某集团管理流程系统需求之采购管理

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1、2003年6月,中免集团管理流程系统需求,- 采购物流,2,目录,整体业务 商品订货与补货分类 批发业务和相关单据流程 采购管理 采购计划 长期协议/合同 生成采购订单 配送中心收货 应付/付款流程（参见财务应付/付款流程） 供应商返利,配送中心管理 仓库平面布局 仓库日常操作流程 配送中心补货计划 配送中心收货 配送中心发货（参见销售发货） 退货管理 报废/索赔 配送中心盘点 采购和物流对系统的要求总结 附录： 配送中心现有单据和报表,3,商品订货/补货分类,1. 推式分配商品,2. 按单采购商品,3. 按DC库存采购商品,A. 直送门店,B. DC直接 转库到门店,X,X,X,X,商品订货

2、/补货方式 确定了系统中采用那种订单方式来处理，分类的原则按照供应及需求特性如下： 1. 少数属于紧俏有配额或需要总部严格控制分配的商品 流程：商品计划分配表采购销售 2. 供可应求但批量小，不易大量采购，无能力在DC存储的商品 流程：销售需求采购发货 3. 供可应求，批量较大，销售稳定，有能力在DC存储的商品 流程：DC补货计划采购销售,商品物流方式 确定了商品的物流走向： A. 门店直接收货 B. 先到DC然后直接转到门店 C. 先到DC存储后配送到门店,C. DC存储 配送到门店,X,X,X,4,商品订货/补货分类,门店角度来区分商品物流的方式： （理论上可以有的模式）,DC覆盖 门店？

3、,1 配额 商品？,N：DC不覆盖的门店,DC覆盖的门店,1A商品,Y,N,2A商品,DC存储 商品？,1ABC商品,N,Y,2ABC商品,3C商品,1. 推式分配商品,2. 按单采购商品,3. 按DC库存采购商品,A. 直送门店,B. DC直接 转库到门店,X,X,X,X,C. DC存储 配送到门店,X,X,X,DC不覆盖的门店,DC覆盖的门店,5,商品订货/补货分类,1. 推式分配商品,2. 按单采购商品,3. 按DC库存采购商品,A. 直送门店,B. DC直接 转库到门店,X,X,X,X,C. DC存储 配送到门店,X,X,X,需要说明的问题：,物流区别： A类型的物流不由DC负责，因此

4、确认到门店需要门店反馈。 BC类型物流需要通过DC中转货存储。,预包装区别： B类型的商品发出采购订单时需要供应商按照 不同门店预包装，DC收货时直接由收货区转发货区。 C类型(1C，2C)的商品发出采购订单时是总数量， 需要到DC时按照预分配安排来重新分配到门店。,计划区别： 此类商品是唯一需要在DC运行 商品计划的商品，是唯一需要系 统产生建议订单的商品。注意： 每个门店需要有建议补货的计划运行。,6,商品订货/补货分类 - 问题及建议,问题： 目前中免经营的商品种类比较繁杂， 各类商品物流特性不一，公司对各类商品的物流特性没有做深入的分析和研究，例如：对采购提前期没有同供应商严格明确；对

5、需求的周期性和稳定性没有全面的了解和把握。 目前销售部、采购部每天都在处理大量的订单，工作被动且效率低。 改进建议： 营运部对于商品根据其物流特性（例如供货周期、销售量、库存周转率、需求的周期性和稳定性等等）进行分类，并利用系统来管理。 根据基于物流特性对商品进行的分类采用相应的配送方式。通过系统自动实现对相应商品订货/补货模式的选择。 与供应商和门店确定订货/补货节拍，从而增强计划性。 预期效果： 通过改进，最大限度的提高物流配送效率，及时满足门店的需求。 提高免税店的计划性。 提高中免、供应商之间处理订单的效率。,7,商品订货/补货分类 - 对系统的主要要求,能够提供对以下几种商品订货/补

