管理者的角色与职责讲义

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1、管理是什么 经理人的角色可从很多方阐述最早的法有尔(Henri Fayol)在 一般及工业管理一书中以功能来界经理人，他认为经理人的 角色就是决定目标、预测变化、组织、计划、指导、协调和控制。 虽然他知道管理工作还是靠人来完成，但对重要的管理人事的技 巧却轻描淡写。 管理大师杜鲁克(Peter Drucker)于一九七0年代提出较现代的看 法，在他管理的任务、 角色和功能一书中，他说经理人的任务 第一就是决定企业的目标，第二是企业组织的设立和工作的分配，第 三是是沟通整合与薪资升迁等人事问题，第四是建立绩效的标准并向 员工说明。最后，一位经理人必需要能培育人材。 闩兹柏(Henry Mintz

2、berg)的说法跟前两位不同，他观察经理人 的作为，发现三种特性： 人际性 信息性 决策性 三者之间的关连是人际性与信息性的功能，便决策性的功能更 能有效发挥。,管理者的角色与职责,一、人际性：一个经理人可扮演三种特定角色。第一种只是虚 位领袖的角色，第二种是一个领导人指挥别人的 领袖，第三种是连络人的角色，在领导体系之外 与同事建立并保持接触。 二、信息性：在此一个经理人可扮演另外三种角色。第一种是 信息监控者的角色，第二种是信息传播者的角色 ，第三种是发言人的角色，让组织内的每一个人 都知道各种事务。 三、决策性：一个经理人可扮演四种决策性角色。创业家(预测 变动和机会的发生)、干扰处理者

3、(因应压力和危 机) 、资源分配者 (分配资源和工作) 谈判者(与 老板、部属和同僚沟通，影响资源的分配、决策的 形成和执行。,综合不同时代对管理和管理者的定义，我们为管理做一个简单的定义: 为达到组织或工作单位的目标，对人力、物力、金钱， 等资源做有效的运用 为达到组织或工作单位的目标 目的 对人力、物力、金钱等资源 对象 做有效的运用 方法,管理者的角色,1.领导者 带领成员 引导小组成员达成目标 2.训练者 让成员知道 该做什么 该如何做 3.沟通者 让成员拥有足够的信息 了解为何、如何 倾听成员的意见 与上级和其它单位保持畅通 的信息交流 4.咨询者 关怀成员的需求 随时提供有效建议

4、5.维护者 保持小组成员公平付出 维持工作规则的执行 公平处理逾矩事件 6.工作者 以身作则建立标准 诿功担过 为所有的工作负责任,管理者的角色,1.领导者 恰当地授与部属工作、职责 以身作则引导部属贡献己长 公正忠实地代表上级 为部属争取所需 面对各种发生的问题 2.训练者 深入了解部门的各项工作 确保部属了解并能有效处理其工作 不怕学习，尤其向部属学习 3.沟通者 确保部属清楚知道他们该作什么，及为何如此经常性地与部属讨论工作方式并听听他们的意见 随时告知上级现况并传达他们的看法 与其它部门的主管保持顺畅的信息交流,管理者的角色,4.咨询者 对每一位部属真心地关心 随时可以提供他们意见和帮

5、助 积极倾听并提出有效的建议 主动提供部属有用的资源 部属要求时，即使会使部属不高兴，亦能提供实情 保守咨询的秘密 5.维护者 确保工作分配平均 有违规时，私下规劝改变行为 随时注意可能出错之处并给予积极的建议 无法处理的难题尽早请示上级 被视为公平地处理部属间的纠纷 6.工作者 授权，亦将自己该做的做好 主管的工作的好坏即是部属的标准 荣耀归给当得的部属 主管必须负起部门成败的责任,领导者的定义,为了达到某种目的，经由某种行动， 而对他人产生影响的人,如何实际发挥领导力,L(Lead with a clear purpose) 目标清楚 E(Empower to Participate) 授

6、权参与者 A(Aim for consensus) 达成一致共识 D(Direct the process) 对过程给与方向指导,管理才能,服从,定义：遵守公司政策，在变动前取得主管取得,不当行为,适当行为,解释规定 未取得许可径行改变 误解公司政策指示 无故犯过 有遗忘、 猜测等情形,遵守规定 在改变前取得许可 确实了解公司政策 在行动前研究好规定 确定、 规律等明 确指出与政策不符的事务,行为控制,定义：遇挑衅时维持风度,遇挫折时暴躁易怒 插嘴、指人、瞪人 坚持己见不听劝 火暴、没耐性 嘲讽 反唇如相讥,保持和善态度 保持冷静 自信、圆融面对冲突 对事不对人 根据事实 保持幽默,不当行为,

