效率时间管理—让你的时间多出20

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1、,效 率 时 间 管 理 让你的时间多出20%,内容提要,时间管理概述； 时间管理心理学； 找出时间杀手； 时间管理自我评估； 目标设定与时间管理； 时间管理的原则； 时间管理的技巧； 时间管理哲学。,装满了吗?,在某一堂课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐，然后拿出一袋鹅卵石放进罐子里，问学生说，“这罐子装满了吗?”学生异口同声回答“是，”真的吗?“教授接看拿出一袋碎石子倒进罐子里，再问学生，”这罐子装满了吗?“这次学生们犹疑地答道，”可能没满。“ 接着，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，倒完后他问学生，“这个罐子是满的呢?还是没满?”学生学乖了，部回答“没有满”。 最后，教授拿出一大瓶水，倒

2、进看起来己经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的罐子，然后问学生，“我们从这件事，学到什么重要的功课?”班上一阵沉默后，一位学生回答M,“无论我们多忙，行程排得客满，总是可以再挤出时间做更多的事。”,教授听完后，点了点头，微笑道，“答案不错，但这不是我要告诉你们的重点。我想告诉大家的是，如果你不先将大石子放进罐子里，也许以后就没机会放进去了。” 如果你够细心，或许已经观察出，这堂课是教授“时间管理“的课程。如何分配时间，才能够在有限的时间中，依序放进鹅卵石、小碎石、沙子和水，是这堂课的重点。,时间管理是事业成功的关键。 一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功， 秘诀就在于搞好时间管理。,游戏,交换

3、名字,时间管理概述,时间管理的定义； 时间管理的目的； 时间管理的重要性； 时间的价值。,时间管理的正确涵义应该是 如何面对时间的流动而进行自我的管理； 其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力，； 立刻去运用正确的方法做正确的事。,时间管理的定义,时间的特性,时间是管理中的稀有资源，他作为现代管理要素之一，是企业的潜在资本。 四个显著的特征： 1、 不变性。是一个常数，是固定不变的。对任何人都是24小时。 2、 不可存储性，它一旦浪费就无法追回。 3、 无可替代性。没有任何东西可替代它。 4、 伸缩性。我们在占用时间的数量上是相等的，但在利用时间的效率上是不相等的。,时间管

4、理所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。 建立正确的时间观念； 培养克服时间误区技能。,时间管理的目的 时间管理的目的在于同时获得三“效“：,效果：确定的期待结果。 效率：以最小的代价或浪费获得结果。 效能：以最小的代价和浪费获得最佳的 期待结果。,时 间 管 理 的 重 要 性,“绩效工作成果工作品质 时效成本控管”，可知时 间管理的能力，至少占工作绩 效1/4比重。,时 间的价值,从出租车司机的份钱 看经理们每天的份钱 !,“三星”的“时间管理”,1.时间管理心理学； 2.错误的时间管理心态； 3.正确的时间管理心态。,时间管理心理学,时间管理心理学,包括以下三个方面： 自我

5、心理建设； 时间=金钱生活甚至于时间 金钱, 即时间比金钱还重要 ； 成就感引起动机的关键就是成就感 。 以目标为导向。把握“现在”、专注“今天”。 领导人有二个关键：一是工作表现，要有能力去完成工作；二是重视结果，以成果为导向。,四种观念特别不利于时间的有效运用： （1）视时间为主宰的人；. （2）视时间为敌人的人； （3）视时间为神秘物的人； （4）视时间为奴隶的人。,错误的时间观念,视时间为主宰的人,视时间为主宰的人，将一切责任交托 在时间手中。对这种人来说，它被当作一 种信念。这种人深信“这只是时间问题”、 “岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这 一类的说法。在这种人心目中，时间犹如

6、 驾驶员，而他们则好像乘客。,视时间为主宰的人,行为特征： 重形式而不重实质，无条件的向时间屈服。 总是恪守固定的时间办事而不愿做变动。 以时间为行为准则而忽视其它一切。,视时间为敌人的人,管理者视时间为敌人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”，或是以同等的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，则被视为富有效率。 效率与效能不应偏废，在效率与效能无法兼得时，管理者首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。难怪彼得杜拉克会斩钉截铁地说：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。”,效率与效能的区别,效率

7、 投入产出 较少的投入同等的产出 同等的投入较多的产出 较少的投入较多的产出 以正确的方式做事,效能 适合目标的设定，及为完成特定目标所需的上适合手段的选择 做正确的事,视时间为敌人的人,设定难以完成的时限，以便“打破记录”或“刷新记录”。 在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。是针对时间的早晚而产生，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。 竞争精神,视时间为神秘物的人,视时间为神秘物的人通常都对时间高 深莫测。他们对待时间的态度，与他们对 待自己的态度极为相似。除非等到他们 的肠胃出毛病，否则他们不会意识到肠胃 的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等 到他们对时间

8、的使用受到限制，否则他们 不会意识到时间的存在或是时间的重要性。,视时间为奴隶的人,视时间为奴隶的人最关切的，是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为，便是长时间地沉迷于工作，成为所谓的“工作狂”。,测试,你是工作狂吗？,长时间工作的原因,1、传统上的“业精于勤而荒于嬉”的观念； 2、缺少安全感的人； 3、欠缺时间管理的技能； 4、潜意识里希望受到工作压制，如家庭不愉快、得不到休闲的乐趣、显示自身的重要性。,管理人员正确的时间观念,只要管理者不对时间抱任何成见，或加诸任何价值判断，而视之为中性资源，则可能对它作出比较有效的运用。,正确的时间观念,昨天是一张已被注销的支票