6、货分类的支持： 推式分配 按单采购 面向DC库存采购 能够提供对以下三种物流配送方式的支持： 直送门店 DC直接转库到门店 DC库存配送到门店 能够建立商品、订货/补货方式、物流配送方式三者之间的联系，并在补货需求产生的时候，基于这种联系来自动选择应该采用的订货/补货方式和物流配送方式。,8,批发业务整体流程 - 目标流程（2004-2006）,向供应商询价,催款,应收/收款处理,编制销售订单,由营运部提供分配总量和分配建议,开具销售发票,单据捏对，交财务,确定订货数量，收货日期,配送中心发货,确认发货到货时间,整理询价结果,信用,库存,询价,门店收货,配送中心收货,应付/付款流程,配送中心补

7、货,通知门店,免税店,销售部,采购部,按供应商编制采购订单,门店订单,发货通知,销售订单,出库单,采购单,9,批发业务整体流程 - 订单流 1/3,免税店,销售部,营运部,供应商,免税店订单,确认发货信息,销售订单,中免采购订单,发票,最终订单,提货入库,财务部,应收款处理,应付款处理,入库单,税务发票,付款,付款,主要单据流程（直接采购至店）,10,免税店,销售部,配送中心,订 单,销售订单,出库单,最终订单,提货入库,财务部,应收款处理,入库单,税务发票,付款,主要单据流程（配送中心发货）,批发业务整体流程 - 订单流2/3,11,中免物流部,免税店,中免财务部,报关单存根联,报关单,使用

8、报关单 并录入原始信息,交银行审核,报关单存根联/ 结汇联,登记拆分报关单 结汇联接财务部,登记中免 报关单号,空白报关单,报关单结汇联,打印空白 报关单,是,退回物流、免税店 重新确认信息,否,与外商发票捏对 对外付款,报关单流程,批发业务整体流程 - 订单流3/3,12,批发业务整体流程 - 流程改进关键点1/2,问题： 关于库拉索、中权、中免营运部采购的采购职能： 库拉索的采购范围：东航、南航机上店的商品（国产品除外） 中权的采购范围：香水化妆品市内店商品（国产品除外）部分新开店的部分商品（国产品除外） 中免营运部采购范围：东航、南航、市内店、部分新开免税店以外免税店的非香水化妆品产品

9、从以上三个采购单位的职能看，一种商品有多个采购渠道，采购职能重复或界限模糊。另一方面，香水化妆品的采购是从去年5月份转移至中权，精品何时转移还没有最终确定，我们以前所做的各香水化妆品、精品的供应商管理今后是否还需继续维护？ 关于港中免的职能范围： 1、运输代理：90%的进口烟草约40%的进口酒水中权采购的所有商品 2、国产烟酒实现出口退（免）税的中间环节 3、少量精品的代理，如：派克笔、高仕笔、万宝隆笔 由于港中免最低起运量的限制，在不足起运量时，经常会拖延发货或让免税店承担部分运用，导致采购提前期延长或无法确定。 目前单据流程非常复杂，涉及到营运、销售、财务等多个部门，占用了大量的时间和精力

10、，导致工作效率低下，部门之间不能有效衔接，影响了公司对外商和免税店的服务质量。 物流配送能力不强，同时缺乏一套完善的电脑系统的支持。（问题细节参见配送中心补货计划） 报关单管理上存在漏洞，一方面，存在免税店利用中免报关单进行非法操作的风险；另一方面，多年来，由于报关单的管理一直未进入电脑系统管理，对免税店报关单的使用情况、到货情况的查询、付款单据的配对等完全采用手工登记，查询起来非常不便。,13,批发业务整体流程 - 流程改进关键点2/2,改进建议: 理顺港中免的角色和运作, 提高供货期的准确度 增加配送中心的数量和覆盖范围。 推动集中采购，为免税店提供更多的增值服务。 做好商品分类，对于不同

11、种类商品使用的采购和补货方式进行区分。例如：将商品分为配送中心商品或者门店商品。对于配送中心商品，采用计划采购和面向库存采购，用分配和补货的方式。门店商品则按订单采购。 对于计划采购和针对库存采购的商品，提前和供应商沟通，以确保采购的到货及时率。 报关单的管理力度必须加强，通过严格管理流程，引入系统来对报关单号进行纪录，并与相关的采购、入库、付汇单据捏对。 预期效果 能够增加物流的顺畅流通 通过提供物流配送以及相关的服务，能够增强集团对门店的控制。 提高经常性采购商品的计划性。,14,批发业务整体流程 - 对系统的主要要求,能够提供对商品记录分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配的功能 能针

