时间管理培训课程6

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1、时间管理,海尔集团新员工培训公开课之,课程内容,一、时间管理概述 二、为何忙乱 三、时间那里去了 对时间的分析 四、时间管理原则 五、时间管理的改进方法,引 言,我一直都在抱怨时间。 忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。 -Queen Charlotte,高效能人士的时间管理,一、时间管理概述,概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,什么是时间管理,时间管理的原因,1、时间是企业和个人最稀缺的资源之一； 2、有效

2、的时间管理能够以最高的效率完成重要的事情； 3、有效的时间管理可提高个人生活品质。,管理好你的时间就能管理好你的生活。,四代时间管理理论,第一代时间管理 -备忘录型 第二代时间管理-事先规划安排行程 第三代时间管理-规划 定优先顺序 操之在我 第四代时间管理-以原则为中心 以良知为导向 创造高品质生活,有障时间管理的四种观念,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂,高效能人士的时间管理,二、为何忙乱？,时间管理现状分析,分析你或周围人群在时间的运用上,可能存在哪些问题?,为何忙乱？

3、,时间管理的杀手,优先顺序不明确/危机管理 电话打扰 缺乏优先/目标 贪多嚼不烂 不速之客 无效授权 桌面杂乱无章/找不到东西 缺乏自律/拖延 不会说不 会议,高效能人士的时间管理,三、时间到哪里去了？,分析一下,你的时间价值有多少? 哪些时间该花? 哪些时间不该花? 哪些可花可不花? 别人如何浪费了我的时间? 如何排除? 我处理事情的顺序是, 处理事情真的要花那么长的时间吗? 能不能缩短? 哪些是是非常紧急的, 需要马上处理的? 我是否进行了充分的授权? 每次会议都是必须的吗? 每次会见都是必要的吗? ,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情： 1你从昨天早晨

4、开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花1 小时。 5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午2 点到4 点有一个会议 11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的

5、内衣，一大堆脏衣服没有洗 15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17你身上只有5 块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试,列出你的处理顺序,请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把

6、它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。 在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请： 1把要做的事情全部看一遍 2确定每件事情的重要等级 3根据重要程度把事情重新排序 时间表可以参照下页的格式： 时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息） 08.00 23.00,你的价值观,健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职

7、的面试，等等 兴趣看演唱会，等等,分析一：计算你的时间价值,分析一的启示,你的每一天,每一分钟,每一小时都有很大价值. 钱是一分一分挣来的, 当你浪费了多少时间, 你就浪费了多少钱， 规划你的时间, 将有限的宝贵的时间用在可以产生最大收益的活动上.,分析二:时间记录表,分析二的启示,有较多时段记不起来做什么的话, 说明问题严重. 每天安排20%的法定时间作为机动的, 这种方法让你觉得每个小时都是截止期限 如想进一步精确计算, 可以对比计划用时/实际用时, 及浪费的时间和原因,黄金规则,从结果出发 BEGIN WITH THE END IN MIND,高效能人士的时间管理,四、时间管理原则,小

8、测 试,科学家研究确认，一颗小行星将在半年后与地球碰撞，而且人类目前的技术无法改变，到那时，整个地球的生命将全部毁灭。 那么，在这最后的半年中你将做的最重要的三件事是什么？,问 题,为什么是这三件事情 ？ 在未来半年之内，你主动安排这三件事了吗？ 何为“重要”？,挑战：谁能在空杯中装进最多的沙石,M2 高度重要 低度紧迫,M1 高度重要 高度紧迫,M4 低度重要 低度紧迫,M3 高度紧迫 低度重要,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵,M2 身体健康 建立人际关系 发掘新市场机会 人生规划 人才培养,M1 危机 3.15投诉 有期限的政策制定 临时发生的重大变故,M4 繁琐的小工作 某些信件

