时间管理之节奏和平衡概述

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1、Cp.11 资源管理之 时间管理：节奏和平衡,林绚晖 20131220,过去，人们乐于耐心等待四轮马车缓慢地 到来；而现在，即使是错过了旋转门的一格，他们也会急得像着了魔似的来回跺脚。 Ed Wynn 你经常听说或说过这些话： 我没有时间。 我的一天需要25小时。 我的时间总是不够用。 我的生活是如此无序。 我是世界上最拖沓的人。,如何掌控时间？,时间、压力、健康：挑战,管理时间：准则与技术,管理时间：节奏和平衡,1.1 时间的文化相对性,1.2 时间管理不当：一般模式,1.时间、压力、健康：一个普遍性的挑战,1.1 时间的文化相对性,现代社会人们从小就被教育 要重视守时和效率。,1.1 时间

2、的文化相对性,时间的文化相对性具有多样性 Levine和Wolff（1985）对巴西和美国的大学生的时间忍耐度做了调查： 对于和一个朋友的午餐约会来说，晚到多长时间他们会认为是“来晚了”，巴西的学生认为平均晚来超过33分钟是迟到了，而美国的学生则认为平均在19分钟； 比约会平均早来54分钟，巴西的学生视为早到，而美国学生认为应该是24分钟。,时间的文化相对性,Levine （Levine et al. ，1989）从走路、工作、说话的速度以及对时间概念的总体关注程度四个方面进行测量，研究美国36个城市的生活节奏，结果： 波士顿、纽约、布法罗排名前三。 2. 生活节奏和心脏病患病率存在正相关。

3、意识到文化因素对时间观念的影响，有两个重要意义： 没有绝对的正确或错误的时间观念， 它受文化影响的； 了解到差异可以防止人们误解他人的行为和意图。 在特定文化中，我们如何组织时间、填充和安排时间的节奏影响到压力和我们处理压力的方式； 明智的时间管理兼顾了社会背景和个人的喜好。,1.2 时间紧迫感：它对你的作用,时间紧迫感越强，其不良压力症状、易怒和疲倦反应越严重，自我报告的健康水平也就越差。 越经常忙碌，就 越具敌意、或越压抑 情绪紧张度越高 越没有乐趣和快乐 越求全责备 整体生活质量分数越低 心理一致性分数越低 越忙碌烦扰，感受到的不良压力、不适、人际问题的概率越大，So时间管理对压力应对很

4、重要。,1.3 时间管理不当：一般模式,导致7项致命过失： 1、困惑：我该去哪里？ 2、犹豫不决：我该做什么？ 3、扩散：心理和生理上的 超负荷 4、拖沓：将事情留到明天做 5、逃避：逃到幻想中的乐园 6、中断 7、求全责备,一般模式： 1、长期超负荷 2、时间组织混乱 3、拖沓 4、时间控制不充分 5、被未预料的责任纠缠 6、在低优先权的任务上 花费过多时间 7、可用于娱乐、亲密关系、友情和独处深思方面的时间不够 。,不论你在时间管理上有着何种特殊的困难，但可能正是你自己的倾向性产生了两个主要的抵抗源： 重复强迫性冲动 指一种指向熟悉的事物或事件的内驱力，一种重复做熟悉事情的倾向。因为已经形

5、成的习惯是令人舒服的，我们倾向于重复它，我们寻求不断重复的模式。 生活方式困境 重复有害的时间管理的习惯，因为存在着生活方式困境lifestyle trap社会角色、责任以及义务，这些习惯易于养成，而且一旦 养成就极难摆脱。 例如：学会say NO ，选择更简约的生活方式,1.2 时间管理不当：一般模式,2.1 确定优先权,2.2 制定日程表,2.3 贯彻执行,2.管理时间,2.4 关于TM的其他忠告,2. 管理时间的技术,2.1 确定优先权,1. 确定长期和短期目标 2. 保持平衡 3. ABC技术,2.1 确定优先权,1. 确定长期和短期目标,在我们校园中的学生，经常陷入时间管理的困惑之中