12、对销售订单直接生成相应的采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单的联系。 能针对商品确定面向库存采购的数量，并生成相应的采购申请。 能够支持对需求的合并，进行集中采购，并在采购到货后，系统能根据合并前的需求对货物进行分配。 今后，应该将报关单从发出、免税店使用、回收、付汇等一整套流程在系统中加以管理，实现相关部门对报关单信息的共享。,15,采购管理,WS3 采购管理,WS3.2 长期协议/合同,WS3.3 生成采购订单,WS3.4 配送中心收货,WS3.1 采购计划,WS3 采购管理,WS3.5 应付/付款流程,WS3.6 供应商返利管理,参见WH1.4 配送中心收货,参见财务 应付/付款流

13、程,新增流程,16,采购计划 - 目标流程（2004-2006）,从销售部获取年度销售计划,从配送中心获取计划的期初库存余额,从配送中心获取计划的期末库存余额,获取已订货未到货的订货数量,测算 年度损耗计划,计算年度采购计划,年度采购计划初稿,审核,调整库存余额或损耗计划,年度采购计划终稿,重复上述步骤制定季度采购计划,采购员,采购经理,采购员,是,否,WS3.1 采购计划,17,采购计划 - 流程改进关键点,当前问题： 采购计划与销售计划分离，没有进行反复的沟通和联系，缺乏总体的规划与协调。 制定采购计划时，没有考虑到采购提前期、采购总金额。 采购计划没有与供应商的供货计划、生产计划相结合，

14、尤其是一些紧俏商品，总是不能及时满足 订货，甚至出现较长时间的断货，影响了免税店的正常销售，降低了中免的服务水平。 改进建议： 销售计划应作为制定采购计划的基础，同时采购计划应作为与供应商签订合同的指导。 根据具体情况，综合以下方式制定计划： 时段计划：根据供应商的供货周期，为不同的供应商和商品创建不同的计划周期。 再订购点计划：在已有存货和定义的再订购点间进行比较，如果存货低于再订购点，通过系统产生一个采购请求。再订购点在补货提前期期间，由安全库存和估计的平均销售量组成。 基于预测的计划：基于对将来的销售预测，优点是系统的需求预测是基于精确的当前消耗水平。 基于现有订单和库存的计划：基于已存

15、在的销售订单和库存作计划 预期效果： 基于销售计划制定采购计划，可以确保供销的平衡，也是公司全年经营计划落实的一个必要过程。 当销售正常的时候，合同有利于保障采购计划的实现。,18,采购计划 - 对系统的主要要求,系统能够提供制定采购计划必需的业务数据以支持采购计划的制定 系统能够支持“推” 式补货方式以支持采购计划的执行 能够提供多种方式制定采购计划： 时间段计划 再订货点计划 基于预测的计划 基于现有订单和库存的计划 采购到货后能按照分配计划分配商品到门店,19,长期协议/合同 - 目标流程（2004-2006）,采购员,采购经理,与候选供应商洽谈,筛选合格的供应商,中免的 年度采购计划,

16、供应商 评估报告,市场信息,与供应商签订供货协议书,确定商品种类及年度 采购数量,按协议书进行分批采购,分析供货协议的执行情况,终止 协议,续签,否,是,审批,是,否,采购员,采购经理,系统维护长期协议,采购助理,WS3.2 采购长期协议/合同,20,长期协议/合同 - 流程改进关键点,当前问题： 现有合同沿用了多年的协议文本，许多条款不规范，约束力不强，缺少法律部门的支持。 大品牌产品供应商多采用自己的协议文本，因此很多条款受制于供应商。 由于中免经营的产品多为高档消费品，供应商对自己的产品生产日期有统一的全球策略，尤其是香水化妆品，一般不直接打印日期，而是用相应的编码来代替，拒绝提供解码，因此，我们无法了解产品的保质期，只能根据进口日期推算保质期，这一点今后在协议中应加以规定；另外关于