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1、第三节 会议礼仪,接待准备工作之一：酒店门口横幅,会议准备工作（用车车号牌）,酒店报到台,酒店大堂会议指引牌,会议前天的准备工作,会议室气氛营造,开会前晚的彩排工作,会议室休息中准备的水果，点心,会议进行中,会议代表用风味餐时的拦门酒,风味酒店前的欢迎横幅,大型商务会议（业务会议）的工作流程安排,【案例1】 年末，某企业召开总结大会，企业近百名员工全体参加。会上有一项议程是表彰企业10名作出突出贡献的优秀员工，由企业高层领导、董事会的成员亲自为其颁发奖状，以此来鼓励员工。到了颁奖时刻，10名代表整齐上台，奖状却没有人递送到领导手中，一时冷场，待到奖状送上台后，慌乱中发的奖状已全然不能对号入座，
2、10位优秀员工只能重新确认写着自己名字和荣誉的奖状，台下一片哗然。 讨论： 请针对以上案例谈谈此次会议接待所出现的问题，并说说正确的做法。,会议,会议是两个以上的人,多人或多个组织团体就事先商定的议题进行商议的过程，是人际交往的一种常规形式。 座谈会、办公会、报告会、博览会、展示会。,会议礼仪的内容,端正会风 会务工作 排列会议的位次,会议的作用,讨论问题 弄清问题 解决问题,一、端正会风,会风：有关会议的风气； 开会开会，去了就睡 开会开会，其实不累,中央和地方党政国家机关部门开支状况,中央和地方党政国家机关部门开支状况,中央和地方党政国家机关部门开支状况,数据,中央和地方党政国家机关部门开
3、支状况（年） 中央党政国家机关部门会议差旅费42.7亿 地方党政国家机关部门会议差旅费1625亿,、避免形式主义 议而不决，决而不行； 、严格控制会议 数量、规模、地点、时间、经费,会议小调侃,第一天：签到见面有礼 第二天：表彰会人人拿奖 第三天：庆功会满汉全席 第四天：现场会议各取所需 第五天：总结会打包发货 第六天：返程周游列国,、提高会议效率 集中主题 压缩会议的内容 对于会议材料已经发放的，可不必再照本宣科 限时发言,、按时到会，专心参会，维持秩序 按时到会：准时赴会，不得迟到、早退 专心参会：不得交头接耳，四处走动，接听电话 维持秩序：不得愤然告退、打断、谴责或是当众争论,会务工作流
4、程图（会前）,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,会议准备工作,指导会务工作的原则,准备充分,组织严密,服务周到,确保安全,1、,、,、,、,一、会前策划礼仪 1、会前礼仪 会前准备 会前礼仪策划的重点 会议的筹备 通知的拟发 会议证件的制作 文件的起草 常规性准备：会议用品的采购、与外界搞好沟通、会场布置。,2、会场
5、的选择和布置 会场的选择 会议地点 会场面积 硬件设备 费用的计算,会场环境设计 布局合理，空间适中，通风良好，干净整洁。 对会场的湿度要及时调整。 会场布置要避免使用黑色和白色，这样的色调会对人体产生吸光和反光。会场四周墙壁和桌椅宜采用浅色调，这对摄像影响较小。主席台和会场四周可适当用 在会场布置中，要突出会名。 在会场的安排中，要保持畅通，便于安全疏通。 会场设备要注意安放的位置和音效。准备茶水、点心、饮料喝宣传画册等。,大中型会议会场的布置 主席台排座： 主席台坐席：前排高于后排，中间高于两侧；左侧高于右侧。 主持人坐席：居于前排正中央；居于前排的两侧；按具体身份排座，不宜居于后排。 发
6、言者席位：主席台的正前方；主席台的右前方。 群众席排在座：一是不进行统一排座，大家各自择位而坐；二是按单位就坐，即指与会者在群众席上按单位、部分或地位和行业就座。按单位就座，以前排为高，后排为低；若不同楼层，则楼层越高，排序越低。,大型会议,特点： 与会者众多、规模较大的会议 企业职工代表大会 报告会 经验交流会 新闻发布会 会场上应分设主席台与群众席 主席台必须认真排座 群众席的座次可排可不排,尊位,2群众席排座： 在大型会议上，主席台之下的一切座席均称为群众席。 群众席的具体排座方式有二。 （1）自由式择座：即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。,谈判桌摆放及座次安排 长方形或椭圆形.,
