浅谈八二法则及时间管理.ppt

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1、1,淺談 八二法則 與 時間管理,蔡文能,2,Agenda,沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉了一圈晴天終於出現轉變 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 設定SMART的目標 附錄 傳奇人物王品集團的戴勝益,3,我沒有時間?,成功與否不是能力問題，而在意願是否堅定,沒有時間只是藉口， 沒有意願才是失敗的主因 !,時間可以造就人格， 可以成就事業，也可以儲積功德 - 證嚴法師,其實只要20%的時間就可以完成80%的事情,4,為何需要時間管理?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於

2、現狀? 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變(change)但是要用對 “新的思考方式” 。, 正確分配時間 i.e., 時間管理,5,什麼是時間管理？,一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。,時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外， 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。,二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。,時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。,6,八二法則 - by 社會學家柏雷多 (Pareto; 巴烈圖),80% vs. 20% (or 90% vs. 10%

3、) 義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20%的人口所擁有 ! 國家80% 的人口被20%的人統治 。 80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。 企業80%的利潤來自20%的客戶! (其它 80%客戶是澳門來的) 80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,) 通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。,什麼是八二法則？,7,80/20原理用在生活 示意圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,8,我是學生, 八二法則干我屁事,前面的80分通常只要

4、花20%的努力 努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分 程式(習題)20%的時間可以完成80% 儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完 80% 一般。, 每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣), 剩下的時間優先分配於有興趣的或效用大的 !,9,請排出正確的行事優先順序,1,?,4,?,2,3,時間管理矩陣,?,?,要把時間用在對的地方 !,10,艾森豪法則,美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全或儘可能的將時間與精力用在重要的事。 艾森豪法則的啟示：留多一點時間給重要的事情。,But How ? 說的容易 降低右表中3和4的時間!,錯誤的

5、時間分配,11,正確的行事優先順序與時間分配,時間管理矩陣,35%,50%,12%,3%,留多一點時間給重要的事情,12,主管明智的時間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,13,各類輕重緩急事情範例,14,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間。,15,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習

6、慣，以令自己更富績效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing! 時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。,16,你的時間管理出了什麼問題？,一、無法管理外在的要求,主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。,擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。 你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有人臨時找你需要討論事情時，可以請他在

7、你有空的時間再來。,1/3,缺乏說 “不” 的勇氣。,17,你的時間管理出了什麼問題？,二、做事沒有方法,我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。,完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？,2/3, 儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般。,18,你的時間管理出了什麼問題？,三、過度溝通而沒有想法,如果真要開會，要避免毫無結果的討論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是會議的核心目的在於做出決策，而

8、非討論。,主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然後在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會後所有就能立即開始工作。,3/3,19,有效管理時間的四大關鍵,從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己,See next 4 slides,20,有效管理時間的四大關鍵,一、從自我可掌控的部份開始,主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時間、和完全屬於自己的時間。,最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提出建議並採取雙方都

9、同意的做法或是主動採取行動並向上報告。,1/4,21,有效管理時間的四大關鍵,二、釐清不同性質的工作,根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發現，人的大腦在持續不間斷處理一件事情時，才能發揮最佳功能。 因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。你可以將工作分成兩大部份：,需要高度專注力的工作，如撰寫報告、擬定計畫等。 相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業、電話連繫等。,2/4,22,有效管理時間的四大關鍵,三、排定優先順序,可以採取 ABCDE 模式： A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。 B級工作：很重要，但有較多緩衝的時間。 C級工作：可以做

10、的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。,委派（Delegate）緊急但不重要工作： 將緊急但不重要的工作分派給適當的人執行。 刪除（Eliminate）沒有時間做的工作： 如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。,3/4,23,有效管理時間的四大關鍵,四、留點時間給自己,記住! 你無法做一切的事情， 要學習何時該說不。,儘管工作再忙，都應該留給自己一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思考一些問題。,4/4,主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規劃，像是團隊未來的發展或是新市場的開發等。,24,預留 Buffer (緩衝區),並不是每件事情都那

11、麼的急。 如果我們每件事情都要即時地處理掉，相信我們會變得神經兮兮的。 所以應該要有一個地方，緩衝區，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提醒我們。,25,學會拒絕,拒絕要求四部曲 傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。 拒絕部屬 鼓勵部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。 拒絕老闆 提醒他你目前處理中的工作，並請他協助決定新工作的優先次序。,26,如果沒有 E-Mail 該有多閒 ,1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看廣告信? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.

12、你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?,葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 其實你應該集中處理它!,Andrew S. Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要創始人,27,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類的動作。 (或設定自動分類) 除了真正急件以外，集中時段回信。 養成習慣，一天只在三個時段看 Email, 例如 :,28,今天 必須做的事,今天 應該做的事,今天 可以做的事,今日三件事,29,設定SMART的目

13、標,目標設定要 SMART Specific 要明確 Measurable 要可量測 Attainable / Achievable 要可達成 Realistic / Relevant 要務實 / 要切題 Time bound 要有時限,Acronym 頭字語,時間管理 就是 要有好的規劃。,30,養成良好的工作習慣,行動才是企劃的開始。 用兵貴在速戰速決，時機稍縱即逝。 可以早上做完的事，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。 養成做備忘錄與思考的習慣。 開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什麼，就能節省四小時的時間浪費。 將性質類似的工作集中在同一時段完成。

14、需要高度專注力的 vs.不需要太多專注力的 每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時。,31,記住- 拖延必須付出代價,一直不去看牙醫 - 牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。 延誤機械修理 - 故障後花費更大。 遲遲運動計畫 - 容易縮短生命。 延遲答覆詢問 - 將失掉顧問。 拖延開發新產品 - 將被對手超越。 延誤重要的事情 - 將喪失豐富的人生。,32,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情。 完成事情的定義 : 完整的 + 相關的 + 善後的 + 記錄的文件 通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情 不要因為花了時間去度假而覺得內疚，度假使你心情愉快所以會讓你更能有效的工

15、作。 莫非定律(Murphy s Law) If anything can go wrong, it will. 會出錯的事終歸要出錯 不要杞人憂天 !,33,開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什麼，就能節省四小時的時間浪費。,時間管理是一種工作習慣的養成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當你有了良好的工作習慣，對你自己、對周遭的人都是好事一樁。,Summary,先做不想做但必須做的事。,34,好心情才有好效率,王品集團老闆戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分配工作與休閒時間，如果把自己弄得很忙，就無法思考公司的未來和大方向。 己經遍覽全球八十

16、多個國家的戴勝益說，他不但增加自己的國際觀，也強制主管必須休假，因為忙碌疲備，會降低服務品質。,註: 戴勝益為三勝製帽(扁帽工廠)老闆戴勝通的弟弟,35,認識王品,戴勝益1993年創立王品集團，至2006年王品集團旗下已擁有7個餐飲品牌、59家分店。2007年營收更超過新台幣40億，各品牌分店數突破100家大關。 王品台塑牛排的主力產品是中國口味的精緻牛排餐；西堤牛排標榜新都會時尚西式精緻套餐；美國Porter House為牛排西餐；陶板屋訴求和風創作料理；原燒為現代日式風格燒肉店；聚為北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒套餐。 2003年7月正式進軍大陸市場。,36,戴勝益創立王品的因緣際會,在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺後亂投資又賠光光 某次機會中品嘗到台塑牛排，戴勝益發現，有些人像王永慶，並不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。 而台塑三娘自行改良過的中式全熟