科研项目经费报销讲解

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1、科研项目经费报销讲解,科研项目经费报销讲解,一、经费报销（借款）流程 二、怎样获取真实票据 三、科研项目经费管理 四、怎样报销（以支款单为例） 1、资料费、印刷费、出版费 2、设备费 3、测试化验加工费 4、维修费、修缮费 五、关注,一、经费报销（借款）流程,报销 经济业务完成，已获得票据，直接报销进卡、汇款、支票等 借款（冲销） 经济业务已发生，尚未获得票据，需要先借款支付款项 然后获得票据，办理报销，冲销借款,一、经费报销（借款）流程,（一）报销流程,（二）借款 学院（部门）及个人因工作需要（如因公出差、采购货物、科研合作等）在尚未获得发票的前提下，需采用支票或汇款方式先付款的，经项目负责

2、人审批同意后，可以向学校财务处办理借款。 对象： “借款（经办）人”必须是我校的在职职工,一、经费报销（借款）流程,借款流程 相关资料（如合同、立项书、版面/会议/论文注册通知、出国批文、固定资产审批表等）。,一、经费报销（借款）流程,（三）冲销 借款人到原办理借款的校区财务处办理冲销借款手续（属地化管理） 财务核算系统对借款的限定为： 一张经费卡3笔或同一经办人3笔 借款期限6个月之内 超过此限定的，需提出申请，由分管处长审批,一、经费报销（借款）流程,票据的定义 分类 要求 验证发票真伪,二、怎样获取真实票据,（一）票据的定义： 是指在经济业务（购销商品、提供或者接受服务等）发生或完成时取

3、得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任具有法律效力的文字凭据；是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计、检查的重要依据。,二、怎样获取真实票据,（二）主要分为两类： 一是发票 由税务局统一监制 加盖“发票专用章”,二、怎样获取真实票据,套印“全国统一发票监制章” 税务机关所在地的全称或简称 “国家(地方)税务局监制” 字样,付款单位：填写“上海大学”,纳税人(开票单位)名称 纳税人识别号(税务登记证号码) “发票专用章”字样,大小写金额一致,二、怎样获取真实票据,二是资金往来结算票据或收据 由财政部统一监制 加盖“财务专用章”,二、怎样获取真实票据,二、怎

4、样获取真实票据,付款单位：填写“上海大学”,开票单位名称 “财务专用章”字样,大小写金额一致,套印“财政票据监制章”字样 财政机关所在地的全称或简称 “财政部监制”字样,付款单位填写：“上海大学”，不能填写“个人”等 发票兑奖联必须完整保留 全部联次使用复写纸（无碳复写）一次性如实开具 2012年7月1日后起，上海市全部使用机打发票,（三）票据要求,二、怎样获取真实票据,内容（金额）不能擅自添加、涂改、挖补 应在取得的合理会计年度内报销 购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额 货物较多无法一一填写的，需附上供货单位出具的清单或电脑小票,（三）票据要求,二、怎样获取真实票据,首先登陆发票所在省

5、市的税务网站上的“发票网上查询”系统， 然后查询该发票的真伪 最后办理报销手续。,（四）验证发票真伪,二、怎样获取真实票据,查询举例 某老师持印有“上海市地方税务局监制章”的发票，登陆上海税务网（网址http:/）：点击“办税服务”“信息查询”“发票信息网上查询”栏，显示页面如下图：,二、怎样获取真实票据,（四）验证发票真伪,发票联右上角的发票代码、发票号码,发票专用章中的识别号(税务登记证号码),若显示“查询成功”（如下图），则表明该发票为真发票，可以办理报销,若显示“查询错误”（如下图），则表明该发票为伪发票，不能报销,三、科研项目经费管理,科研经费立项流程 1、认领款项 财务处网站会定时

6、公布尚未办理入账的项目收入 2、开具票据(已预开票据的，此步跳过） 纵向科研经费：开具往来结算票据（或复印银行入账凭证，加盖“上海大学财务专用章”） 横向科研经费：开具“增值税专用发票”或“增值税普通发票” 3、建卡（已立项的经费，此步跳过） 携带立项书预算（或合同）到科技处申请编制经费卡 4、制卡、入账（财务处操作） 5、领卡（科技处发放）,三、科研项目经费管理,1、经费卡解读 D.09 0101 12 032 项目名称：科研-国家自然基金课题研究名称 (字母.两位数字)(四位数字)(二位数)(三位数字) 首先：字母.两位数字代表项目经费的来源和性质 其次：中间四位数字代表项目经费所属学院或

7、部门， 两位数字代表项目立项年份 如： 0101为理学院，12代表2012年开始立项的科研项目 最后：后三位数字为项目立项的顺序编号 甚至第一位会带有字母，例如：X*表示*课题的协作经费,2、经费卡（前三位）： D.09、D.50 纵向经费 国家级（军工） D.10、D.51 纵向经费 省部级（军工） D.11、D.52 横向经费（军工）,三、科研项目经费管理,三、科研项目经费管理,3、按预算入账、核算一体化管理的纵向经费,4、按预算入账：预算执行经费汇总,三、科研项目经费管理,按预算入账：预算执行经费明细,三、科研项目经费管理,6、不按预算入账：预算执行经费汇总,三、科研项目经费管理,不按预