6、，因为他们缺乏对自己到哪里去和为什么到那里去的清晰的认识。他们过着手忙脚乱的生活，以至于看不见在他们的生活中什么事情最重要：他们从不考虑自己五年内，一年内，一个月内，一星期内甚至明天在哪里以及为什么在那里。 所以，确定优先权的第一步是明确长期和短期的目标。,2.1 确定优先权,2. 保持平衡,需要意识到对你来说什么是重要的，以下是一些生活中被认为重要的，且总是试着保持平衡的东西： 基本健康 享受每一天 娱乐 挑战和成长 家庭保持不同 亲密的关系 友谊 体验生活的美好 所做事情的质量 工作中的良好的交往 体适能柔韧性、忍耐性、力量 休闲时光 独处和凝思,2.1 确定优先权,3. ABC技术,A等

7、级：最优先完成项目，标上星号 B等级：也重要，但可以在A做完后再做 C等级：有空再做 ，不一定今天做 * 二八原则：20% vs 80%,2.2 制定日程表,1. 时间模块化 2. 详细的日程表 3. 每日制作一个小卡片目录 4. 奉行现实主义 5. 条件允许，委托别人代劳,2.2 制定日程表,1. 时间模块化,时间管理模块意味着在给定的一天内抽出几小时从事某一项活动如学习、写信、社交活动、工作、做饭、锻炼等。在时间段中，给自己留下机动安排的余地，并且按时间发展分配你的时间。,2.2 制定日程表,2. 详细的日程表,也称时间地图，将每一小时分为更具体的时间段，然后给每一时间段分配任务。 如：你

8、可以将15分钟分为一段。 当每天有许多事情要做，并且需要将工作中的一些零碎小事做完时，这种方法很管用。,2.2 制定日程表,3. 每日制作一张小卡片目录,2.2 制定日程表,4. 奉行现实主义,忙碌且易怒的人普遍的困境是在乐观、热情和社会责任感的作用之下，他们往往低估完成任务所需要的时间，所以总是不断给自己加上过重的负担。之后，他们会感到压抑、沮丧，甚至有被羞辱的感觉。 形成合理而现实的计划，并且制定必须做的清单是非常重要的。 问问自己，现实些，我能在分配的时间内完成任务吗？,2.2 制定日程表,5. 条件允许，委托别人代劳,有一大堆要做的事情，总会感到时间不够用。相应地，我们会派一些专家去做

9、。在日常生活中，我们总是不断指派他人去做一些事情，仔细想想，你并没有调查每天发生的所有事情，而是通过电视、收音机和报刊去了解每日新闻；你并不需要每天或每周都去垃圾场，你可能花钱请某人去做；。只要可以，尽量指派他人去做，这是生活简化的重要一步。 工作中的授权，合作,2.3 贯彻执行,1、依据时间，制定目标 2、避免拖沓 3、将大的工作任务分解为小的部分 4、一个接着一个完成小任务 5、专注于你的努力 6、保护你的时间和空间 7、创造一个令人舒适的环境,8、安排个人时间 9、安排时间用于锻炼和深度放松 10、工作间隙的小憩 11、屏蔽 12、给自己定步调 13、奖励自己的成果,2.4 关于时间管理

10、的其他忠告,1、审视你对时间的不合理信念,2、提出减轻长期的时间紧迫感的应对策略,3、安排专门时间，寻求健康娱乐,4、尝试多样化的时间管理技巧 此外，重新反思自己的生活： 简化生活方式； 用金钱换取时间； 投入此时此刻。,3.1 时间管理的定义,3.2 如何克服時間管理的障礙,3.3 人格风格与行为,3.时间资源管理,3.4 时间管理技术的步骤,3.5 其他的时间管理的理念,3.社会工程学之时间管理,3.资源管理时间支配,3.1 时间管理的定义： 日常职责排列的优先次序、确定时间表和执行，以达到个体水平的满意度。有效的时间管理并不意味着你有更多的时间，而是意味着你能更好地利用已有的时间。 组织

11、良好的时间管理形式能够产生高的生产力 时间管理实际上是社会工程学众多应对技巧之一 社会工程学：应对技术，一种认知策略；既可以是改变环境中产生压力的因素，也可以是完全改变产生压力的环境；最少阻力的路径（与回避区分开来）。,3.2如何克服时间管理的障碍,1 时间管理的好处,2 有效时间管理的障碍,3 我们要如何做,4 小故事：生命中的大石,3.2.1 时间管理的好处,有效 成功 健康,3.2.2 有效时间管理的障碍,不清楚目标,无组织化,没有说“不”的能力,3.2.2 有效时间管理的障碍,干扰,更多的干扰,无活动的时间,3.2.2 有效时间管理之障碍,一时有太多事情,压力及工作疲劳,完全在工作没有

