lotusnotes8.5常用功能介绍

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1、Table of Contents01 读信更智能02 按颜色区分发件人03 关注指示器04 邮件线索05 快速标志06 邮件归档09 邮件签名11 写信更智能12 动态地址查找13 邮件禁止复制14 邮件撤回15 名片视图16 集成更智能17 Notes通讯录导出至Outlook18 联系人在线感知19 传输文件和截屏20 交谈历史记录21 拖放邮件直接生成日历条目22 订阅23 我的窗口小部件和活动文本25 Widget/plug-in26 更多产品让收发邮件更智能27 iNotes (Web Mail)28 iNotes滚动日期29 手机邮件30 手机日程管理和个人通讯录 与Notes同

2、步声明本手册中所涉及人物及场景纯属虚构，如有雷同，纯属巧合您在平时工作中有遇到下面的一些困扰吗? 每天收到大量邮件,担心漏掉重要人物的来信没处理 每天接收很多邮件,哪些对你的更重要不知道 为处理一件事，往来很多邮件，找起来很麻烦 处理邮件能否有先后，把稍后处理的做个标记，避免忘掉 邮件超额了，怎么办 发邮件时想附上酷的签名 发邮件选人很麻烦，不记得那么多地址 重要邮件让人转发拷贝，不安全 有时邮件不小心发错了想收回 Notes通讯录要能导出至Outlook就好了 收到邮件，如果他在线，最好能直接与他在线沟通 发大附件如果通过邮件发不出去怎么办 收到一个会议，能否直接拖放在日历里，生成安排 通讯

3、录记录很多，看起来很不直观 自己有很多关心的内容，但必须一个系统，一个站点的去查看，经常漏 掉更新 有很多很实用的小工具，想配合Notes一起使用 Notes邮件的附件操作需要在Notes和Windows资源浏览器之间切 换，很麻烦 在外地出差，没带笔记本，能否方便的通过浏览器或者手机收发邮件 通讯录和日历都存在Notes里，能否同步iPhone和Nokia手机里呢这些困扰Notes 8.5可以轻松帮您解决，请看下 面详细内容0读1信更智能Notes 8.5新功能按颜色区分发件人每天收到大量邮件，担心漏掉重要人物的来信吗?场景: 每天李刚都会收到很多邮件，由于工作非常忙而且邮件又很多，总担心漏

4、掉重要人 物的来信。通过在Notes中为特定的发件人指定独特的背景和文本颜色，就可以很方便 的在收件箱中查找他们的来信。如何实现这个功能:1选择操作栏“更多”“首选项”02选择“邮件”分页，再单击“发件人颜色”附签(注: Notes 8.5.1支持多达十个2发件人按颜色区分)输入收件人地址并为其选择颜色组合，若为每个颜色组合输入多个名称，按3Enter分隔姓名(而不是使用逗号作为分隔符)。关注指示器每天接收很多邮件，想一下子看出邮件对你的重要性吗?场景: 每天李刚都会收到很多邮件，由于工作非常忙，希望能把最紧急的邮件处理掉，而 有些不太紧急的，稍后再处理。有了关注指示器: 代表这封邮件只发给你

5、代表发送 给你，但你只是其中一人(收件人数量可以自己定义，缺省是2个) 代表抄送给你或者 直接发送给你，但收件人域超过2个。李刚就可以非常轻松的分辨邮件的重要性，可以分先后的来处理这些邮件。 03如何实现这个功能:1. 选择操作栏“更多”“首选项”2. 选择“收件人图标”分页3. 如下图打勾邮件线索想要从大量邮件中,一次性查找某件事往来的邮件吗?场景: 李刚是一名公司销售，他与他的经理何志文关于新产品推广计划的事情有过多封 邮件往来，现在李刚想查看经理之前关于这个推广计划的相关意见，如何在邮箱那么 多邮件里面查找到呢? 如何看到关于这个事件的来龙去脉呢?04 李刚只需要找到其中一封相关邮件，单

6、击主题前面的小箭头，就可以展开这个邮件的详 细往来记录。该记录按邮件先后排序，显示的内容不是邮件的标题(因为过去邮件标题 常常是答复:答复:XXX),而是邮件的内容，如果看不完整，还可以把鼠标移动到该位置，查看详细内容。如何实现这个功能:该功能无需额外配置，Notes 8.5版本具有。快速标志每天接收很多邮件，想快速对重要的邮件做标识吗?场景: 每天李刚都会收到很多邮件，在处理邮件的过程中，有些邮件可以直接的快速回 复，而有些邮件需要过一段时间才能回复，而他需要很方便地对这些邮件进行标识，以 提醒自己。李刚可以选中需要标识的邮件，点击活动栏上的下拉菜单，选择“快速标志”来标识选 中的邮件。如果

7、该邮件已经不需要标记了，可以点击下拉菜单中的“除去标记”将邮件上 的标识去除。05当李刚需要回复已做标记的邮件时，可以通过后续，快速打开邮件回复。如何实现这个功能:该功能无需额外配置，Notes 8.5版本具有。邮件归档邮箱不断增加，怎么把邮件归档到本地库呢?场景: 李刚每天都收到很邮件，但由于他的邮箱公司给他限制了额度，今天他收到他的邮箱 快要超出额度的邮件通知，如果他不能及时删除邮件，一旦邮箱满了，就不能正常收发邮件 了。但由于他知道如果归档，现在他通过归档程序把自己的文件归档到本地的归档邮件库， 这样，他的邮箱大小就可以降下来，而且以前归档的邮件也可以在归档库里查找到。如何实现这个功能:

8、1. 本例子归档本地邮箱(无论您的邮件是服务器上的还是在本地都可以)062. 右键本地邮箱”应用程序”“属性”3. 点击归档设置(归档可以定时，也可以手工，本例子演示手工)4. 选择“创建”，输入归档条件的描述性名称“归档我的邮件”1). 确定后，系统自动创建“归档我的邮件”这个动作。2). 此时进入本地邮箱，准备归档。3). 选择你想归档的邮件，单击菜单“归档” “归档选定的文档”。 074). 选择“归档我的邮件”这个动作5. 系统会自动把你选择的邮件归档到本例子的归档库(a_ligang.nsf)。6. 此时，你可以单击本地邮箱右边菜单，归档?“归档我的邮件”，就可以打开已归档的 邮件了

9、。7. 这样你就有3个数据库，服务器上的邮箱，本地邮箱，本地归档数据库。以后再次归 档只许重复7，8步骤。8. 最后需要将本地邮箱同服务器邮箱复制，并压缩。08邮件签名想在发邮件时自动附上酷的邮件签名吗?场景: 李刚发邮件的时候希望自动附上比较酷的邮件签名，如下图:如何实现这个功能:091. 进入邮箱”更多”“首选项”2. 进入签名页3. 选中“在我的外发邮件末自动添加签名”，另外选择“导入”，把你制作很酷的图片 导入4. 你也可以选择“附加我的Vcard”(注意: 你的vcard记录是可以在你的本地通讯录里 创建的，在本地通讯录里创建你自己的一条Vcard通讯记录)10这样你以后发邮件，系统

10、会自动在邮件下面附上这个酷的签名了。0写2信更智能Notes 8.5新功能动态地址查找想要在输入名字或邮件地址时能够得到动态的提示吗?场景: 想给某人发邮件，但是不知道确切的地址怎么办? 不用担心，在Notes中当用户在 邮件的地址栏输入某个(些)字母时，Notes将会把名字中含有这些字母的联系人，按照 最近联系频率多少的顺序依次列举出来，从而能以最快的速度找到想要的联系人。12如何实现这个功能:这是一个Notes 8以上版本的默认的功能，如未开启，可以通过以下步骤进行配置:1. 单击“文件”“位置”“管理位置”菜单。2. 选择要使用的场所，然后单击场所列表下方的编辑。3. 单击“邮件”。4.

11、 在启动收件人姓名快速寻址域中选择“当每输入一个字符”邮件禁止复制重要邮件，如何禁止收件人复制、转发和打印呢?场景: 曾华是公司的秘书，对于一些包含重要信息的邮件她不希望收件人复制、打印、甚 至转发，以避免这些邮件被转发或拷贝而可能造成不必要的麻烦。这可让曾华很伤脑筋，电子邮件要发出去，又要保护公司的重要信息，她该怎么办呢?如何实现这个功能:1新建邮件2从操作栏上选择“邮递选项”3选中“禁止拷贝”选项13邮件撤回想要方便地撤回您已经发送出去的邮件吗?场景: 李刚是一名公司销售，他刚与他的经理何志文关于新产品推广计划进行一次讨 论，他需要把修改过的商业计划书发送给经理和他的团队，在写邮件的过程中

12、，无意中 点击了“发送”，使得未修改完的邮件发送了出去，现在他如何能将这封误发回去的邮件 收回来呢?李刚只需要在“发件箱中”找到该封邮件，在工具栏上点击“撤回消息”，或者右击邮件， 在右击菜单中点击“撤回消息”，它可以将已发送出去的邮件收回。14在之后弹出的“撤回消息”界面当中，李刚可以对撤回消息进行设置，比如需要撤回哪些收件人的邮件，当消息已经被收件人阅读后是否撤回以及是否需要撤回报告等。如何实现这个功能:该功能无需额外配置，Notes 8.5版本具有。如果不能使用，需要调整服务器上相关配置。名片视图查找联系人，怎样才能做到更直观有效呢?场景: 李刚是公司的销售人员，每天都会和不同的客户预约

13、见面。如何在众多的联系人 中快速准确地查找到联系人是他面临的一个问题，尤其是当很多联系人具有相似信息 时如下图所示，查找起来更麻烦。有没有好的办法解决这个问题呢?传统的联系人显示方式名片视图可以非常直观的查找 15如何实现这个功能:1打开联系人2点击操作栏右侧的“显示”下拉菜单3选择“名片”集成0更智3能Notes 8.5新功能Notes通讯录导出至Outlook方便与Outlook的用户使用统一的通讯录场景: 李刚在收发公司邮件时是通过Notes客户端来收发，但对于自己的私人邮件喜欢 通过Outlook来接收，他平时把联系人都录入在Notes里，现在他通过Vcard可以很方 便的从Notes里导出，然后到Outlook导入Vcard格式的联系人。如何实现这个功能:1. 在Notes中进入自己的联系人数据库，选择视图工具栏“更多” “引出联系人”2. 然后选择Vcar