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1、1,环境管理体系 内审员培训班 2004年第二版 北京寰发启迪认证咨询中心,2,大家好！我们又见面了。 今天，我们给大家介绍建立环境管理体系过程中十分重要的内容-体系文件的编写。这部分内容非常重要，作为内审员应该掌握该部分的内容。将来您可以为自己的企业编写或修改体系文件。 启迪老师,3,第六讲 EMS文件编写,4,主要内容,1.体系文件编写综述 2.体系文件编写的原则和技巧 3. 体系文件编写的基本步骤 4. 管理手册的编写 5. 程序文件的编写,5,1. 体系文件编写综述,1.1 EMS文件编写的依据和该项工作的重要性 环境管理体系文件应按照环境管理体系标准的要求，结合企业的活动、产品或服务
2、的特点及其对环境的影响、企业规模、人员的能力等情况而编写。同时它还是为保持体系的有效运行，控制重大环境因素、持续改进环境绩效必不可少的依据。,6,作用- 企业建立并保持EMS的重要基础工作。如果组织的环境管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织的环境管理体系失效，或使组织的环境管理体系工作成本增加，影响体系的实施效果。,7,根据EMS标准要求，依我们在指导企业编制体系文件时的经验，建议在编制文件时应遵循以下2点要求： （1）所编制体系文件在总体上应满足标准要求，在具体内容上，应反映本单位特点，要有利于本单位所有职工的理解和贯彻执行。 （2）EMS文件的有效实施和落实能满足企业和相关
3、方的需求和期望。,1.2 EMS文件编制的要求,8,在现状调查和分析（初始评审）的基础上进行体系文件的策划，文件一般应在体系的策划和准备阶段工作完成后才正式编写，必要时也可交叉进行。除手册需统一由组织制定外，其他文件应按分工由该活动的主管部门分别制定。 EMS的文件编写应结合本单位的环境管理职能分配进行，按所选择的EMS要求，逐个展开，将环境管理职能分配落实到各职能部门。,9,为使所编制的文件做到协调统一，在编制前应制定“环境管理体系文件明细表”，将组织现行的标准、规章制度、管理办法、操作规程以及记录表格收集在一起，与环境管理体系要求进行比较，从而确定新编、增编或修订的环境管理体系文件项目。
4、为了提高体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中，要加强文件的层次间、文件与文件间的协调。 编制体系文件的关键是讲求实效，不走形式。,10,1.3 体系文件的层次和内容,EMS标准中4.4.4对文件的要求中明确： EMS文件内容包括： 组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息： a） 对管理体系核心要素及其相互作用的描述； b） 查询相关文件的途径。,11,按标准要求，应形成程序文件的要素共11个 （实际编写中不止11个） 4.3.1 环境因素 4.3.2 法律与其他要求 4.4.2 培训、意识和能力 4.4.3 信息交流 4.4.5 环境管理体系文件 4.4.6 运行控制（本要素根据组
5、织活动的不同及实际需要，可制定多个不同的控制程序） 4.4.7 应急准备和响应 4.5.1 监测和测量 4.5.2 不符合、纠正与预防措施 4.5.3 记录 4.5.4 环境管理体系审核,12,文件结构图,管理手册,（A层）,（B层）,管理体系程序文件,（C层）,用于管理体系的 作业指导书和其他文件,依据规定的体系方针和目标 对管理体系的描述,详细的作业文件,对实施管理体系所有 相互关联的过程和活 动的描述,注1：文件层次的多少可依据组织的需要进行调整 注2：表格对各个层次都可能适用,13,由于内审中需要我们对文件进行审核，因此我们先简单了解文件审核的要求，这样对编写文件会有一定的帮助。 EM
6、S文件的结构以及查询途径； EMS文件是否覆盖了核心要素并符合标准要求； 有无采用电子媒体的文件，确认其是否有效； 要素之间的相互作用关系是否给予确定及描述； 手册与程序文件职责是否一致，接口是否合理。,1.4 文件审核要点,14,EMS文件的系统性 a) 组织应系统的考虑环境管理体系全部要素的要求和规定； b) 所有文件应按统一规定的方法编辑成册； c) 各层次文件在逻辑上应涉及环境管理体系中一个独立的部分。,2 体系文件编写的原则和技巧,15,EMS文件的法规性 a) 体系文件应符合环境管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法律法规及其它要求； b) 文件一旦批准实施，就必须作为组织的内部
7、法规文件认真执行； c) 文件修改只能按规定的程序进行。,16,EMS文件的协调性 a) 组织的其他管理规定应与体系文件的所有规定相协调； b) 体系文件之间应相互协调； c）体系文件应与有关技术性标准相协调； d) 处理好各种接口，避免职责不清。,17,1） 体系文件可作为组织EMS有效运行及其保持性的客观证据（适用性、有效性的证据）。向管理者、相关方、第三方审核机构证实组织EMS的运行情况。 2）对审核来说，体系文件可作为下列方面的客观证据： a) 环境因素已被辨识评价并得到控制； b) 有关活动的管理程序已被确定并得到批准和实施； c) 有关活动处于全面的监督管理之中； d) 环境绩效和
8、持续改进等。,EMS文件的见证性,18,EMS文件的唯一性 a）对于一个用人单位，其环境管理体系文件是唯一的； b) 对体系文件的理解是唯一的。,19,EMS文件的适用性 a）体系文件的编制和形式应根据标准的要求、充分考虑组织规模、业务活动的特点及风险性和复杂性，采取不同的形式； b）体系文件的详略程度应与人员的素质相适应； c） 所有文件的规定都能够在实际工作中得到贯彻实施。,20,文件编写技巧 环境管理体系标准共有17个要素，其中4.2环境方针；4.3.3目标和指标；4.3.4环境管理方案；4.4.1组织结构和职责；4.4.4环境管理体系文件；4.6 管理评审6个要素要求形成文件化，未作程
