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1、时间管理,*公司 讲师：* 时间：3小时 日期：2013-07-19,开场前三分钟测试,時間管理,1 确定目标 2 决不拖拉 3 列表管理 4 合理分配时间 5 清理办公桌 6 時間大盜 7认真管理、回复电子邮件 8 授权與溝通 9 巧妙安排、灵活召开会议,什么时间管理10分钟,案例2,1、確定目標,目标设定原则 目标设定的步骤 立定标竿,一般人不愿意訂目標：1恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感？2無此意愿：為何要設定目標，日子過得下去就行了。3誤將行動當成就(我常常忙得沒有時間與同學、同事聚會，同學都會說貴人事忙等，好像很有成就感，其實，比如你想當老板，你所忙的工作對你當老板重要嗎？)每天
2、忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才有成就，所以一定要設定成就目標。,目標設定的原則,1）目标要具体，例如我想做经理、得 到硕士学位等； 2）目标必须是可衡量的； 3）目标是可能实现的； 4）目标是切合实际的； 5）一定要设定时间表,目標設定的步驟（1）,1）先拟出您期望达到的目标；(公司愿景） 2）列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目 标想买房子，列出买房子对您有那些好处； 3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱 不够、能力不够等，一一列举； 4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； 5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即
3、能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出； 6）订定行动：一定要有一个行动计画； 7）订定达成目标的期限。 （訂下期限你才會有切實去做，明天還有明天的事這個幫事大家應該都聽過）,目標設定的步驟（2）,1）写下目标：用想的方法还是不够的，一定要写 下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意 识； 2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序； 3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划； 4）对计划设定优先等级和先后顺序；將事情依緊急、不緊急、重要、不重要分為四大類，一般人每天習慣應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看起來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去
4、做重要但是看起來不緊急的事，例如：進修等，若你不優先去做，則你人生遠大的目標將不易達成。設定優先順序可分為五類：A=必須做的事情，B=應該做的事情，C=量力而為的事情，D=可以委托別人去做的事情，E=應該刪除的事情。 5）排定时程表； 6）确实做、马上做。,立定标竿,1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须 2）认同每个人一定要有目标这个想法； 3）完成耶鲁大学七步骤； 4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布 因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希 望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成 功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持 ，终于达成目标。,目標設定,一个人需要在三方面设定目
5、标： （1）个人和家庭：这是您生活的诱因； （2）职业生涯和财务目标：这是您的方 法； （3）个人发展和专业发展：这是您的成 果。,目标设定演练,请每位为自己设定三项工作目标（时间五分钟）,齐眉棍游戏,时间45分钟,克服拖延的习惯,(1)要有良好的组织； (2)由重要的事情开始著手工作； (3)建立一个报酬时间表； (4)培养紧急的意识； (5)以快节奏工作； (6)一旦开始，不要停止； (7)订出一段特定的时间工作； (8)从最糟的事情开始； (9)详细的计划； (10)不可找藉口； (11)设定截止期限。,例表管理,准備一个笔记本来做规划本，其中包括日、周和月的日程安排表，可以用它来记录时
6、间的安排 把自己明确的价值观，树立起的目标，已经设计的行动方案抄下来，粘贴在随处可见的地方。用彩色的纸或者墨水来吸引你的注意力。尽量在规划本里、日历和镜子上、办公桌、电脑屏幕上体现出来。 保证你列出每天的目标和日历，能反映出长期、中期、短期目标。,例表管理,把能够同时做的事情结合在一起，比如看电视的时候也可以熨衣服或者刷碗。把活动按顺序排列可以节省时间，可以把不同的任务和各种精力水平相搭配。 时间浪费最小化。力争削减这样的活动，看电视的垃圾节目，煲电话粥，过度频繁的客人来访，参加无意义的会议，接受没有实权的授权，毫无目的的行动，追求不切实际的目标等等。但是也要给一些意外的打扰留出一定的时间。,
