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1、企业行政管理人员,2013年5月,课程目录,行政实务（行政接待、电话接打）,会务工作,文书工作,保密、印信及办公室管理工作,档案管理,培训目标,提升技能 通过考试 结交朋友,4,第四模块：文书知识,案例导入,小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，
2、她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。 结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。,一、 文书工作概述,（一） 文书的含义及作用 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。,文书定义包含以下几方面基本内容： 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和
3、存载。,一、 文书工作概述,（二）文书的作用 1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。,一、 文书工作概述,文书、公文、文件的关系,文 件,纸质 文件,文 书,非纸质 文件,照片文件,电子文件,声像文件,私人文书,公务文书,其他文字 材料,公 文,一、 文书工作概述,（二） 文书工作 1、文书工作的含义 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作
4、。 狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。,一、 文书工作概述,2 文书工作的内容和要求 文书工作的内容主要包括三大环节：,文书的形成,文书的处理,文书的管理,一、 文书工作概述,3、 文书工作机构 文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。 在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。,一、 文书工作概述,（三） 文书工作的基本原则,1、准确 2、高效 3、安全 4、精简,2000年的国家行政机关公文处理办法指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必
5、须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。”,时 间,价 值,t,t+n,v,v+n,文书工作的时效性：文书的价值与处理时间成反比例关系。,文书工作要讲究高效性,（四） 文书工作“四化” 1. 科学化 2. 规范化 3. 制度化 4. 自动化,一、 文书工作概述,（一）文书的种类 1、公文类 2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。 3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲裁协议、仲裁申请书等。 4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。 5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。 6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。,二、
6、 文书撰拟,公文类,决定-适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。 决议-对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。 通知-适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。 通报-适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 报告-适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。 请示-适用于向上级机构请求指示、批准的事项。 批复-适用于答复下级机构的请示事项。 函 -
7、适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。 会议纪要-适用于记载、传达会议情况和议定事项。,文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。 1、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文起草的起点。 （秘书不能想写就写）关键是确立主题 2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。 关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写） 段落、层次、过渡、照应、开头和结尾,（二）文书撰拟的程序,3、撰稿： 写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。
8、 （秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短） 前面这三步是最辛苦的。,4、审核 办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改，有改到面目全非的，有推倒重来的。 在审核修改文章过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。 （1）有无发文的必要 （2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误 （3）内容是否完整、准确，有无缺漏 （4）格式文种是否符合规范 （5）文字表达是否规范，标点符号 （6）审核手续是否完备,5、签发： 领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。 签发中易出现的矛盾主要
