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1、2019年商务通讯礼仪范文 人所共知,现代社会乃是一个信息的社会。对于广大商界人士而言,信息就是资源,信息就是财富,信息就是生命,所以大家不约而同地对信息重视有加。目前,多种多样的现代化通讯工具层出不穷。它们的出现,为商界人士获取信息、传递信息、利用信息,提供了越来越多的选择。通讯,一般有其特定的含义。它是指人们利用一定的电讯设备,来进行信息的传递。被传递的信息,既可以是文字、符号,也可以是表格、图像。在日常生活里,商界人士接触最多的通讯手段,当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件,等等。通讯礼仪,通常即指在利用上述各种通讯手段时,所应遵守的礼仪规范。考虑到商界人士的实际需求,以下将
2、着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。在所有电子通讯手段中,电话出现得最早。迄今为止,它也是使用最广的。因此,电话礼仪是商界人士所要掌握的重点。对于商界人士来讲,电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具,而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体。在商务交往中,普普通通的接打电话,实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。所谓电话形象,即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形
3、象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话“难解难分”,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予了高度的关注。与日常会话和书信联络相比,接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解,而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。电话的礼仪性特点,直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话,都必须以礼待人,克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌,先敬于人,无形之中将会使自己的人际关系受到损害。使用电话通讯,有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲,拨打电话与接听电话时有着各自不
4、同的标准作法。以下,就分别对其加以介绍。在商务交往中,需要商务人员“先发制人”,首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时,率先考虑的问题共有三个。问题之一,是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候,都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话,则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天,也要两厢情愿,要先征得对方首肯,并选择适当的时间。不要在单位打私人电话。在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”,也是做人极不自觉地表现。问题之二,是这个电话应当何时去打。有关公务的电话,应当公事公办,最好在上班时打。双方约定的通话时间,轻易不要更动。要想
5、使通话效果好一些,使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响,则通话应选择在周一至周五,而不应是在周末。也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时,不识时务地把电话打过去。因紧急事宜打电话到别人家里去,通话之初先要为此说声“对不起”,而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。与外商通电话时,须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外,还应考虑到此地与彼地的时差。问题之三,是这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”。在很多情况下,它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。因此,打电话的人务必要有一个明确的指导思想,除非万不得已,每次打电话的时间不应超过三分钟。在国
6、外,这叫做“通话三分钟原则”,已为商界所广泛遵守。有鉴于此,商界人士在打电话前,为节省时间,一定要“去粗取精”,条理清晰地预备好提纲。届时,应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙,则不应强人所难,非“一气呵成”不可。可以约一个时间,过一会儿再打。此外,与不熟悉的单位或个人联络,对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚,以便“胸有成竹”,免得因为搞错而浪费时间。在打电话时,对一个人的电话形象影响最大的,当首推他自己的语言与声调。从总体上来讲,它应当简捷、明了、文明、礼貌。在通话时,声音应当清晰而柔和,吐字应当准确,句子应当简短,语速应当适中,语气应当亲切、和谐、自然。不要在打电话
7、时为自己的情绪所左右,要么亢奋激动,一上来就“力拔山兮气盖世”,像一位草莽英雄一般地大声吼叫,震耳欲聋;要么情绪低沉,断断续续,小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样,让对方干着急也听不清楚。有一点务请注意,打电话时最好双手持握活筒。讲话时,嘴部与话筒之间应保持三厘米左右的距离。这样的话,就不会使对方接听电话时,因话音过高或过低而感到“难过”了。打电话时所使用的语言,应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把要说的事情讲完,不要罗唆来罗唆去,连自己都不明白“刚才说到哪儿了,”从而浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据,一般没有必要再三去复述已经讲过的话。打电话时,每个人开口所讲的第一句话,都事关自己
8、给对方的第一印象,所以应当慎之又慎。如果电话接通后,自己所说的头一句话是“喂,喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”,则既不礼貌,也不规范。打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中,要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”。其标准的“模式”是:“您好!我是省化工进出口公司营销部副经理王琳琳,我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生,或者是副经理杨晓春先生。”第二种适用于一般性的人际交往,在使用礼貌性问候以后,应同时准确地报出双方完整的姓名。其标准的“模式”是:“您好!我是于莉。我找谢亦非。”不要还不知道对方是谁,一上来就跟人家套近乎,“捉迷藏”。说什么“我是老许啊
