2019/8/24,机动工程部,14,认准一件事做，不要不恰当地做许多事。 大凡做一件事，就要当一件事。若是苟且疏忽，定不成一件事。,2019/8/24,机动工程部,15,消极拖延：等明天,消极拖延的原因： 1、认为做某事要花费的时间太多； 2、认为长期性工作可以拖延； 3、对某事认识不足，主观不重视； 4、某事现时对自己不重要； 5、没有承诺去做某事； 6、现在没有兴趣做事； 7、没有完成工作的期限； 8、看不到做某工作的利益。,20

7、19/8/24,机动工程部,16,消极拖延的表现： 1、希望不做或发生奇迹，取消做某事的责任； 2、我就是开不了头。,当头棒喝 曲仑登的司令雷尔交人送信给恺撒，报告华盛顿已率领军队渡过特拉华河。信使把信送给恺撒，此时他正在和朋友们玩牌。等玩完牌后再阅读时情知不妙，等他急忙召集军队已经太晚。最后全军被俘，连自己的性命也丧失在敌人手里，付出惨痛的代价。,2019/8/24,机动工程部,17,逃避：躲进幻想世界,该做的事不做，却去做其他零散的事。 这就如同“从老鼠身上挤奶一般”，花费最大的努力却得到最少的成果。,2019/8/24,机动工程部,18,打扰处理不当,不知道谁在打扰自己 没有标准区分是否

8、是打扰 没有打一次电话多谈几个问题 面谈问题不能简单扼要 没能及时说“不”,2019/8/24,机动工程部,19,完美主义：花去过多的时间,我全力以赴，但我想那还不够好 我付出所有，但我猜那还不够多 丘吉尔的“反驳” 有人曾批评英国首相丘吉尔做事“不够尽善尽美”，对此老丘说了个故事：在普利茅斯港有位船夫救了个即将溺死的少年。一星期后，一位太太叫住这位船夫：“上星期救我孩子一命的人是不是您？”船夫说： “是的，太太。”，“哦 ，我找您好几天了，我孩子当时戴的帽子呢？”,2019/8/24,机动工程部,20,二、时间管理方法,第一代时间管理：面面俱到 第二代时间管理：未雨绸缪 第三代时间管理：明确

9、目标 第四代时间管理：系统管理,2019/8/24,机动工程部,21,面面俱到：备忘录管理,形式：备忘录。 用途：适用于小作坊、小店管理。 优点：便于防止挂一漏万。 缺点：没有优先的观念，对突发事件无助，人们只是简单地对进入其意识状态的事物即感到明显要做的事作出反应，通常完成的只是必要而非重要的事。,2019/8/24,机动工程部,22,未雨绸缪：计划效率手册,形式：事先做好计划安排 用途：适合一般企业车间、事业单位 优点：对时间有了更多的控制，而不是随波逐流，没有目的。 缺点：与企业工作价值脱节，依然未解决对事情进行轻重缓急的划分问题。,2019/8/24,机动工程部,23,明确目标：授权、

10、抓规划,形式：规范的制度和四象限时间管理 用途：各大小企业、事业单位 优点：依据轻重缓急设定长、中期和短期目标，强调逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取高效率。 缺点：易造成短视，日常关注的是“现在、紧急的事”；没有考虑活动本身的准则、个人使命、作用和目标的重要性，易因小失大；,2019/8/24,机动工程部,24,四象限时间管理,2019/8/24,机动工程部,25,偏重第一象限：在危机中生活,结果：经常应急、筋疲力尽、危机处理、忙于救火。 导致忙碌的原因：工作分配不合理、优柔寡断、行动迟缓、过多的电话、低效的会议、草率从事、过分计划、考虑过多、没有考虑工作价值。 对策：

11、抓紧做、勤规划。,行动并不等于成就！,2019/8/24,机动工程部,26,偏重于第二象限：有效生活,结果：有远见、有洞察力、平衡、自律、控制、危机较少。 原因：做正确的事，注重时间的价值考虑、为明天做准备、有条件对第三、四现象的活动说“不”。,2019/8/24,机动工程部,27,偏重于第三、四现象：不负责任的生活,结果：忙于琐碎小事、短视近利、危机处理、人际关系浮泛、巧言令色、没有责任心、依靠他人或其他机构维持基本生存。 原因：轻视目标与规划、缺乏自制力、怪罪他人、自我定位不准、不考虑时间的价值和效率。 对策：不花或少花时间、授权。,2019/8/24,机动工程部,28,系统管理：价值与效