8、算入账：预算执行经费明细,三、科研项目经费管理,四、怎样报销（以支款单为例）,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,资料费：是指购买图书、翻拍、翻译资料以及打印、复印、誊录、制图等费用 印刷费：是指项目研究过程中发生的调查问卷材料、调研报告和研究成果的打印费、印刷费、誊写费 出版费：是指论文的版面费、审稿费；调研报告和研究成果的出版费等,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,案例1： 某学院张老师因科研项目研究需要: （1）购买了一些书籍资料365元； （2）项目研究中，发生复印、打印费1500元 （3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元 （4）取得成果，与上海大学出版

9、社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款） 发票全部按实际明细支出开具，共4张，合计金额17315元。该如何报销？,案例1：整理票据 (1) 购买了一些书籍资料365元 (2)项目研究中，发生复印、打印费1500元,单张图书发票金额300元 请提供有效购书清单,单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额1000元 请提供合同/协议或有效明细清单,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,案例1：整理票据 （3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元 （4）取得成果，与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款） 该业务涉及已支付款

10、项（资料、打印、版面费）、需银行汇款（出版费），必须填写2张报销单。,需提供注明金额的录用通知,需提供注明金额的出版合同,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,案例1：计算金额，填在相应支出内容内,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,案例1：计算金额，填在相应支出内容内,汇款信息： 户名：上海大学出版社 账号： 开户银行：银行支行,案例1：完成报销 进入信息门户网进行网上报销预约 请将报销支款单、发票及相关材料用信封装好，于预约报销日前的对外报销时间内，携经费卡、预约单，将报销信封交到您预约的校区财务处报销大厅 财务处会在您预约的报销日处理您

11、的业务,四、怎样报销 1、资料费、印刷、出版费,注意事项 1、单张图书发票金额300元，请提供有效购书清单 2、单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额1000元，请提供合同、协议或有效明细清单 3、需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同 4、发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证明（加盖公章）,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,注意事项 5、用外汇支付注册费、版面费、出版费，折合成人民币报销 报销时需携带下列材料 (1)外方提供的相关原始发票 (2)需提供对方邀请信或论文录用信等(中外文各一份)、国外付款明细通知。并在对方邀请信或论文录

12、用信(中文) 盖上本学院公章,三、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,注意事项 样张,四、怎样报销 1、资料费、印刷费、出版费,三、怎样报销 2、设备费,设备费是指课题研究过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用和现有仪器设备使用费；对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用,三、怎样报销 2、设备费,、设备采购操作流程,设备处网站下载,政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由设备处物资供应中心统一办理，实行委托集中采购。,设备入库单，设备处网站输入获得,、设备采购方式,设备单价或批量总价超过10

13、万元（含） 必须进行公开招标或市政府集中采购,单价低于10万元的国产设备 统一由物资供应中心采购,设备采购可咨询： 66132950、56331542。,单价低于10万元的进口设备 统一由招投标科采购,三、怎样报销 2、设备费,案例2： 某一个科研项目经费需要添置一台精密仪器（射谱仪），价值20万元。 首先需要借款支付款项 然后商家送货取得发票 最后进行仪器设备验收入库 如何办理业务呢？,三、怎样报销 2、设备费,案例 2、 (1) 填写“上海大学固定资产申请审批单”（设备处网站下载）,三、怎样报销 2、设备费,案例2: (2)递交设备处，设备处完成采购，朱老师填写借款单付款,三、怎样报销 2

14、、设备费,案例 2： (3) 收到仪器，取得发票，验收入库（登录设备处网站办理）,三、怎样报销 2、设备费,案例2： (4)填写报销单，冲销借款，完成报销,三、怎样报销 2、设备费,三、怎样报销 2、设备费,注意事项 严格执行国家设备采购政策 购置设备，必须向物资采购部门提出申请进行审批，按操作流程执行，不能自行购买 “固定资产验收入库单”必须先到物资部门办理审核、盖章(签字)手续，再到财务处办理报销 项目预算编制有要求的，需详列设备明细清单，包括设备名称、型号、数量、价格、生产国别和地区、设备主要性能指标等,开支范围 测试化验与加工费：是指课题研究过程中支付给外单位（包括课题依托单位内部独立

15、核算单位）的检验、测试、化验、加工等所支付的费用,四、怎样报销 3、测试化验加工费,经济活动 （1）支付给校外单位 获得发票，还请提供与发票金额、开票单位相符合的明细清单（见样张）、测试（加工）合同或其它证明材料（加盖公章）,测试报告等,四、怎样报销 3、测试化验加工费,样张,四、怎样报销 3、测试化验加工费,经济活动 2）内转给校内（院系、中心）费用 统一登录设备处网站“上海大学贵重仪器设备共享平台”，选择测试单位、仪器类别、预约时间并结算费用,四、怎样报销 3、测试化验加工费,注意事项： 1、“上海大学贵重仪器设备共享平台”支付测试费用 项目负责人在平台上确认支付，不需要直接到财务处办理报

16、销手续，由各测试单位（院系、中心）统一结算费用 2、有“试验测试加工费”预算的科研项目经费，项目负责人都可开支测试费用,四、怎样报销 3、测试化验加工费,维修费、修缮费是指项目研究所用固定资产的安装费、维护费、修理费等，包括设备安装、调试及零星土建工程费，以及直接为课题研究所发生实验室改装费及设备维修费,四、怎样报销 4、维修费、修缮费,维修费 仪器设备的维修费用，获取发票（或先预付维修费用，再获取发票）后，直接填写“支款单”办理报销（冲销借款）手续。,四、怎样报销 4、维修费、修缮费,修缮费的报销流程： 步1、预申报，填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”或“上海大学实验室改造项目审批表” 步2、签订工程合同 步3、工程启动，预付工程款 步4、工程竣工验收后，进行审计 步5、取得审计报告，冲销借款并支付工程