9、,我找小梅”之类,常会让接电话的人“一愁莫展”。人家很可能既不知道“老许”是谁,也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位。.如果电话是由总机接转,或双方的秘书代接的,在对方礼节性问候之后,应当“礼尚往来”,使用“您好”、“劳驾”、“清”之类的礼貌用语与对方应对,不要对对方粗声大气,出口无忌,或是随随便便将对方呼来唤去。得知要找的人不在,可请代接电话者帮助叫一下,也可以过后再打。无论如何,都不要忘了说话要客客气气的。在通话时,若电话中途中断,按礼节应由打电话者再拨一次。拨通以后,须稍作解释,以免对方生疑,以为是打电话者不高兴挂断的。一旦自己拨错了电话,切记要对无端被打扰的对方道歉,老老实实地说声“对
10、不起”。不要连个“回音”都不给,就把电话挂了。;当通话结束时,别忘了向对方道一声“再见”,或是“早安”、“晚安”。按照惯例,电话应由拨电话者挂断。挂断电话时,应双手轻放,不要末了再给对方的听觉以“致命一击”。在接听电话时,亦有许多具体要求。能否照此办理,往往意味着接听电话者的个人修养与对待拨打电话者的态度如何。在通电话的过程中,接听电话的一方显然是被动者,尽管如此,商界人士在接听电话时,亦须专心致志,彬彬有礼。在接电话时,首先要注意自己的态度与表情。虽说通电话是一种“未曾谋面”的交谈,表面上看,商务人员接电话时的态度与表情对方是看不到的,但是在实际上对于这一切对方其实完全可以在通话过程中感受到
11、的。电话铃声一响,就应立即跑过去接电话,并且越快越好。有人明明呆在电话边上,偏偏要“沉住气”,“摆摆谱”,让电话铃声先响上一通再说。这种态度,无疑是怠慢对方的。在国外,接电话有“铃响不过三遍”一说。接电话时,态度应当殷勤、谦恭。在办公室里接电话,尤其是外来的客人在场时,最好是走近电话,双手捧起话筒,以站立的姿势,面含微笑地与对方友好通话。不要坐着不动,一把把电话拽过来,抱在怀里,夹在脖子上通话。不要拉着电话线,走来走去地通话;也不要坐在桌角、趴在沙发上或是把双腿高抬到桌面上,大模大样地与对方通话。凡事俱有分寸。接电话时,速度快,态度好,姿势雅,就是合乎礼仪的分寸。在接电话时,其次要注意自己的语
12、言和语气。在这个方面,慢不经心、随随便便、过分放任自己,都是极其有害的。在正式的商务交往中,接电话时拿起话筒所讲的第一句话,也有一定之规。接电话时所讲的第一句话,常见的有三种形式。第一种,是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。它最为正式。例如:“您好!瀚海集团公司人事部田恬。请讲。”第二种,是以问候语加上单位、部门的名称,或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。例如:“您好!京南公司广告部。请讲”。或者“您好!人事部。请讲”。后一种形式,主要适用于由总机接转的电话。第三种,是以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。例如:“您好!郝茹莎。请讲。”需要注意的是,在商务交往中,
13、不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度,切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。如有可能,不妨问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,不是“吃饱了撑的”,而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。
14、不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。结束通 人所共知,现代社会乃是一个信息的社会。对于广大商界人士而言,信息就是资源,信息就是财富,信息就是生命,所以大家不约而同地对信息重视有加。目前,多种多样的现代化通讯工具层出不穷。它们的出现,为商界人士获取信息、传递信息、利用信息,提供了越来越多的选择。通讯,一般有其特定的含义。它是指人们利用一定的电讯设备,来进行信息的传递。被传递的信息,既可以是文字、符号,也可以是表格、图像。在日常生活里,商界人士接触最多的通讯手段,当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件,等等。通讯礼仪,通常即指在利用上述各种通讯手段时,所应遵守的礼仪规范。考虑到商
15、界人士的实际需求,以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。在所有电子通讯手段中,电话出现得最早。迄今为止,它也是使用最广的。因此,电话礼仪是商界人士所要掌握的重点。对于商界人士来讲,电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具,而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体。在商务交往中,普普通通的接打电话,实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。所谓电话形象,即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的
16、整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话“难解难分”,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予了高度的关注。与日常会话和书信联络相比,接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解,而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。电话的礼仪性特点,直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话,都必须以礼待人,克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌,先敬于人,无形之中将会使自己的人际关系受到损害。使用电话通讯,有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲,拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法。以下,就分别对其加以介绍。在商务交往中,需要商务人员“先发制人”,首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时,率先考虑的问题共有三个。问题之一,是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候,都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话,则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天,也要两厢