12、率,以四象限时间管理为基础，注重二象限。 以原则为重心，配合企业价值理念和对工作使命的认识，规划个人工作时间。 主张人比事更重要，强调进行个人管理。 以周围单位进行时间组织，根据优先顺序安排日程。 通过每周的角色、目标设定和活动日程安排等来使工作、生活获得平衡。,2019/8/24,机动工程部,29,有效的系统管理标准,一致：个人理想与使命、角色与标准、优先事项与计划、欲望与自治之间和谐。 平衡：兼顾生活、事业、健康、家庭、个人发展等重要人生层面。 有重心：关注虽不紧迫却极重要的事。 重人性：先人后事。 能变通：能根据情况调整、修正。,2019/8/24,机动工程部,30,时间管理进阶,规划长

13、期目标的步骤 规划每周目标的步骤,制定使命,确定关键角色,确定目标,确定关键角色,选择目标,安排日程,每日调适,2019/8/24,机动工程部,31,三、时间管理之道,在最佳状态是用正确的方式做正确的事！,效率和效益,正确的事,恰当的方式,最佳状态,2019/8/24,机动工程部,32,最佳状态 人体生物节律的识别和应用,正确的事 目标设定、价值判断,恰当的方式 4D原则、授权、ABC分析法、零 存整取,2019/8/24,机动工程部,33,1.正确的事,“鹅与金蛋”的启示 目标设定 有趣的时间管理试验 ABC分析法核心,艾森豪威尔原理,2019/8/24,机动工程部,34,“鹅与金蛋”的启示

14、,从前有个很幸运的人，他有一只会下蛋的金鹅。然而，这人并不满足于这只鹅每天之下一个金蛋，希望能尽快地聚敛更多的财富。 一天，他动手杀死了这只鹅，剖开肚子指望能找到更多的金蛋。谁知，金鹅与其它的鹅并没有两样，更没有满肚子的金蛋。,2019/8/24,机动工程部,35,目标设定,目标的作用： 1.帮助个体设定明确的行动方向 2.明确行动优先次序及相应的时间规划 3.促使个体未雨绸缪，珍惜今天，把握现在，“Right Now,Right Here” 4.帮助评估行动效率与效果,设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。,2019/8/24,机动工程部,36,5.给个体以持续的信心、热情与动

15、力,一般不愿为自己设定目标的原因： 1.恐惧。怕达不到目标会有失败感。 2.无此意愿。为何要设目标？每天过得好 好的就可以了。 3.误将行动当成就。每天只要忙来忙去心里就很踏实，其实行动不等于成就，有好的结果才算。,人无远虑，必有近忧,2019/8/24,机动工程部,37,哈佛大学一项长达25年的追踪研究,2019/8/24,机动工程部,38,目标设定的SMART原则,具体的明确的目标：Specific 目标可以量化考核:Measurable 目标的可执行性:Actable 目标的现实合理性:Realistic 目标的完成期限:Time,凡事预则立，不预则废,2019/8/24,机动工程部,3

16、9,有趣的时间管理试验,正确的顺序为：鹅卵石、小碎石、沙子、水。 先处理主要的东西：“鹅卵石”，否则就错过了。,2019/8/24,机动工程部,40,ABC分析法的核心,2019/8/24,机动工程部,41,艾森豪威尔原理,重要性,紧急性,2019/8/24,机动工程部,42,2.恰当的方式,丁谓巧复皇命 4D原则 刘邦得天下的奥秘 运用工作日程表,时间规划技巧 零存整取 不讲空话 具体时间管理方法,2019/8/24,机动工程部,43,丁谓巧复皇命,宋真宗年间，皇宫失火，烧毁了几座殿堂，皇帝命令宰相丁谓限时修复。丁谓有三难：宫中无土、无竹木材料以及要处理大量的破砖废石。怎么办？ 经过苦苦思索，设计了一个巧妙的施工方案：先把宫前的大路挖成深沟，就地取土烧砖筑宫墙；然后引河水入沟中，用船把建材运到工地；修好皇宫后，将垃圾填到沟中，修复大路。,2019/8/24,机动工程部,44,4D原则,丢掉不管或珊减它（Drop it or Delete it） 凡是对企业没有帮助或使自己偏离重要工作的活动，都应该说“不”。 延后（Delay i