7、例表管理,学会说“不”，帮助别人也要有限度 。 等待的时候把需要做的事情列出来。 每天抽出几段短暂的时间来休息，作为私人享受的安静时段。在这些时段里，练习深层次的放松方法。这样能够帮助你弄清什么对你才是最重要的，而不是为了迎合别人的要求而匆忙行事。 做非常重要的事情需要你全神贯注。把经常分散你注意力的事情列出来，并计划如何消除 。,例表管理,我们也需要借助外在环境的支持来完成自己的时间安排，比如你的事情需要集中精力，一定要保证有一个安静的房间或者角落来阅读、写作或者思考。 因为自己在管理时间方面的进步而奖励自己。其实，高效时间管理所带来的积极推动力是对你努力的最大回报。通过规划和区分重要的活动
8、，你可以自由地度过生活的每一天。,例表管理,在一天要结束时，回顾自己的时间管理表，把自己按照计划完成的事情划去，并给自己抚慰。把自己做了却没有事先计划的事情添上，根据高、中、低三个层次的重要程度来把这个事情定位，分析它属于哪一个重要程度。没有完成的重要事情推延到第二天。准备一天目标的最佳时间在前一天晚上或者在清早起床后不久，无论哪一个时间，你可以从最重要的事情开始计划。,案例1,10分钟,合理分配时间,當你注意今天的每一件工作時，就必須決定該花多少時間在這上面，我們把這稱為“分配時間”。一大早，開會約要60分鐘，接下來與主管討論要30分鐘，也許你還得要花30分鐘會見客戶。按八點上班現在已經是1
9、0點了。午餐前，也許要和其他部門接觸，說不定還要外出辦理，這就是“時間分配”。它的秘決是要確定你眼前的工作，到底要用多少時間，那也吸有“經驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會很快的發現不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會溜到你的工作表上，這可替你減掉不少的麻煩。,清理你的辦公桌,為何要整理桌子？ 縮短找東西的時間 容易分心 無法看出事情的優先順序 方法：只做分類（四類）工作： 待丟棄 待處理 待歸檔 待送出 （後三類放在三層文件架上）,时 间 大 盗,打扰（电话或没有预约客人）：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间 重要性次序无所调整：编排优先次序，定下限期 没有目标、
10、次序和计划：建立目标、每天作时间计划,时间大盗,叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝：学习说“不” 个人缺乏组织能力：请别人帮忙 缺乏自律：克服人性弱点，走出时间陷阱 会 议：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；,时间大盗,资料不完整或有所延误：规定员工养成开会必须准备，发言必须简短，内容必须充实 分不清责任和权力：能交由下级或助理处理的文件、事情，可直接交给他们去处理，必须自己处理的或口授给下级的，经记录整理后，再签安发出，这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。,認真管理、回復電子郵件,将电子邮件分类编号，依内、外部、部门等来
11、设定数据夹。 将邮件分为紧急且重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要也不紧急、可删除等五种来分配时间管理、回复你的电子邮件。,授权與溝通,(1 )工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上； 2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系； 3 )在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通； 4 )每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确； 5 )不良授权是浪费时间的主要因素； 6 )您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽? 7 )要使自己成为解决方法导向的人； 8 )要将可能交办出去的工作授权出来； 9 )要教导您的部属，如何做您所交办的工作； 10 )要向外界争取资源协助
12、您。,巧妙安排、灵活召开会议,每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间少者1小时，多者2-3小时甚至更多，这些会议有些是“计划”公司政事，有些是“检讨”业务成效，有些是“协调工作关系”其目的都是冠勉堂皇，但根据管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的会议者患有“会而不议、议而不行、行而不果”的毛病，大家在会中信口开河，口沫横飞，听者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主席宣布散会，于是大家做鸟兽散，这是一般企业开会的通病，也是造成浪费时间的原因之一。,巧妙安排、灵活召开会议,不参加没有准备的会议，规定员工养成开会必须准备的学惯，会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间，一方面使会流于形式。除此之外经营者应该视会议的性质，尽量减少参加会议，有些会议未必要参加，只要在会议后批阅一下会议记录即可了解会盘大要。,课程结束！ 谢谢大家！,
