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1、程序文件文 件 编 号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序1/5A/01、目的 规范质量体系有关的文件资料管理，以便本公司人员在从事质量活动时，能获取适用有效的文件。2、范围 本程序适用于各类质量文件、程序文件、表单、各职能部门发布的文件管理。3、职责文件编制审核批准质量手册办公室管理者代表总经理程序文件各部门部门负责人管理者代表管理文件相关部门部门负责人上一级负责人作业指导书相关部门工艺人员部门负责人表单相关部门工艺人员部门负责人4、定义 无5、流程见附页6、作业程序 6.1 文件类别区分及控制性区分 6.1.1 文件分类:依文件性质分类,将公司文件归为四类,
2、第一层次文件：质量手册；第二层次文件：程序文件；第三层次文件：各类管理文件、计划、标准、指导书；第四层文件：记录表单。按文件来源分，分为内部文件及外来文件。 6.1.2 文件控制性区分： 6.1.2.1 控制性（受控）：发行时需有收发记录，且列入移交，不得复印、传阅等如产品技术资料。 6.1.2.2 非控制性（非受控）：发行时可签收或不签收，且可传阅。 6.2 文件的编制 6.2.1 文件由相关部门的人员拟制。 6.2.1 拟制人员根据文件所涉及的活动和人员或文件性质来确定文件发放场所或范围,并确定文件需要发布的日期.6.3 文件的核准6.3.1 所文件编制完毕后,由各部门主管确定人员审查.
3、6.3.2 经审查后的文件涉及本部门的由本部门的主管批准. 6.3.3 文件涉及多部门的需公司级领导批准. 6.3.4 文件批准需检查文件的完整性. 6.3.5 核准人员应在相应栏目或位置签字.文 件 编 号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序2/5A/06.4 文件的编号:各类文件的制定与修订需由拟制部门依文件编号方法编号.6.4.1 质量手册的编号 S G 更改号 版本号 质量手册代号 中宝公司代号6.4.2 程序文件编号 SG（） 更改号 版本号 序号 要素号 程序文件代号 中宝公司代号6.4.3 其它质量文件编号SG A/0版本/更改号 序号 部门代号
4、第三层次文件代号 中宝公司代号 部门及代号：部门办公室人力资源物资采购销售部产品部品管部加工工厂总装工厂设备科计量检测代号 6.4.4 记录表单编号 SG 版本号 序号 部门代码 质量记录代号 中宝公司代号文 件 编 号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序3/5A/0 部门及代号：部门办公室人力资源设备科销售部产品部品管部总装工厂加工工厂代号部门物资采购注塑工段加工工段金工段喷漆段总装段计量检测代号 注：为两个事业部同部门名称的：如产品部等，减振器事业部的文件在部门代号后缀/j（用小写），塑业事业部在部门代码后缀/s，例：SG/QC-X/ j-A/06.5 文件
5、的发放与回收程序6.5.1 所有批准后的文件都应记录在受控质量文件清单中。每年年底前，必须进行受控质量文件的整理工作，以确保公司内部所使用的文件为有效受控版本。6.5.2 各类文件和资料的发放部门以质量文件发放登记表的形式记录文件发往部门（人员）与日期以便于文件管理。各职能部门在收到文件和资料时，应在质量文件发放登记表上登记，文件的收文部门应在质量文件发放登记表上签字，保证文件和资料受控。文件接收部门在自己部门保存的外事来文件清单上作好登记。6.5.2.1 公司电脑已经联网的部门,文件的发放可以用电子邮件的形式发放，但在文件中设置修改权限密码，以保证文件的状态的一致，密码由文件发放部门保密，不
6、得对外泄漏。文件接收部门将文件保存到自行设置的公文包或文件夹内。文件的原稿须由责任部门编制、审核及批准，保存在文件的起草部门。6.5.3 发布的文件要在文件的首页上标明“受控”或“非受控”的字样,发出的“非受控”文件在以后更改中不再通知文件的持有者。各部门所有受控质量文件，应在受控质量文件清单中反映文件的更改状态及现有版本情况。6.5.4 对于文件的受控标识可由受控章表示，技术文件的受控状态见技术文件和资料控制程序。6.5.5 文件的发布都应确保在质量体系运行的重要场所的作业人员都能得到相应的有效版本的文件。6.5.6 当发布新版本文件时，在新版文件实施之日起，被替代文件自行失效，文件发布与管