7、适当行为,管理才能,果断,定义：准备做决策、提出见解，或采取行动。,不当行为,适当行为,优柔寡断 常说小心、 不一定 常受别人影响变卦 让别人决定 在实施评估前变卦,当机立断 在评估发现错误前恪遵决策 勇于做决策,活力,定义：遇挑衅时维持风度,疲乏 日益倦感 在考核或压力后低潮 健康不佳,保持活力、警觉 常说有劲、 兴奋等 体能充沛 常显示干劲,不当行为,适当行为,管理才能,财务分析能力,定义：了解并分析财务报表，并有系统地处理量化信息的能力。,不当行为,适当行为,不了解重要数据 错失数据间重要关连 处理量化信息没有系统 数据分析出错 好做假设,迅速辨识重要数据 看出信息间关连 有系统地指出可

8、用以支 持论点的数据 利用数据、量化等信息 显露出善于利用数学习 、统计、逻辑等迹象 了解趋势,弹性适应性,定义：为达到目标而修正自己，在所有环境中保持优势，负责任。,对新事务反应迟钝 以不变应万变 在工作中错失变化 一次做一件事、可预测 、明确的 喜好有组织、重复的事务 无法适应新状况,迅速适应 迅速转换 适应、很快进入情况、可 处理不确定事务 可迅速有效地因应新人、 事和物 愿意检讨改进,不当行为,适当行为,管理才能,主动,定义：主动影响事务，达成目标，自动自发而不被动。 采取进一步行动，发动行动,不当行为,适当行为,等指示 遇困难停工 老说有问题从来没解法 讨论时没意见 工作细节都要教

9、工作慢，错过期限 拖 事事请示,找问题解决 工作不需指示 向他人推销想法 提供解决给他人 问出目标努力以赴 自己找新事情做 准时交货 检讨改进现行作法 自我期许高,判断,定义：发展各种行动方案，根据合理假设和反应实际信息，做出决策。,见识肤浅 好做假设 误解信息 做事回循旧法 不听别人建言 固执己见 等别人评估 埋头苦干不动脑筋 常说唯一做法 在信息间看不出关系,查证假设和事实 不只看表面 准确合理解释信息 考虑各种选择和角度 脑力激荡 提出多种建议 主动多方检讨 决策前事事问 下棋好争胜 全盘考虑、多想多看,不当行为,适当行为,管理才能,领导统御,定义：利用适当的人际关系和作法，引导部属、同

10、僚、 甚至上级，或是一个团体完成任务。,不当行为,适当行为,拒绝援肋别人 丧失别人注意 畏畏缩缩 报喜不报忧 有错误怪别人和环境 从他人得到指引,在学校就是领袖人物 自信、权威的谈吐与态度 遇适当时机负起责任 受人注意 保持并表达立场 好坏消息都说 承认错误并改进 提供别人可行的团体观 勇于使用个人权威 沟通目的和方向,倾听,定义：在口头沟通时找出要点、提出反问，并显出积极倾听等能力,听不出要点 忽略重要关键 问封闭式问是(是或不是) 不专注于发言人 假设而不求证 插嘴,追问 可摘出谈话重点 可将谈话理出纲要 问开放问题 注意发言人一举一动 假设并求证 言之有物地表示意见,不当行为,适当行为,

11、管理才能,管理控制,定义：监督管制生产过程、作业或部属的活和任务,不当行为,适当行为,不规画时间径行执行 不准备笔记或检查表 等别人提议才检讨 有混过去、没规律 等情况 注意决策不管执行 任务未完成 错误不改,建立程序，观察作业 作检查表、做笔记 设法建立团体讨论等 监控法 主动检讨 都是符合 、控制 、 掌握 等情况 念书时就主持多人计划成功 了解他人能力，适当授权,口头沟通,定义：对个人或团体的有效表达能力,表达无次序 瞎扯、不切题 讲话不得要领 目光游移 各种紧张的小动作 语调或大或小 单调、刻板的念稿 、对问题交待不清,表达中肯、有内容 明确、合理的说词 正确的文法和字汇 用手势以加强

