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1、企业行政管理人员,2013年5月,课程目录,行政实务(行政接待、电话接打),会务工作,文书工作,保密、印信及办公室管理工作,档案管理,培训目标,提升技能 通过考试 结交朋友,4,第四模块:文书知识,案例导入,小林是某私企经理的助理秘书,几年来,她勤奋努力,事必躬亲,却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断,一件事总是掂量来掂量去,想出好多种结果,生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事,她总是采取逃避的态度,非拖到不能再拖的时候,才动手去处理,结果却因时间仓促,常常草草了事。一次老板出差,让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周,不必着急,于是深思熟虑,决心好好给老板露一手。其后的几天,
2、她忙于完成另外几件小事,突然一天上班之时,想到老板明天就要起程了,可是他要的报告还未见一字。 结果,一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此,尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干,但工作却起色不大,职位也一直没有得到升迁。,一、 文书工作概述,(一) 文书的含义及作用 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。,文书定义包含以下几方面基本内容: 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织,也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和
3、存载。,一、 文书工作概述,(二)文书的作用 1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动,是人们追溯历史的凭证。,一、 文书工作概述,文书、公文、文件的关系,文 件,纸质 文件,文 书,非纸质 文件,照片文件,电子文件,声像文件,私人文书,公务文书,其他文字 材料,公 文,一、 文书工作概述,(二) 文书工作 1、文书工作的含义 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲,它包括从文书形成直至办理完毕,单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作
4、。 狭义上讲,文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。,一、 文书工作概述,2 文书工作的内容和要求 文书工作的内容主要包括三大环节:,文书的形成,文书的处理,文书的管理,一、 文书工作概述,3、 文书工作机构 文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。 在某些单位,文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。,一、 文书工作概述,(三) 文书工作的基本原则,1、准确 2、高效 3、安全 4、精简,2000年的国家行政机关公文处理办法指出:“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。”“公文处理必
5、须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。”,时 间,价 值,t,t+n,v,v+n,文书工作的时效性:文书的价值与处理时间成反比例关系。,文书工作要讲究高效性,(四) 文书工作“四化” 1. 科学化 2. 规范化 3. 制度化 4. 自动化,一、 文书工作概述,(一)文书的种类 1、公文类 2、商务管理类:计划、总结、简报、分析报告等。 3、商务业务类:商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲裁协议、仲裁申请书等。 4、商情调研类:市场、商品、用户、价格调研等。 5、商务宣传类:商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。 6、商务信息类:广告、商品说明书、市场信息等。,二、
6、 文书撰拟,公文类,决定-适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。 决议-对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。 通知-适用于发布公司的行政和业务规章制度(包括规定、办法、细则等);转发上级机构或无隶属关系机构的公文;批转下级机构的公文;传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项;奖惩有关机构和员工,任免和聘用人员;变更或撤销公司不适当的决定事项。 通报-适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 报告-适用于向上级机构汇报工作,反映情况,答复上级机构的询问或报送文件。 请示-适用于向上级机构请求指示、批准的事项。 批复-适用于答复下级机构的请示事项。 函 -
7、适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题;请求批准和答复审批事项。 会议纪要-适用于记载、传达会议情况和议定事项。,文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。 1、交拟:领导交待起草,或根据工作计划安排起草。这是公文起草的起点。 (秘书不能想写就写)关键是确立主题 2、拟议(构思):酝酿构思,有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书,领导会亲自组织办公室人员讨论起草。 关键:吃透领导的意图(秘书不能想怎么写就怎么写) 段落、层次、过渡、照应、开头和结尾,(二)文书撰拟的程序,3、撰稿: 写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。
8、 (秘书不能想何时写就何时写,不能有话则长无话短) 前面这三步是最辛苦的。,4、审核 办公室审核,有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改,有改到面目全非的,有推倒重来的。 在审核修改文章过程中,审核人与拟稿人之间,修改人与拟稿人之间,不同审核人之间都有可能有对立认识。 (1)有无发文的必要 (2)主送机关、抄送机关和发文机关有无错误 (3)内容是否完整、准确,有无缺漏 (4)格式文种是否符合规范 (5)文字表达是否规范,标点符号 (6)审核手续是否完备,5、签发: 领导审阅定稿,并签发。只有法定代表人才有权签发。院是院长、党委是书记。如果一把手不在,要有授权才能签发。 签发中易出现的矛盾主要