9、。 明天是一张尚未到期的本票。 今天则是随时可运用的现金。请善用它！ 记取“过去”、把握“现在”、放眼“未来”。,认清自己时间管理的现状,时间管理自我评估,找出时间“杀手”,时间财富是怎么浪费的？ 中国中层经理为什么这么忙？ 不重视时间管理的原因 ？,时间财富是怎么被浪费的 ？,时间分析； 典型的时间使用误区。,时间财富是怎么被浪费的？,典型的时间使用误区,典型的时间使用误区,电话干扰 开会 不速之客 救火 拖延的习惯 犹豫不决 过度承偌 个人组织能力不佳 缺乏目标 缺乏优先等级 缺乏完成期限 授权能力不佳 权力或责任界定不清 缺乏所需资源 上司不定期的召见。,中国中层经理为什么这么忙 ？,与

10、国外的经理人相比，中国的经理人太累了。大家都感觉特别忙，时间特别紧，天天要加班，但效果却并不尽如人意。国际上的一项调查表明，好的经理人比糟的经理人在时间效率方面，能够高出10倍以上。为什么会有如此大的差别，就是有没有对时间进行管理。,不重视时间管理的四个原因,中国很多的经理人，包括老总，一谈到时间管理，普遍的反应就是不在乎，为什么会不在乎呢？,目标设定与时间管理,立定标竿、全力以赴； 一般人不愿设定目标的三个原因； 目标设定法则； 耶鲁大学的目标设定七个步骤； 立定标竿的四个步骤； 目标设定的步骤； 策略性的目标设定； 有效的专案管理。,立定标竿、全力以赴,譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标

11、 的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影 响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只 有3% 的学生为自己订下目标，而其他的学生则 没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标 的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。,不愿为自己设定目标的三个原因,恐惧。 无此意愿。 误将行动当成就。,目标设定原则（SMART原则）,1目标要具体（Specific），例如“我想 要当主任、得到硕士学位”等； 2目标必须是可衡量的(Measurable)； 3目标是可能实现的(Acceptable)； 4目标是切合实际的(Realistic)； 5一定要设定时间表(Timetable)。,目标设定的七个

12、步骤,拟出目标； 列出好处； 列出障碍点； 列出所需资讯； 列出寻求支持的对象； 订定行动计划； 订定达成目标的期限。,立定标竿的四个步骤,消除恐惧。不要担心失败，立定目标是必须的； 认同每个人一定要有 “目标”这个想法； 完成耶鲁大学七步骤； 坚持目标。一位希望追求成功的人须能坚持 决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪 生不断地尝试及坚持，终于达成目标。,目标设定的步骤,（1）写下目标：通常只想还是不够，一定要写下您的 目标，才能加深印象，进入我们的潜意识； （2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其 优先顺序； （3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划； （4）对计划设定优先等级

13、和先后顺序； （5）排定时程表； （6）确实做、马上做。,策略性的目标设定,有效的专案管理,专案管理的内容； 墨非定律； 崔西定律。,有效专案管理的内容,当在工作上和时间管理上愈来愈 有绩效时，可能会被指派更多的工作， 有效的专案管理（组织和执行能力） 将是成功的关键。,墨 非 定 律,( 1 ) 凡是可能出错的都会出错。 ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可 能出错的地方。 ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成 都会超出期限。 ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费 都会超出预算。 ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些 准备的工作。,崔 西 定 律,( 1 ) 任何

14、工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比： 例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困 难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此 工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。 ( 2 ) 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化 愈不会出问题。,时 间 管 理 的 原 则,排出优先顺序； 目标ABC原则； 80/20原则； 制订计划； 养成习惯。,优先顺序的确定,时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。,三,一,四,二,强,弱,强,弱,紧迫性,重要性,最大时间管理迷思： 重要但不紧迫的事,目标ABC原则,目标ABC原则就是在最有价值的那 些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价

15、值 的项目旁边标上大写的B字,在价值最低 的项目旁边标上C字。,如何坚持目标ABC原则,80/20 法 则,80/20法则：假如工作项目 是以某价值序列排定的，则80% 的价值来自于20%的项目，而剩 下的20%的价值则来自于80% 的项目。,制 订 计 划,所谓计划，就是凡是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法，以便获得清晰的行动。,待 办 单,待办单就是将你每日要做的 一些工作事先列出一份清单、排 出优先次序、确认完成时间，以 突出工作重点、避免遗忘、未完 事项留待明日。,日 计 划,也可以用待办单，也可以做日计划。首先确定每天

16、的重要事项，把一天的工作安排排好优先的顺序，然后完成排序第一的工作。为了确保计划能一丝不苟地完成，务必 将计划写下来，一份书面的每日计划是你必备的工具，有了它就可以控制你的时间，能使你拒绝干扰。,周 计 划,要使你的日计划成为一个有效快速的过程，一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不有一天所有完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。同时，事情变化得比较快，你不可能预先定出来一个详细的月计划。,月 计 划,月计划提供一种宏观的视 野，会使周计划更加有效。一 般包括下一个月的重要事项， 是一项较为长期的计划。,养 成 习 惯,人们不会认为习惯也成为一种原则，但在时间的原则中它确实是也是一种存在形式，即： 你要知道什么是最好的时间管理习惯; 对于职业经理人来说好习惯是可以并且 必须要形成的; 时间管理是一种可以改变的习惯，坏的 习惯是无意中形成的，良好的习惯可以 在有意中形成 。,你是否有这样的一些习惯和惯例（一）？,工作效率低、办事拖拉； 时间观念差，工