7、若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 背对门为下座，属于主方。,若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。,双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而 而远地分布在主谈人两侧就坐。,圆形 多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图93)，国际惯例上称为“圆桌会议”。,马蹄形 小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边,中型会议室 半圆型、课堂型。,大型会议室,众星拱月型,礼堂型,半圆型,国际会议会场
8、的布置 主会场 分会场 休息厅和餐厅,小型会议厅的布置 布置总体原则：美观实用、出入方便、主次分明、错落有致、色调和谐、试听清晰。 会见厅 会谈厅 签字厅 大型集会 合影厅 冷餐会,小型会议,小型会议：本系统内的会议 会场布置: 圆桌型、方桌型 特点： 领导和会议成员可以互相看得见 大家可以无拘无束的自由交谈 适于召开15人至20人左右的小型会议 全体与会者均应排座，不设立专用的主席台,任务训练,1面门设座,2依景设座 指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。,小型会议室 椭圆形 回字形 字型 长方形,3、通知礼仪 在会议通知中，要告知
9、会议的详细情况，便于会议参加者合理安排时间； 对会议的主要参加者，在通知中要对其出席表示感谢，同时要礼貌的语言表达真诚的邀请之意，在会议通知发出后，要保持密切联系，确保其对会议的重视。 注意发送会议通知要有一定的提前量，对发出的通知要多放查证，防止会议通知遗失。 通知发出后，要求与会者要有回执，并提供详细的联系方式，收到回执后，则要及时向会议参加者发出正式的邀请函。,4、膳宿礼仪 餐饮安排礼仪 注意就餐编席、名次的排列、时间、地点等。 要考虑参会人员的级别、身份、民族等，不能任意将一些人组合在一起。 住宿安排礼仪 要考虑：客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排；选
10、择宾馆根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑，基本生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、宽带、娱乐、购物、办公、会议设施等。,二、会议现场礼仪 1、会前礼仪服务 注册签到服务 簿式签到证卡签到座次表签到计算机签到。 接待服务礼仪 对于外国人、外地人。 接到客人，问候、递名片、协助办理住宿、告知日程。 将客人送至住地后，不要立即离开，可以与客人聊一些活动背景、当地风土人情、自然景观、景观和物价等。 安排领导人接见与会者，发表讲话，合影留念。 参会人员报道后，要及时核对与会者对回程票的具体要求。,特殊问题要特殊对待： 职务高或级别特高的参会
11、者，要安排套房。 职务和级别较高的人员，应安排单人间。 对年老体弱、病、残疾者，要安排在地层或离服务台较近的地方。 要将同一单位或同时离开会议的人员要集安排，既可以节约成本，又便于协调房间。 会议主要参加者的陪同随行人员，要尽量安排在会议主要人员的房间附近。 大会服务人员的工作休息房间，要安排在靠近人口或楼梯的地方，便于参会者联络。,引导服务礼仪 会议服务人员要熟悉场内区域座号，在引座时，做到准确无误。 主动照顾年老体弱者入座、站立、投票、上卫生间等。,2、会议发言人礼仪与会议发言礼仪 会议发言人礼仪 应衣着整洁、庄重、精神饱满，走向主席台要稳健有力。 入席后，如站立主持，应双腿并拢，腰背挺直
12、；坐姿主持是，身体应挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。 发言人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈。,会议发言人礼仪 会议发言有正是发言和自由发言等两种。 正式发言者应衣冠整齐，走上主席台要步态自然、有力，体现出自信的气质。 自由发言则比较随意，要注意：发言研究顺利和秩序，不能争抢；发言要简短，观点要明确；与他人有分歧时，应以理服人，态度平和。,3、会议现场礼仪的注意要点 翻译人员与安保人员 保证会场肃静,4、会议其他服务礼仪 茶水服务礼仪 安保服务礼仪 旅游服务礼仪,三、会后服务礼仪 1、会后的礼仪工作 形成文件 处理材料 合影留念 欢送返程 费用结算,2、会后致谢 登门致谢 电话致谢 电函致谢,
