提能增效实用课件管理者的高效时间管理

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1、,逝者如斯夫，不舍昼夜。 -孔子,管理者的高效时间管理,今天我们将涉及-,时间管理 时间管理的发展 生命倒计时 设定个人目标 做时间纪录杜拉克时间管理模式 紧急/重要 20/80原则 令人痛恨的干扰,压力管理 我们能为自己的心理解压做些什么？ 压力测试 压力源 工作压力的分类 如何化解工作压力 我们能为员工的心理解压做些什么？ EAP 员工心理帮助,Four Generations of Time Management 时间管理的发展,1 Notes & Checklists 便条及核对单 2. Calendars & Appointment books 日历及记事本 3. Important

2、 & Urgent 重要及紧急的 4. Manage ourselves 管理自己,人生70古来稀（您计划活_岁？）,让我们做一项残酷的活动： 生命倒计时！,We all have the same time. 时间面前人人平等,一天1,440 分钟 一周10,080分钟 一年525,600 分钟,假设一个人寿命为72岁,现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：,1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4下个星期二，你要参加一次业务考试 5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工

3、作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午2 点到4 点有一个会议 11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17你身上只有5 块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星

4、期一之前整理好，约需2 小时 21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间 23你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有,个 人 目 标 金 字 塔,人生终极目标,长期目标,短期目标,每日目标,中期目标,10年以上,5至10年,1至5年,每天,2至5个目标,设立你的目标,目标要符合自己的价值观。 了解你目前的状况。 设定具体的目标。 Specific: 具 体 的 Measurable: 可 衡 量的 Achievable: 可 达 到 的 Realistic: 现 实 的 Time-bound:

5、有 时 间 限 制 的,时间管理理论,Its not enough to be busy, the question is What you are busy doing? 光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？,Keeps a time log 做时间记录,杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。,如何做？,Complete it at the end of each hour 每个小时结束时填写表格 Do it 5 daysthen stop! 连做5天不要停！ Keep it privateand

6、be honest with yourself. 不要给别人看，对自己要诚实,Analysis of the result结果分析,A task is一项任务是,IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. 重要- 如果做它能为达到工作目标增加很大的 好处及价值,URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doin

7、g it at all. 紧急- 如果现在完不成，或不能尽快完成，将 完全抵消或减少做这件事的好处,紧 急,不紧急,重 要,不重要,重 要 紧 急,重 要 不紧急,不重要 不紧急,不重要 紧 急,轻 重 缓 急 矩 阵,I M P O R T A N C E,URGENCY,A,B1,B2,C,举 例 说 明,紧 急,不紧急,重 要,不重要,干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会,忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人,紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划

8、好的会议,A,B1,C,B2,每一个象限的结果？,紧 急,不紧急,重 要,不重要,短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃,远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机,完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示,压力 自我爆炸 危机 救火,A,B1,B2,C,Time Categories 时间分类,Category A High importance/High urgency =给它许多时间，立即就做！,Category B1 High urgency/Low importance =现在就做，给少量的时间,紧 急,重 要,紧

9、急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议,紧 急,不重要,干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,Time Categories,Category B2 High importance/Low urgency = 给它很多时间，计划好你将何时做,Category C Low importance/Low urgency = 控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做,不重要,忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天,不紧急,重要,不紧急,做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会,给重要的工作留大块儿的时

10、间 直截了当处理紧急事务 控制花在不重要事务上的时间， 即使它们很紧急,Plan Your Work, Work Your Plan 计划你的工作，工作你的计划,Failure to plan，is the plan for failure! 计划失败了，就是计划着失败！,80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多 （又称巴莱多定律） 此原则决定事情的重要程度,时间管理的原则：80/20原则,80/20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%

11、的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工,时间管理的原则：80/20原则,将一天的工作全部列出 例会 审阅文件，资料 与HR经理谈奖金问题 准备招聘计划 辅导下属（3件） 与财务经理讨论费用预算问题,会见客户 准备工作总结 向营销总监汇报工作 处理应急事项（3件） 接听电话并处理 老总召见 聊天等沟通关系,时间管理的原则：80/20原则,工作价值分类,时间管理的原则：80/20原则,时间和精力分配,时间管理的原则：80/20原则,一般做法 接听所有的电话 会见所有的电话 阅读所有的文件 接受所有下属的建议 出席所有的会议 每天要做完所有的

12、工作,按照80/20原则 由秘书过滤及接听电话，只处理重要的 只会见占销售额80%的20%的客户 只批阅占80%信息量的20%的文件 听取20%下属80%的建议 出席20%的重要会议 先做完20%重要性是80%的工作,救火！,充裕！,Most hated interruptions 最令人痛恨的干扰,Procrastination 拖延 Drop-in Visitors 不速之客 Telephone 电话,某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。 他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整

13、理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。 他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。 挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。

14、原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。 回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了 许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。,Poor work habits 不好的工作习惯 Feel overwhelmed 觉得被工作制服 Want to do it perfectly

15、追求尽善尽美 Theyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事 Last- minute “High” 最后一分钟才出活,Procrastinate 拖延为什么？,I am procrastinating 我习惯拖延,Poor work habits 不好的工作习惯,Handle what you can as soon as it comes up 马上做能做的事情 Start you day with the most difficult task or the one you enjoy least 从做最难的或者你最不喜欢的事情开始 Sele

16、ct jobs based on time available 有多少时间做多少事 Consider the consequence 考虑拖延的后果 Keep the master list and daily planning 做好主要核对单和日计划,Feel overwhelmed 觉得被工作制服,Break the project down into manageable parts and list those as separate steps 把项目拆分成小项目并分别完成 Get the worst part of a project over with by doing it first 最先做完最困难的部分 Make yourself accountable. Ask a colleague to check with you to be certa