9、是领导者的签发意见不一致。 (1)坚持分层签发制度,尽量减少集体签发,处特殊情况外不重复签发。 (2)尽量减少核签,已明确下属代签的不必核签,处重要文件外,机关领导不核签已部门名义发出的文件。 (3)以面对面形式集体签发,意见尽可能一致后再签注,必要时,请主管领导出面统一协调签发意见。 (4)联合行文会签文件时,坚持主办方先签,对方签发人有异议时,应有层次对等的人员出面协调。 (5)注意履行正常程序,坚持“核后签”。,6、缮校:打印、校对、印制。 文印与承办人员之间,文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。 7、用印: 8、封发:,张小姐是从某杂志社跳槽到某集团企业做秘书,负责内部文件的起草、
10、制作和传送。她自以为做编辑时文字功夫已经过关,便在校对文件时有些粗心。没想到上班第二天就出错了,一份关于集团讲话的文件下发后,她一看文件,顿时傻了眼,原来,那份文件共出现4次“总裁”,其中两处竟错成 了“总栽”。犯下了如此低级的错误,她在心里说:“完了!完了!”。她猜想,一向严厉的总裁一定会让她“下课”。在忐忑不安中度过了3天,出乎意料的是,总裁面对个别同事就此事打上去的“小报告”,只象征性地从张小姐工资中扣罚了10元钱,并让人事部主任就此事与她作了详谈,告诫她别犯类似错误。总裁的宽容和大度使她感激不尽。从那以后,她在工作中,走出了过去做编辑时的“辉煌心理”,对每一份文件的每一个细节都精益求精
11、,业务上快速进步,深得集团上下好评。,案例,(三)撰写的文风,1、篇幅力求简短 以实用为主,应该节省人力、物力和时间,长了也不计稿酬,还浪费时间。 如汉高祖刘邦在夺政权后发布的入关告谕,只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策,其中著名的约法三章“杀人者死,伤人及盗抵罪”更是仅10个虚字,但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象。,徐荣凯当选云南省省长 385字“就职演说”令人钦佩 2002年月日上午,云南省第九届人民代表大会第五次会议选举徐荣凯为云南省省长。 下午,云南省九届人大五次会议举行闭幕式。按照会议议程,新当选的省长将发表讲话。 会前10分钟,当选省长徐荣凯的讲话稿发到记者手中
12、。出乎记者意料的是,通篇讲话只有薄薄的一页纸。记者逐字逐句数了一遍,连标点符号在内共385字。徐荣凯尚未开口讲话,会场上已爆发出一阵热烈的掌声。 不到一分钟,徐荣凯的“就职演说”就结束了。 走出会场,人大代表们仍在热烈议论:“文山会海已成公害。省长带头讲短话,开短会,求实效,从会风我们看到了好作风。,2、文笔朴实 庄重、朴素、自然、得体、平易 一是结构要自然。 二是语气和庄重。 三是语言要朴素。 公文还应尽量使用大众化语言,不用冷僻字。 如在谈到祖国统一大业时,邓小平同志说:“和平统一不是大陆把台湾吃掉,当然也不能是台湾把大陆吃掉”,形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突,而要以中华民族利益为重
13、,尽快实现和平统一的共同愿望。,案例:元璋与兴田的故事 朱元璋当了皇帝以后,要找年轻时和他一起种田的老朋友田兴出来,下令全国找这个人。田兴却硬不肯出来做官,只是到处在做好事。后来有人报告,一个县里,有五只老虎出来吃人,厉害得很,而有一个人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到这封公文,知道一定是他的老朋友田兴做的好事。于是找来翰林院的进士们,都是文学修养非常高的,以现在来说,都是研究院中的博士。朱元璋要他们赶快写信去把田兴找来。于是翰林先生们之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的,咬文嚼字。朱元璋看了半天,皱皱眉、摇摇头,还是自己动手写。他写的是白话,内容大要说:皇帝是皇帝,朱元璋是朱元璋。你不要以为我做
14、了皇帝就不要老朋友。你不来,就没有种。我们两兄弟还是好兄弟,我今天不是以皇帝身份找你来。我们两兄弟见面,皇帝是皇帝,朱元璋是朱元璋,有种的你过河来吧!和当年两个人放牛时,打架对骂的口吻一样。田兴看了这封信来了,来了但还是不做官,玩了一阵子走了。,四是追求公文美。 公文也要求美感,要有“妙笔“。秘书称为“笔杆子“,写文章理所当然是秘书必须掌握的基本功。恰当地引文和运用修辞手法,可使公文语言富于美感。用典引故,是古代公文中常见的写作手法,用以增强公文的分量和说服力,现代公文中运用较少。但在某些特定情况下,用得自然、贴切,常会收到非常好的效果。 例如, 1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访
15、举行的欢迎宴会上讲话时说:“俄罗斯伟大的作家列夫.托尔斯泰曾经说过:一切美好的东西只有经过努力才能获得。这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后,终于结束过去,开辟未来。”在这里引用托尔斯泰的话,意味深长,恰到好处,极大地增加了讲话的魅力。,写作的语言表述形式大体上有三种: 书面式语言 所谓书面式语言,是指在表述公文内容的时候,不能用日常说话的口语方式来表述公文内容,而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。 电影林则徐中写林则徐召见外商,申明中国政府关于严禁贩卖鸦片的命令,其中说到如有违令者,“船货交公,人即正法”。有外商问:“什么叫正法?”中国官员答:“正法就是杀
16、头。” 在这段话中,“正法“用在中国政府的命令中,自然是书面语,而中国官员与外商是在观看电影,属于公共场合,应该用口头语,自然应该用“杀头”一词。,口语式语言 所谓口语式语言,是指在表述公文内容的时候,要用日常说话的口语方式来表述公文内容。 还以公文中表述内容的顺序为例子,比如用“一个是、再就是、另一个是,还有就是”来表述事物,这类语言表述方式就是口语式语言。 应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”,这类文稿用口语式语言来表述,其作用是能够把文稿写得生动,写得活泼,使领导在讲话的时候增强感染力。 而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述,必须要用书面式语言来表述。,程式化语言 所谓程式化语言,是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。 举个例子,比如在一些文件的开头部分,我们常常看到这样的句子:“根据为了现将有关事宜通知如下”、“为做好特制定”、“现将印发请”、“为加强公司就规定如下”,这类句子就是程式化语言。 程式化语言主要适用于“通知”类公