12、论点 发音清晰 控制语调抑扬顿挫 流畅助迅速回答问题,不当行为,适当行为,管理才能,说服力,定义：利用适当的沟通方式，使观念、计划或方案，获得别人接纳。,不当行为,适当行为,谦卑、无意见、不具肯定、 退避 漠然不顾他人反应 谈话矫揉造作 只会讲但没说力 老说我是专家 夸大自己的创见 夸大自己的意见 未指明互利部分 被岐见拖倒,积极、有决断力 对他人需要表示同感 谈吐温馨幽默 顺着冋意部分再说服其它 寻求支持 明确说明新主意的好处 引发并夸赞主意 显露出有兴趣的样子,计划与组织,定义：为自己和他人建立行动方式，完成目标，策划每个人的工作， 并合理分配资源。,个人野心过大 广泛地要求指示 无法建立

13、行动间关联 常提出救火队、 反应等 行动没有顺序 平时不准备而穷紧张 说不清楚要做什么,协调目标和个人计划 在策画前确定目标 设法协调自己和他人行动 常计划、组织 、秩序等 做事按步就班,不当行为,适当行为,管理才能,问题分析,定义：找出问题及相关信息，比较不同来源的信息并决定问题症结。,不当行为,适当行为,谦卑、无意见、不具肯定、 退避 漠然不顾他人反应 谈话矫揉造作 只会讲但没说力 老说我是专家 夸大自己的创见 夸大自己的意见 未指明互利部分 被岐见拖倒,积极、有决断力 对他人需要表示同感 谈吐温馨幽默 顺着冋意部分再说服其它 寻求支持 明确说明新主意的好处 引发并夸赞主意 显露出有兴趣的

14、样子,定力,定义：遇失望和挫折，仍能保时工作效率。,别人说不就放弃 遇挫折就要人支持 常说难、放弃等语言 失败找借口 动辄放弃,别人说不就换方式进行 即使健康等问题仍能克服 常说一定有办法 、 试试看等话 自认乐观进取 充满自信,不当行为,适当行为,管理才能,敏感,定义：考虑到别人的需要和感觉。,不当行为,适当行为,忽视别人求助讯号 听话心不在焉 不知别人疾苦 自私自利 不善处理个人问题,问别人感觉 常说我知道你的感觉 仔细倾听 与人相处善用身体接触 说让人宽慰的话 了解个人感觉可能引起的事,团队合作,定义：愿意以被领导者的身分，参加一个团队，即使在与个人利益无关的活动中，也努力贡献。,常说别

15、人别人、 不合作、 无能 鲜少参与团体活动 自以为是 竞争而不合作 只管自己不管他人 自己混淆自己 不顾共识,常说跟别人合作、 团队精神、革命感情等 时常与人讨论 合作而不竞争 自愿帮助别人 与团队有默契 揉合大家意见 欢迎异见 了解他人立场,不当行为,适当行为,管理才能,专业性解说沟通,定义：从科技文件中将信息，转换成人人皆能懂的信息,不当行为,适当行为,用很多术语 化简为繁 以为知识水平相同 译字未译意 抓不住主题,用白话 确使别人了解 化繁为简 了解别人的项目程度 说理明确,远见,定义：主动达成目标，自动而不被动。采取加倍的行动，达成目标，发动行动。,常说事实、细节、 抓住重点 注重细节

16、忽略全面 不顾做法对人事物的 后果,常说远景、宏观、 理论 、架构 看到问题各元素间关联 解决问题前先问后果,不当行为,适当行为,管理才能,书面沟通,不当行为,适当行为,文法及字拼错 滥用多音节、长陈述词句 结构松散 内容零碎 说理不清 多所假设,良好的文法及拼字 明确、简单、易懂 结构精准 起承转合良好 说明利弊 注明假设和依据的出处,影响行为的因素,部属激励与回馈,一个被激励的人,具有一个好理由去工作。 乐意付出努力以达成工作目标。 高度激励的征候：一个被激励的员工 对于工作具有承诺感。 由工作中得到满足。 有规律且准时地出席。 具有积极的态度。 积极且自动自发地寻求新的解决方案。 寻求对于工作进展的回馈。,激励部属,缺乏激励的征候,高员工流动率。 高旷职率及迟到率。 无法达成目标。