7、理部门应及时从所有发放文件的场所收回失效的受控文件，如失效文件需保存，应加以标识，防止误用。 6.5.6.1 用电子邮件发放的文件，由文件接收者将文件保存到原文件保存的文档，替换原有文件。6.5.7 以下二类文件需从各职能部门工作现场及时回收：6.5.7.1 对有关活动和工作已无指导价值的作废文件。6.5.7.2 过期的，在一定阶段不适用的或对某一特定的活动不适用的失效文件。6.5.8 作废或失效文件的原始发放部门,应指派人员从所有场所和人员处收回全部作废或失效文件。文 件 编 号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序4/5A/06.5.9 生产产品或工作发生变化
8、，有关部门应及时更换相应有效文件.6.5.10 对外来文件由接收部门做好收文登记，并根据文件内容发放有关部门。6.6 文件保存与销毁程序。6.6.1 文件的使用人应妥善保管文件。6.6.2 文件应放在使用场所的安全地点，以便于存取和使用。6.6.3 工作人员调离工作岗位时，必须移交全部文件。6.6.4 若发生损失等意外情况，必须立即报告文件的发放部门申请补发。6.6.5 文件外借需经主管领导批准。6.6.6 失效文件必须装入被隔开的具有明显标志失效文件档案中，并加以妥善保管6.6.7 失效文件保存三年后，由原审批部门再次核查，填写文件报废/销毁申请表，确认文件已无保存价值的，由文件发布单位进行
9、销毁。6.6.8 文件销毁方式，如烧毁，盖作废章，碎纸机碎掉，文件销毁时，必须有人监督，并做好记录。6.7 文件更改或修订6.7.1 所有职能部门有责任对文件的修改提出意见和建议，并“文件更改申请单”形式反馈给制部门。6.7.2 文件的拟制部门应对修改意见和建议进行慎重讨论或验证。6.7.3 文件的更改应由原审批部门进行审批，若指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所需依据的有关背景资料。6.7.4 所有修改后的文件发布前均应进行审批，并由审批部门指定人员填写“文件更改通知单”经批准后发给相应部门。6.7.5 文件修改内容较少时，更改后以换页的方式进行更改。6.7.6 文件更改超过三次或者更改
10、变动较大时,应该进行换版.6.8 检查：6.8.1 品管部需经常对各职能部门文件管理进行检查。6.8.2 各职能部门对检查中发现的问题，应及时纠正并报告。6.9 客户的特定要求： 当客户有特别要求，应在作业指导书及其他类似的文件中用客户的特殊特性符号加以标识（或本公司所采用等效的符号或标识）。6.10 外来文件的管理6.10.1 外来文件的接收6.10.1.1 一般外来文件由接收部门做好分类管理,并在外来文件登记薄中加以登记; 6.10.1.2 外来质量体系文件由品管部接收并登记; 6.10.1.3 外来技术文件由产品部接收并登记.6.10.2 一般外来文件由总经理审批后,交由相关事业部、部门
11、审批、传阅执行；并在文件批阅中签署意见，如须履行的，履行完毕后，在回执中由执行部门记录执行情况，交总经办存档。6.10.3 外来质量、技术文件的发放、回收由相关部门执行,并加以记录。相关部门应保持公司内部所用的文件版本为有效版本。6.10.4 失效版本由发放部门回收、销毁，并加以记录，原稿交由档案室存档。文 件 编 号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序5/5A/06.11,电子文件参照技术文件管理程序执行。6.12参考文件：如果客户的图样或规范有参考其他文件时，应在所有相应的场所提供其最新版本，同时尽可能在内容里注明参照文件的名称、编号、章节、以利日后对照和修改。这些文件主要包括：工程图样、工程标准、数据资料、检验作业指导书、作业指导书、质量手册、程序书等。7、相关文件：7.1 技术文件和资料控制程序。8、记录表单：8.1 文件发放登记表 8.2 质量体系文件和资料更改申请表 8.3 受控质量文件清单 8.4 文件报废清单8.5 文件作废/销毁申请表附页相关部门流程说明表单编写部门相关部门相关部门发布部门相关部门发布部门编制/更改/作废 Y审核外来文件接收 N N 外来文件的确认 Y 批准 N 登记