9、序要求，其余11个要素要求建立和保持程序。 对于只要求形成文件化而未要求建立程序的6个要素，由于没有程序文件支持，在管理手册中描述应尽量详细、具体。,21,文件编写技巧 文件编写方式一般有以下几种： （1）自上而下依次展开方式。按管理手册、程序文件、记录的顺序编写，这有利于上一层和下一层次文件的衔接、协调。 （2）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，再开始概括表述管理手册以及作业文件等基础性文件的编写。 （3）自下而上的编写的方式。按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写。 具体采用那种方式可根据组织具体情况而定。,22,23,体系文件的策划是在完成初始评审工作的基础上进行
10、的。 （1）确定环境管理体系组织机构图； （2）确定环境管理体系要素分配图； （3）确定环境方针； （4）确定目标、指标及管理方案； （5）确定体系文件的结构和层次； （6）确定程序文件的名称及其主要内容以及作业文件的名 称及其主要内容； （7）编写管理手册、程序文件和作业文件。,24, 管理手册是用来阐述一个组织的环境方针和描述其环境管理体系整体信息的文件； 管理手册的详略程度和编排格式根据组织的规模和活动的复杂程度可以有所不同； 管理手册可以是独立的文件，也可以是组织文件的一部分。,4 管理手册的编写,25,4.1 编写管理手册的原则,（1）指令性原则：环境管理手册有组织的最高管理者批准签
11、发和正式发布。手册的各项规定内容应具有指令性，措词应严谨，表达要明确； （2）目的性原则：环境管理手册应围绕明确的环境方针、目标、对为实现环境方针、目标所展开的各项活动做出规定； （3）符合性原则：环境管理手册应符合国家、地方和其他第三方发布的有关各项法规、标准和国际公约。,26,（4）系统性原则：环境管理手册所阐述的环境管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚。 （5）协调性原则：环境管理手册中各项规定之间、各要素之间，以及环境管理手册与其他环境体系文件之间，必须协调一致。 （6）可行性原则：管理手册中的规定应从组织的实际情况出发，切实可行。 （7）可检查性原则：可检查性是指手册的各项规定
12、不但明确，而且要便于实施和监督。,27,环境管理体系的适用范围； 环境方针； 环境目标、指标及管理方案一览表（该项可单列）； 建立和保持环境管理体系的岗位职责、权限和相互关系； 依据环境管理体系标准的要求，并结合组织活动、产品或服务的特点，对标准中17个要素的实施要点进行描述，提供相关程序文件的查询途径； 关于手册的审批、评审、修改和控制规定。,4.2 管理手册主要内容,28,（1）资料收集与分析 （2）职能完善和职责、权限的确定 （3）确定管理手册的结构 （4）制定编写手册的工作计划 （5）落实手册编写组的组织工作。,4.3 编制手册的工作程序,29, 可直接引用EMS程序，也可用其它文件作
13、为参考。 手册发布前，应由组织的管理者对其进行最后的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定，然后批准发行，并在所有文本中标出批准的识别标记。 经批准的手册内容应保证所有使用者都能适当使用，并按序列号合理的发放和控制。,依据以往通过认证单位的经验，还强调：,30, 应规定手册的编制、控制和更改协调的办法。这项工作应委派给合适的文件管理部门； 文件发行和更改控制对确保手册内容经过审批是至关重要的。应考虑使用便于进行实际更改的方式，经审批的手册内容应该易于识别。为了保持每本手册的现行有效，手册在进行修订后，一定及时将更改页下发到手册持有者处，进行更新； 为了与标准
14、要求对照，并易于理解和执行，建议手册格式与环境管理体系标准各章节的编排格式尽可能一致起来。章、节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。,31,4.4 管理手册的参考格式,封面：,组织名称；组织环境管理体系标准编号；手册标题；发布日期、实施日期； 版本号、受控标志；手册的批准、审核、主编以及编写人员名单等。,手册开头：,手册颁布令； 管理者代表任命书； 管理手册目录。,32,33,环境管理手册的内容 目的和适用范围 引用标准、定义、术语及缩写代号 手册的管理 环境管理体系每个要素的描述 a.总则 b.职责 c.控制要求 d.相关文件,34,环境法律、法规、标准及其他要求清单 组织的环境机构图 重
15、要环境因素清单 环境管理方案 环境管理体系程序文件清单 环境管理体系要素职责分配一览表 环境记录清单 其他有关资料,附录,35,序号 内容 页码 01 批准颁布令 1 02 管理者代表任命书 2 03 环境方针 3 04 开发区简介 4 1 目的与适用范围 6 2 引用标准与术语 6 3 环境管理手册的管理 6 4 环境管理体系要求 4.1 总要求 8 4.2 环境方针 8 4.3 规划 4.3.1 环境因素 10 4.3.2 法律与其它要求 12 4.3.3 目标和指标 13 4.3.4 环境管理方案 14 4.4 实施与运行 4.4.1 组织机构和职责 15 4.4.2 培训、意识和能力 20 4.4.3 信息交流 21 4.4.4 环境管理体系文件 23,例1 管理手册主要内容目录,36,序号 内容 页码 4.4.5