9、是领导者的签发意见不一致。 （1）坚持分层签发制度，尽量减少集体签发，处特殊情况外不重复签发。 （2）尽量减少核签，已明确下属代签的不必核签，处重要文件外，机关领导不核签已部门名义发出的文件。 （3）以面对面形式集体签发，意见尽可能一致后再签注，必要时，请主管领导出面统一协调签发意见。 （4）联合行文会签文件时，坚持主办方先签，对方签发人有异议时，应有层次对等的人员出面协调。 （5）注意履行正常程序，坚持“核后签”。,6、缮校：打印、校对、印制。 文印与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。 7、用印： 8、封发：,张小姐是从某杂志社跳槽到某集团企业做秘书，负责内部文件的起草、
10、制作和传送。她自以为做编辑时文字功夫已经过关，便在校对文件时有些粗心。没想到上班第二天就出错了，一份关于集团讲话的文件下发后，她一看文件，顿时傻了眼，原来，那份文件共出现4次“总裁”，其中两处竟错成 了“总栽”。犯下了如此低级的错误，她在心里说：“完了！完了！”。她猜想，一向严厉的总裁一定会让她“下课”。在忐忑不安中度过了3天，出乎意料的是，总裁面对个别同事就此事打上去的“小报告”，只象征性地从张小姐工资中扣罚了10元钱，并让人事部主任就此事与她作了详谈，告诫她别犯类似错误。总裁的宽容和大度使她感激不尽。从那以后，她在工作中，走出了过去做编辑时的“辉煌心理”，对每一份文件的每一个细节都精益求精
11、，业务上快速进步，深得集团上下好评。,案例,（三）撰写的文风,1、篇幅力求简短 以实用为主，应该节省人力、物力和时间，长了也不计稿酬，还浪费时间。 如汉高祖刘邦在夺政权后发布的入关告谕，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”更是仅10个虚字，但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象。,徐荣凯当选云南省省长 385字“就职演说”令人钦佩 2002年月日上午，云南省第九届人民代表大会第五次会议选举徐荣凯为云南省省长。 下午，云南省九届人大五次会议举行闭幕式。按照会议议程，新当选的省长将发表讲话。 会前10分钟，当选省长徐荣凯的讲话稿发到记者手中
12、。出乎记者意料的是，通篇讲话只有薄薄的一页纸。记者逐字逐句数了一遍，连标点符号在内共385字。徐荣凯尚未开口讲话，会场上已爆发出一阵热烈的掌声。 不到一分钟，徐荣凯的“就职演说”就结束了。 走出会场，人大代表们仍在热烈议论：“文山会海已成公害。省长带头讲短话，开短会，求实效，从会风我们看到了好作风。,2、文笔朴实 庄重、朴素、自然、得体、平易 一是结构要自然。 二是语气和庄重。 三是语言要朴素。 公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻字。 如在谈到祖国统一大业时，邓小平同志说：“和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉”，形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突，而要以中华民族利益为重
13、，尽快实现和平统一的共同愿望。,案例：元璋与兴田的故事 朱元璋当了皇帝以后，要找年轻时和他一起种田的老朋友田兴出来，下令全国找这个人。田兴却硬不肯出来做官，只是到处在做好事。后来有人报告，一个县里，有五只老虎出来吃人，厉害得很，而有一个人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到这封公文，知道一定是他的老朋友田兴做的好事。于是找来翰林院的进士们，都是文学修养非常高的，以现在来说，都是研究院中的博士。朱元璋要他们赶快写信去把田兴找来。于是翰林先生们之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皱皱眉、摇摇头，还是自己动手写。他写的是白话，内容大要说：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以为我做
14、了皇帝就不要老朋友。你不来，就没有种。我们两兄弟还是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你来。我们两兄弟见面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有种的你过河来吧！和当年两个人放牛时，打架对骂的口吻一样。田兴看了这封信来了，来了但还是不做官，玩了一阵子走了。,四是追求公文美。 公文也要求美感，要有“妙笔“。秘书称为“笔杆子“，写文章理所当然是秘书必须掌握的基本功。恰当地引文和运用修辞手法，可使公文语言富于美感。用典引故，是古代公文中常见的写作手法，用以增强公文的分量和说服力，现代公文中运用较少。但在某些特定情况下，用得自然、贴切，常会收到非常好的效果。 例如， 1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访
15、举行的欢迎宴会上讲话时说：“俄罗斯伟大的作家列夫.托尔斯泰曾经说过：一切美好的东西只有经过努力才能获得。这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后，终于结束过去，开辟未来。”在这里引用托尔斯泰的话，意味深长，恰到好处，极大地增加了讲话的魅力。,写作的语言表述形式大体上有三种： 书面式语言 所谓书面式语言，是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。 电影林则徐中写林则徐召见外商，申明中国政府关于严禁贩卖鸦片的命令，其中说到如有违令者，“船货交公，人即正法”。有外商问：“什么叫正法？”中国官员答：“正法就是杀
16、头。” 在这段话中，“正法“用在中国政府的命令中，自然是书面语，而中国官员与外商是在观看电影，属于公共场合，应该用口头语，自然应该用“杀头”一词。,口语式语言 所谓口语式语言，是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。 还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。 应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。 而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述，必须要用书面式语言来表述。,程式化语言 所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。 举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据为了现将有关事宜通知如下”、“为做好特制定”、“现将印发请”、“为加强公司就规定如下”，这类句子就是程式化语言。 程式化语言主要适用于“通知”类公