12、玩乐,3.2.3 我们要如何做?,认知障碍的存在,确定你的障碍,克服障碍之策略,设定目标,明确 可衡量的 可达成的 符合实际 有时间限制的,优先顺序,执行 授权 延后 删除,专心手头的工作,集中目标 调整干扰,考虑你个人的黄金时间,清晨? 傍晚? 深夜?,3.2.4 生命中的大石,3.3 人格风格与（时间强盗）行为,1 A型人格 一种时间意识（侵略性的）人格，按照时间管理的观点，不断地在赶工作的最后限期。 少组织性、低质量 2 工作狂 （成瘾过程） 一种人格类型，通过将过多的时间投入到工作当中，抑制了优秀的时间策略，通常是以其他责任为代价。通过延长工作时间以维持一种重要性或自尊，从而获得自我肯

13、定。 3 时间骗子 在一个时间点做多件事情，那些多任务、忽视或过分重视自己、与时间讨价还价、经常在工作过程中漏掉一些责任。,3.3 人格风格与行为,4 拖延者：简单 欺骗性 时间陷阱 那些运用转换和回避技术，而不履行自己责任的人。 原因：lazy、缺乏热情、恐惧失败、即时满足需求 5 完美主义者 让自己过分关注于每件工作的细节、关注质量，然而因为过分关注细节而忽略了整体。往往原定计划会被妥协 。 人类行为约20%错误率 6 生活方式的行为陷阱 这种人很难说“不”，因此容易过分卷入到不适当的职责中去，常通过赞美和被接纳来建立自尊。,3.4 时间管理技术,3.4.1 排列优先次序 3.4.2 确定

14、时间表 3.4.3 执行,ABC等级次序方法： 一种时间管理技术，按照事情的重要性来排列顺序。,3.4 时间管理技术,1、 排列优先次序 （1）ABC等级次序方法 （2）排列图原则 （3）重要紧急方法,排列图即80/20原则，所做的20%工作给了我们80%的回报和满意感。关注20%的少量工作并投入时间，大都落在A。,重要紧急方法：有时不太职责不好比较，将一周工作按两个维度进行分类并按象限顺序做。,时间管理技巧工作表： 1 ABC次序法,时间管理技巧工作表： 3重要-紧急法,3. 重要-紧急矩阵,时间箱：时间管理中一种确定时间表的技术，将每一天分成35大块，将这些时间留给那些重大项目。,3.4

15、时间管理技术,2、 确定时间表 （1）时间箱 （2）时间地图 （3）聚类,时间地图：一种时间管理技术，将每天的时间分为15分钟到30分钟为一节，在每一节中工作或完成任务。,聚类：时间管理中一种确定时间表的技术，将户外工作根据不同的地点进行分组（如办公室、超市、干洗店等）。,时间箱法： 分35个 时间段， 每段一个 主题任务,时间地图： 分解为小间隔，1530min为一个时间段， 每段一个快速任务。,3.4 时间管理技术的步骤,3. 执行,执行：有效的时间管理的第三种必要方法，用这种方法实际完成工作。,Tips：Deadline；任务分解；持续完成；即时强化奖励,专家认为，一个人的一天如果被职业

16、和家庭的责任所填满，却没有时间留给自己，那么其结果会产生枯竭，而且可能会生病。你的健康应该是最高优先权。,每天1-2次中断是灵活的，当工作的连续性非常重要的时候，应避免中断；中断可以在日常活动中，每小时大约7-10min。,委派包含了信任你自己，放弃控制，同样包含了信任你委派给责任的个体。,1、授权,2、时间表中断,3、每天制定个人时间表,3.5 其他的时间管理的理念,确立和培养个人的和职业的关系，来帮助你完成个人职责。,在编辑过程中，包括对生理、精神、情绪需要的有规则的评估。一旦列出了你的不同需要，你就要决定生活中的哪些因素是本质的或核心的，哪些是外围的因素、会耗尽你的力量。 简化生活,通常，重要的想法会在不恰当的时候突然间闪现在意识中。大脑只有有限的知觉，很多想法会相互竞争以引起注意。