有效能的时间管理讲义

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1、1998,有效能的時間管理,2004,2004,2004,如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,干擾 INTERRUPT,行政工作 PAPER WORK,電話 TELEPHONE,會議 MEETINGS,Whats Your Target?,什麼是你生活中最重要的事？ 你的人生意義何在？ 你希望成為何種人物或完成什麼目標？ 想想看你有什麼長期目標 想想看人生中最重要的人際關係是什麼 想想看你最希望有什麼貢獻 重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和, 信心, 快樂, 或是 列出你認為最重要的三, 四件事 假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？ 假設你

2、有至少三, 四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？,有效能的時間管理,在辦公室內時間損耗的主要 原因為何?,Group Discussion,時間損耗原因,干擾 等待 同事間的需求與輔助需求 溝通不良 授權不足 組織制度的障礙 他人的錯誤 優先順序的衝突 工作情緒與情境 完美主義 會議,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,時間時,干擾頻率,時間時,次,日干擾圖,一開 始就做 最重要 的工作,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,生產力高 的時

3、間,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,生產力高 的時間,被拖延的工作,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,時間管理不是什麼?,

4、時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,情境測驗題 ( 限時三分鐘 ),1. 請先閱讀完本文 2. 在這張紙的右上角寫下你的名字 3. 將第二句中的大名兩個字圈起來 4. 在這張指的左上角畫五個正方形 5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字 6. 在正方形的四周畫一個圓圈 7. 在這張紙的右下角簽上你的名字 8. 在簽名下寫三個好字 9. 在右上角的簽名下畫一道線 10. 在這張紙的左下角畫一個十字 11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形 12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案 13.

5、在第八句的好字畫一個圓圈 14. 當你做到這裡, 請大喊一聲“我最快” 15. 如果你完全遵守規定, 請大聲說“我最好”! 16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和 17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等於多少? 18. 在以上所有“雙數“題的題號上畫圈 19. 假如你做到這裡, 請拍一下桌子, 並大聲說“遵從指示, 我第一!” 20. 現在你已全部讀完, 請只做第一及第二題及可,三代時間管理法,第一代: 備忘錄型 第二代: 規劃與準備 第三代: 規劃,訂定優先順序,操之在我,三代時間管理法優缺點一覽表,傳統時間管理 V.S. 第四代時間管理,傳統時間管理,第四代時間管理,

6、N,E,S,W,事 ( 日程表 ) 控制, 管理 效率 實用,人 ( 關 係 ) 領導 效能 (Effectiveness) 原則,艾森豪規則,緊急,不緊急,20% 25% 25% 30%,65% 80% 15%,15% 50% 60%,Less than 1% 2% 3%,重要,不重要,: 戴明博士期望的指數: : 現有社會的指數,* Remark:戴明博士在推TQM時, 對一 些TQM 的公司 Benchmark 出來的資料.,I,II,III,IV,陷阱一:時間的配置不對,Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於

7、處理,不合理的時間配置,明智的時間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,陷阱二: 拖延,除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好處 . . . . . .,克服2.思維習慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情

8、看起來像做完 80% 一般,陷阱三: 事必親躬,韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高,陷阱四: 有求必應,會花太多時間, 時間不夠會犧第二項 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕.,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,Conclusions: 時間管理架構,1.兵貴速戰速決 2

9、.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,迫切性指數測驗,選出你最可能反應的行為或態度 (0從不，2 有時候，4=常常） 1. 我在壓力之下表現最好。 2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深 入的自我反省。 3. 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭 等待或排隊。 4. 我休息不工作時會覺得不安。 5. 我似乎永遠在趕時間。 6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。 7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。 8. 我在做一件事時常會想到另一件事。 9. 我處理危機時表現最好。 10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出

10、細活更讓 我覺得有就感。 11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。 12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離 開，我認為別人應該能諒解。 13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 14.我常邊工作邊吃飯。 15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。 16.一天下來辦公桌上已辦文件如果推得高高 的，我會很有成就感。,迫切性指數檢核清單,0 25 : 一切在掌握中 26 35 : 漸受迫切性限制 36 45 : 已經開始上癮 = 46 : 上癮,我現在的年齡是 歲 月 80 x 365 29,200 yy x 365 (A) MM x 30 (B) 29,200 - (A)

11、+(B) 從現在起我尚有 天的時間 (24 x 小時) 光陰似箭, 歲月如梭? 加油 !,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好,1.工作時段分配法則,2.每週工作性質分配法則,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email

12、信箱, 是先看信還是先發信?,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信,看Email 的時段分配,Email資料夾的分類,Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事

13、,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是 最節省時間的作法,耗用時間,8.80/20法則1/2,the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,80/20原理意示圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,事倍功半,事半功倍,Are You Lonely ?,Then call a MEETING!,Group Discussion-,進行很差的會議,進行很好的會

14、議,會議不夠有效率的原因：,開會時討論沒有焦點 會議資料未事先備妥 開會時沒有擬妥會議流程 關鍵人物沒有出席 延遲開始，一路延誤,正確的開會原因：,溝通 向員工或團隊蒐集資料 推銷概念、產品或一項服務 解決問題 作重要的決策 危機的處理,工作狂小測驗,1. 你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？ 2. 如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？ 3. 你是否覺得無所事事很難過？ 4. 你精力充沛又喜歡競爭嗎？ 5. 你在週末和假日工作嗎？ 6. 你何時何地都可以工作嗎？ 7. 你是否覺得很難抽空度個假？ 8. 你害怕退休嗎？,Time Management,I hear and I forget

15、 I see and I remember I do and I understand I make mistakes and I learn! - Unknown Source -,有效率的會議 1. 會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動 2. 有效率的會議需要小心的準備與紀律 3. 每一個會議都意味著高成本 3-1 參與人員薪資 3-2 準備所花的成本（人力, 時間） 3-3 心理成本 3-4 機會成本,1. 考慮是否非要會議才能解決問題 2. 決定會議目的 3. 決定參加人 4. 準備議程 5. 決定合宜的設備, 場地與時間 6. 跟催動作,如何計劃一個有效率的會議,1. 考慮是否非要會議才能解決問題 有以下狀況時, 你不應該召開會議： 電話或是書面通知即可解決問題 關鍵人物不能參加 準備時間不夠 外界因素可能會浪費會議時間 成本太高,如何計劃一個有效率的會議,2. 決定會議目的 通知或解釋（最好準備書面資料） 訓練或指示（需要練習） 收集資訊（怎麼做？） 說服式 無論哪一種目的, 你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標,如何計劃一個有效率的會議,如何計劃一個有效率的會議 3. 決定參加人 人越多,