9、某些电话 浪费时间之事,M3 不速之客 某些电话 某些会而不议的会议 只为喝酒的酒会 没有核心竞争力的事情,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵事务分类表,小练习,请每人列举你最近一周要做的1015件事情。 列完后将其分配到四个象限中。 思考每个象限的事情给你带来的身心感受. 思考每个象限事情大约会占据你日常时间比例。 思考每个象限事情的处理原则。,M2 有远见，有理想 自律自制 平衡 少有危机,M1 忙于收拾残局/救火 身体筋疲力尽 精神压力大,M4 全无责任感 懒惰成性 工作不保,M3 缺乏自制力 轻视目标与计划 短视近利,重要性,高,紧迫性,高,工作矩阵结果,重要，非紧急,重要，紧急,重

10、要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大M1（15 ）,减少或不做M3事情(15%),多投资时间在M2（65）,避免或不做M4事情(5%),优先矩阵,要事第一的意义,重要的事情对实现目标有重要意义 价值矩阵的结果 对事情的处理产生良性循环,如何做到要事第一,充分认识 不断反思目标的正确性 建立习惯,SMART原则,Specific - 具体 Measurable - 可测量 Actionable - 行动 Realistic - 现实 Time-bound - 有时间表,当他正想一边吃便当，一边构思发言稿时。他的一位客户，也是他的好朋友出现在门口，说是顺便路

11、过，想一起吃饭。 小叶当然无法拒绝对方的美意。于是，心不在焉地吃了午饭，回到办公室已经快下午2点了。看到桌上有几份紧急文件，就想先处理完，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他谈话，处理好这一切之后已经是快6点了。这时，小叶心中着实惦记女儿，实在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快7点了。小叶想吃了饭再写，吃完饭，洗完澡，已经是8点了，刚巧电视转播四年一次的世界杯足球赛，小叶最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍。”球赛转播完毕，小叶已经在沙发上睡着了。 第二天早上

12、4点钟，小叶设置的闹钟响了，5点钟，小叶终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后，终于写了个开头，但是由于资料不全，没办法写下去了，小叶提前来到办公室，匆匆忙忙写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。,案例研讨,案例讨论,1.本案例小叶涉及的事情按轻重缓急原则应如何划分？ 2.你认为小叶在时间管理方面问题出在哪些地方，应如何改善？,第二象限工作法,(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作 (3) 第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生 (4)别被第三象限中的假象迷惑 (5) 制定计划要根据第二象限,制定轻重缓急计划

13、的结果,(1) 把握自己的生活 (2) 把自己的生活安排得井井有条 (3) 帮你从管理危机中解脱出来 (4) 缩短赶进度的时间 (5) 减少拖延和犹豫不决 (6) 处理好工作负担,做一个富有成效的工作者,请优先关注M2,高效能人士的时间管理,五、时间管理的改进方法,某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。 但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开

14、始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。,案例研讨,小组讨论,克服坏习惯的步

15、骤,1.写下想改变的习惯 2.写下结束时的目标 3.作出可评估的结果 4.列出因习惯而引发的问题 5.改变习惯后获得的收益 6.夸奖结果 7.控制不溜滑道原状态 8.将他人 的支出列出,9. 运用积极的证明 10.奖励自己 11.回顾新行为带来的新变化 12.积极向上，不要因为昨天的失败干扰今天的进步。,时间管理的改进方法,方法一:消除不速之客 方法二:消除无效会议 方法三: 有效计划 方法四: 有效授权 方法五: 克服拖延,方法六:学会说“不” 方法七:克服工作搁置 方法八: 文件堆积杂陈 方法九: 克服办公桌杂乱 方法十: 自律,清理桌面的步骤,建立3到5个档案（根据你的情况） 根据4D原

16、则整理所有文件 把”立即做“的工作一件件处理完 给待处理事件定下时间并相应存放文件 使用活页文件 每日清理桌面,4D原则,DO IT NOW 马上行动 DO IT LATER 稍后处理 DELEGATE 授权 DONT DO IT OR DUMP 放弃或暂时搁置,准备之一：长期准备（4） 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,应该记住的20条实用方法,准备之二：临时准备（5） 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工